MỤC ĐÍCH
Mục đích của Khuyến nghị hành động để gia tăng giá trị giải pháp là để hiểu các yếu tố tạo ra sự khác biệt giữa giá trị tiềm năng và giá trị thực tế, đồng thời đề xuất một quá trình hành động để điều chỉnh chúng.
MÔ TẢ
Các tác vụ khác nhau trong nhóm kiến thức Đánh giá giải pháp giúp đo lường, phân tích và xác định nguyên nhân dẫn đến hiệu suất giải pháp không được chấp nhận. Nhiệm vụ Khuyến nghị hành động để gia tăng giá trị giải pháp (trang 182), tập trung vào việc tìm hiểu tổng hợp các đánh giá đã thực hiện và xác định các giải pháp thay thế cũng như hành động để cải thiện hiệu suất của giải pháp và tăng giá trị thực hiện.
Các đề xuất thường xác định cách một giải pháp nên được thay thế, loại bỏ hoặc nâng cao. Họ cũng có thể xem xét các tác động và đóng góp lâu dài của giải pháp cho các bên liên quan. Chúng có thể bao gồm các khuyến nghị để điều chỉnh tổ chức nhằm cho phép thực hiện giá trị và hiệu suất giải pháp tối đa.
ĐẦU VÀO
- Hạn chế của doanh nghiệp: mô tả về những hạn chế hiện tại của doanh nghiệp bao gồm hiệu suất của giải pháp đang tác động đến doanh nghiệp như thế nào.
- Hạn chế của giải pháp: mô tả các hạn chế hiện tại của giải pháp bao gồm các ràng buộc và khiếm khuyết.
YẾU TỐ
Điều chỉnh thước đo hiệu suất giải pháp
Trong một số trường hợp, hiệu suất giải pháp được coi là chấp nhận được nhưng có thể không hỗ trợ hoàn thành các mục đích và mục tiêu nghiệp vụ. Một nỗ lực phân tích để nhận diện và xác định các biện pháp thích hợp hơn có thể được yêu cầu.
Khuyến nghị
Mặc dù các khuyến nghị thường mô tả các cách để tăng hiệu suất của giải pháp nhưng điều này không phải lúc nào cũng đúng. Tùy thuộc vào lý do khiến hiệu suất thấp hơn mong đợi, có khi không thực hiện hành động nào cả lại là một lý do hợp lý, cho dù là điều chỉnh các yếu tố bên ngoài giải pháp hoặc đặt lại kỳ vọng cho giải pháp.
Một số ví dụ phổ biến về các đề xuất mà BA có thể đưa ra bao gồm:
- Không làm gì cả: thường được khuyến nghị khi giá trị của một thay đổi thấp so với nỗ lực cần thiết để thực hiện thay đổi hoặc khi rủi ro của thay đổi lớn hơn đáng kể so với rủi ro của việc duy trì trạng thái hiện tại. Cũng có thể không thể thực hiện thay đổi với các nguồn lực sẵn có hoặc trong khung thời gian đã định.
- Thay đổi Tổ chức: là một quá trình quản lý thái độ, nhận thức và sự tham gia vào sự thay đổi liên quan đến giải pháp. Quản lý thay đổi tổ chức thường đề cập đến một quy trình và bộ công cụ để quản lý thay đổi ở cấp độ tổ chức. BA có thể giúp đưa ra các khuyến nghị về những thay đổi đối với cơ cấu tổ chức hoặc nhân sự, vì các chức năng công việc có thể thay đổi đáng kể do công việc được tự động hóa. Thông tin mới có thể được cung cấp cho các bên liên quan và các kỹ năng mới có thể được yêu cầu để vận hành giải pháp. Các đề xuất có thể liên quan đến thay đổi tổ chức bao gồm:
- Tự động hóa hoặc đơn giản hóa công việc mà mọi người thực hiện. Các nhiệm vụ tương đối đơn giản là những ứng cử viên chính cho tự động hóa. Ngoài ra, các hoạt động công việc và quy tắc nghiệp vụ có thể được xem xét và phân tích để xác định các cơ hội tái thiết kế, thay đổi trách nhiệm và thuê ngoài.
- Cải thiện khả năng tiếp cận thông tin. Thay đổi có thể cung cấp lượng thông tin lớn hơn và chất lượng thông tin tốt hơn cho nhân viên và những người ra quyết định.
- Giảm độ phức tạp của giao diện: cần có giao diện bất cứ khi nào công việc được chuyển giao giữa các hệ thống hoặc giữa mọi người. Giảm độ phức tạp của chúng có thể cải thiện sự hiểu biết.
- Loại bỏ dư thừa: các nhóm bên liên quan khác nhau có thể có những nhu cầu chung có thể được đáp ứng bằng một giải pháp duy nhất, giúp giảm chi phí thực hiện.
- Tránh lãng phí: mục đích của việc tránh lãng phí là loại bỏ hoàn toàn những hoạt động không tạo thêm giá trị và giảm thiểu những hoạt động không đóng góp trực tiếp vào sản phẩm cuối cùng.
- Xác định các khả năng bổ sung: các tùy chọn giải pháp có thể cung cấp các khả năng cho tổ chức ở trên và ngoài những khả năng được xác định trong các yêu cầu. Trong nhiều trường hợp, những khả năng này không có giá trị ngay lập tức đối với tổ chức nhưng có tiềm năng mang lại giá trị trong tương lai, vì giải pháp có thể hỗ trợ phát triển nhanh chóng hoặc triển khai các khả năng đó nếu chúng được yêu cầu (ví dụ: một ứng dụng phần mềm có thể có các tính năng mà tổ chức dự kiến sử dụng trong tương lai).
- Loại bỏ Giải pháp: có thể cần cân nhắc việc thay thế một giải pháp hoặc thành phần giải pháp. Điều này có thể xảy ra do công nghệ đã hết tuổi thọ, các dịch vụ đang được thuê ngoài hoặc thuê ngoài hoặc giải pháp không hoàn thành các mục tiêu mà nó được tạo ra.
- Một số yếu tố bổ sung có thể ảnh hưởng đến quyết định về việc thay thế hoặc loại bỏ một giải pháp bao gồm:
- Chi phí hoạt động liên tục (ongoing cost) so với đầu tư ban đầu: giải pháp hiện tại thường có chi phí tăng dần theo thời gian, trong khi các giải pháp thay thế có chi phí đầu tư trả trước cao hơn nhưng chi phí bảo trì thấp hơn.
- Chi phí cơ hội: đại diện cho giá trị tiềm năng có thể được thực hiện bằng cách theo đuổi các khóa học hành động thay thế khác.
- Tính cần thiết: hầu hết các thành phần giải pháp đều có tuổi thọ hạn chế (do lỗi thời, thay đổi điều kiện thị trường và các nguyên nhân khác). Sau một thời điểm nhất định trong vòng đời, việc duy trì thành phần hiện có sẽ trở nên không thực tế hoặc không thể duy trì các đặc tính vốn có nữa.
- Chi phí chìm: mô tả số tiền và nỗ lực đã cam kết cho một sáng kiến. Tác động tâm lý của chi phí chìm có thể khiến các bên liên quan khó đánh giá khách quan lý do thay thế hoặc loại bỏ, vì họ có thể cảm thấy miễn cưỡng “lãng phí” công sức hoặc tiền bạc đã đầu tư. Vì khoản đầu tư này không thể thu hồi được nên nó thực sự không thích hợp khi xem xét hành động trong tương lai. Các quyết định nên dựa trên yêu cầu đầu tư trong tương lai và những lợi ích trong tương lai có thể đạt được.
NGUYÊN TẮC VÀ CÔNG CỤ
- Mục tiêu nghiệp vụ: được xem xét trong việc đánh giá, đo lường và xác định hiệu suất giải pháp.
- Mô tả trạng thái hiện tại: cung cấp bối cảnh trong đó công việc cần được hoàn thành. Nó có thể được sử dụng để đánh giá các lựa chọn thay thế và hiểu rõ hơn về giá trị gia tăng tiềm năng có thể mang lại. Nó cũng có thể giúp làm nổi bật những hậu quả ngoài ý muốn của các giải pháp thay thế mà có thể không bị phát hiện.
- Phạm vi giải pháp: ranh giới của giải pháp để đo lường và đánh giá.
KỸ THUẬT
- Khai phá dữ liệu: được sử dụng để tạo ra các ước tính dự đoán về hiệu suất của giải pháp.
- Phân tích quyết định: được sử dụng để xác định tác động của hành động đối với bất kỳ vấn đề nào về giá trị tiềm năng hoặc hiệu suất.
- Phân tích tài chính: được sử dụng để đánh giá chi phí và lợi ích tiềm ẩn của một sự thay đổi.
- Nhóm tập trung: được sử dụng để xác định xem các biện pháp thực hiện giải pháp có cần được điều chỉnh hay không và được sử dụng để xác định các cơ hội tiềm năng nhằm cải thiện hiệu suất.
- Mô hình hóa tổ chức: được sử dụng để chứng minh khả năng thay đổi trong cấu trúc của tổ chức.
- Mức độ ưu tiên: được sử dụng để xác định giá trị tương đối của các hành động khác nhau nhằm cải thiện hiệu suất của giải pháp.
- Phân tích Quy trình: được sử dụng để xác định các cơ hội trong các quy trình liên quan.
- Phân tích và quản lý rủi ro: được sử dụng để đánh giá các kết quả khác nhau trong các điều kiện cụ thể.
- Khảo sát hoặc Bảng câu hỏi: được sử dụng để thu thập phản hồi từ nhiều bên liên quan khác nhau nhằm xác định xem giá trị đã đạt hay vượt quá chưa, liệu các số liệu có còn hiệu lực hoặc có liên quan trong bối cảnh hiện tại hay không và những hành động nào có thể được thực hiện để cải thiện giải pháp.
CÁC BÊN LIÊN QUAN
- Khách hàng: những người trực tiếp mua hoặc sử dụng giải pháp và những người có thể tương tác với tổ chức trong việc sử dụng giải pháp.
- Chuyên gia về lĩnh vực nghiệp vụ: cung cấp thông tin đầu vào về cách thay đổi giải pháp và/hoặc tổ chức để tăng giá trị.
- Người dùng cuối: những người sử dụng giải pháp hoặc là thành phần của giải pháp. Người dùng có thể là khách hàng hoặc những người làm việc trong tổ chức.
- Cơ quan quản lý: một hoặc nhiều tổ chức chính phủ hoặc tổ chức chuyên nghiệp đảm bảo tuân thủ luật pháp, quy định hoặc quy tắc. Các quy định liên quan phải được bao gồm trong các yêu cầu.
- Nhà tài trợ: ủy quyền và đảm bảo kinh phí thực hiện bất kỳ hành động khuyến nghị nào.
ĐẦU RA
- Khuyến nghị Hành động: khuyến nghị những việc nên làm để nâng cao giá trị của giải pháp trong doanh nghiệp
Bạn có thể tải về bản gốc Tiếng Anh Tại đây
