Giao tiếp là hành động của người gửi truyền đạt thông tin đến người nhận theo thông qua phương thức mà chuyển giao ý nghĩa mà người gửi dự định gửi. Kỹ năng lắng nghe tích cực giúp hiểu sâu sắc hơn và tin tưởng giữa người gửi và người nhận.
Giao tiếp hiệu quả mang lại lợi ích cho tất cả các bên liên quan. Giao tiếp có thể được thực hiện bằng nhiều phương pháp phân phối: bằng lời nói, phi ngôn ngữ, vật lý và bằng văn bản. Hầu hết các phương pháp giao tiếp xử lý từ ngữ, trong khi một số phương pháp lại xử lý các chuyển động và cách diễn đạt. Từ ngữ, cử chỉ và cụm từ có thể có ý nghĩa khác nhau đối với các cá nhân khác nhau.
Giao tiếp hiệu quả đòi hỏi cả người gửi và người nhận đều có cùng hiểu biết về thông tin được truyền đạt. Bảng chú giải thuật ngữ được chia sẻ và mục tiêu rõ ràng là những công cụ hiệu quả để tránh các hiểu lầm và tránh các hậu quả phức tạp.
Giao tiếp hiệu quả bao gồm việc điều chỉnh các phong cách và kỹ thuật giao tiếp phù hợp với trình độ kiến thức và phong cách giao tiếp của người nhận. Những người giao tiếp hiệu quả hiểu được giọng điệu, ngôn ngữ cơ thể và ngữ cảnh thay đổi ý nghĩa của từ như thế nào. Hiểu được các thuật ngữ và khái niệm (trước khi trao đổi) có thể mang lại nhiều lợi ích.
Lập kế hoạch giao tiếp hiệu quả bao gồm việc người gửi xem xét thông tin đã biết về người nhận. Sự khác biệt giữa người gửi và người nhận (chẳng hạn như ngôn ngữ mẹ đẻ, văn hóa, động lực, ưu tiên, phong cách giao tiếp, học tập và suy nghĩ) có thể yêu cầu các phương pháp giao tiếp cụ thể. Mỗi phần thông tin phải được soạn thảo và đóng gói cẩn thận để đảm bảo thông tin rõ ràng và dễ hiểu.
Khi lập kế hoạch truyền đạt thông tin, những cân nhắc sau đây có thể hữu ích:
- Cân nhắc những gì mà người nhận biết hoặc không biết
- Cấu trúc thông tin một cách hợp lý, dễ hiểu
- Xác định cách trình bày thông tin tốt nhất để truyền đạt ý nghĩa mong muốn (ví dụ: sử dụng phương tiện trực quan, đồ thị, sơ đồ hoặc chấm đầu dòng)
- Hiểu mong đợi của người nhận.
Năng lực cốt lõi của Kỹ năng giao tiếp bao gồm:
- Giao tiếp bằng lời nói (trang 204)
- Giao tiếp phi ngôn ngữ (trang 205)
- Giao tiếp bằng văn bản (trang 205)
- Lắng nghe (trang 206).
GIAO TIẾP BẰNG LỜI NÓI (Verbal Communication)
Mục đích
BA sử dụng giao tiếp bằng lời nói để truyền đạt ý tưởng, khái niệm, sự kiện và ý kiến cho nhiều bên liên quan.
Mô tả
Giao tiếp bằng lời nói sử dụng lời nói để truyền đạt thông tin từ người gửi đến người nhận. Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói được sử dụng để thể hiện thông tin phân tích nghiệp vụ, ý tưởng, khái niệm, sự kiện và ý kiến. Nó cho phép chuyển giao thông tin hiệu quả, bao gồm các tín hiệu cảm xúc và tín hiệu phi ngôn ngữ khác. Nó có thể được kết hợp với cả giao tiếp bằng văn bản và phi ngôn ngữ.
Giao tiếp bằng lời nói đặc biệt liên quan đến sự lựa chọn từ ngữ và giọng điệu của người gửi. Khi người nhận có thể nhìn thấy người gửi, giao tiếp phi ngôn ngữ của người gửi sẽ ảnh hưởng đến ý nghĩa của thông điệp được người nhận hiểu. Khi người gửi có thể nhìn thấy người nhận, người nhận đang đưa ra phản hồi và cả người gửi và người nhận đang tham gia vào một cuộc đối thoại, mặc dù người nhận có thể không nói bằng lời nói. Theo dõi giao tiếp phi ngôn ngữ của người nhận cho phép người gửi cân nhắc điều chỉnh thông điệp cho người nhận.
Hiểu được giọng điệu của cuộc giao tiếp và cách nó có thể ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến người nghe cho phép BA giao tiếp bằng lời nói hiệu quả hơn. Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói hiệu quả bao gồm khả năng hiểu ý nghĩa của một người. Người gửi nên kết hợp giao tiếp bằng lời nói với việc lắng nghe tích cực để đảm bảo rằng thông tin được trình bày đang được người nhận hiểu.
Thước đo hiệu quả
Các thước đo giao tiếp bằng lời hiệu quả bao gồm:
- Trình bày lại các khái niệm để đảm bảo tất cả các bên liên quan đều hiểu rõ thông tin giống nhau
- Hỗ trợ các cuộc hội thoại để đạt được kết luận hữu ích
- Chuyển giao các bài thuyết trình hiệu quả bằng cách thiết kế và định vị nội dung và mục tiêu một cách thích hợp
- Truyền đạt các điểm quan trọng của vấn đề một cách bình tĩnh và hợp lý, đồng thời trình bày các phương án giải quyết
Bạn có thể tải về bản gốc Tiếng Anh Tại đây
