BABOK – Chương 9 – Mục 9.2 – Đặc điểm hành vi – Phần 2/2

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN (Organization and Time Management)

Mục đích

Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian giúp BA thực hiện các nhiệm vụ hiệu quả và sử dụng thời gian làm việc hiệu quả.

Mô tả

Tổ chức và quản lý thời gian liên quan đến khả năng ưu tiên các nhiệm vụ, thực hiện chúng hiệu quả và quản lý thời gian hiệu quả. BA liên tục thu thập và tích lũy lượng lớn thông tin và thông tin này phải được tổ chức và lưu trữ một cách hiệu quả để có thể sử dụng và tái sử dụng sau này.

BA cũng phải có khả năng phân biệt thông tin quan trọng cần được giữ lại với thông tin ít quan trọng hơn. Quản lý thời gian hiệu quả đòi hỏi khả năng ưu tiên các nhiệm vụ và thời hạn.

Các kỹ thuật tổ chức bao gồm thiết lập các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, các kế hoạch hành động, sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ và sử dụng danh sách kiểm tra. Các kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả bao gồm thiết lập giới hạn thời gian cho các nhiệm vụ không quan trọng, tập trung nhiều thời gian hơn vào các nhiệm vụ ưu tiên và rủi ro cao, dành thời gian tập trung và quản lý các gián đoạn tiềm ẩn.

Thước đo hiệu quả

Các thước đo tổ chức và quản lý thời gian hiệu quả bao gồm:

• Khả năng tạo ra các sản phẩm bàn giao một cách kịp thời
• Các bên liên quan cảm thấy rằng BA tập trung vào đúng nhiệm vụ, đúng thời điểm
• Lịch trình làm việc và thời hạn hoàn t hành được quản lý và thông báo cho các bên liên quan
• Các bên liên quan cảm thấy thời gian của họ trong các cuộc họp và đọc tài liệu liên quan được sử dụng hợp lý
• Chuẩn bị đầy đủ cho các cuộc họp, phỏng vấn và hội thảo tiếp nhận yêu cầu.
• Thông tin phân tích nghiệp vụ có liên quan được thu thập, sắp xếp và ghi lại
• Tuân thủ lịch trình dự án và đáp ứng thời hạn
• Cung cấp thông tin chính xác, thấu đáo và súc tích theo cách hợp lý và dễ hiểu cho các bên liên quan
• Duy trì thông tin cập nhật về trạng thái của từng hạng mục công việc và tất cả các công việc còn tồn đọng.

KHẢ NĂNG THÍCH ỨNG (Adaptability)

Mục đích

BA thường xuyên làm việc trong môi trường thay đổi nhanh chóng và với nhiều bên liên quan. Họ điều chỉnh phong cách hành vi và phương pháp tiếp cận để tăng hiệu quả khi tương tác với các bên liên quan, tổ chức và tình huống khác nhau.

Định nghĩa

Khả năng thích ứng là khả năng thay đổi kỹ thuật, phong cách, phương pháp và cách tiếp cận. Bằng cách thể hiện sự sẵn sàng tương tác và hoàn thành nhiệm vụ theo cách phù hợp hơn với các bên liên quan, BA có thể tối đa hóa chất lượng dịch vụ được cung cấp và giúp tổ chức đạt được mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn hiệu quả hơn. Có sự tò mò để tìm hiểu những gì người khác cần và sở hữu sự can đảm để dám thử một hành vi khác đi chính là thích ứng với các tình huống và bối cảnh.

BA đôi khi phải sửa đổi cách họ tương tác với các bên liên quan, chẳng hạn như cách họ thực hiện các cuộc phỏng vấn hoặc cách họ tổ chức hội thảo. Các bên liên quan khác nhau có mức độ thoải mái khác nhau với các kỹ thuật có trong bộ công cụ phân tích nghiệp vụ.

Một số bên liên quan trực quan hơn và phản hồi tốt hơn với thông tin được thể hiện trực quan trong các mô hình, sơ đồ và hình ảnh. Các bên liên quan khác nói nhiều hơn và thích văn bản mô tả hơn.

Khả năng xác định kỹ thuật nào sẽ hiệu quả và kỹ thuật nào không, sau đó điều chỉnh cho phù hợp sẽ làm tăng khả năng tương tác thành công.

Trong trường hợp các mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn của tổ chức thay đổi, BA sẽ phản hồi bằng cách chấp nhận các thay đổi và thích ứng với một nhiệm vụ mới.

Tương tự như vậy, khi các tình huống phát sinh hoặc các vấn đề không lường trước xảy ra, BA sẽ điều chỉnh bằng cách thay đổi kế hoạch của họ và xác định các tùy chọn có thể được sử dụng để mang lại giá trị tối đa. BA thích nghi khi nhu cầu của doanh nghiệp hoặc các bên liên quan thay đổi hoặc khi bối cảnh của mục tiêu ngắn hạn hoặc mục tiêu dài hạn thay đổi. Khi bản thân nhu cầu thay đổi, BA sẽ điều chỉnh bằng cách thay đổi kế hoạch và cách tiếp cận để đảm bảo rằng giá trị được cung cấp và phân phối như một phần của giải pháp.

Thước đo hiệu quả

Các thước đo thích ứng hiệu quả bao gồm:

• Thể hiện sự can đảm để hành động khác với những người khác
• Thích nghi với điều kiện và môi trường thay đổi
• Định giá và xem xét các góc nhìn và cách tiếp cận khác
• Thể hiện thái độ tích cực khi đối mặt với sự mơ hồ và thay đổi
• Thể hiện sự sẵn sàng học hỏi các phương pháp, thủ tục mới hoặc kỹ thuật để đạt được các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn
• Thay đổi hành vi để thực hiện hiệu quả trong các điều kiện thay đổi hoặc không rõ ràng
• Tiếp thu và áp dụng thông tin và kỹ năng mới để giải quyết những thách thức mới
• Chấp nhận có những thay đổi đối với nhiệm vụ, vai trò và phân công dự án khi thực tế của tổ chức thay đổi
• Thay đổi phong cách giao tiếp giữa các cá nhân và nhóm rất đa dạng trong nhiều tình huống
• Đánh giá điều gì hiệu quả, điều gì không hiệu quả và điều gì có thể làm khác đi vào lần tới.

Bạn có thể tải về bản gốc Tiếng Anh Tại đây