5whys là gì?
5whys (5 Tại sao) là một kĩ thuật đơn giản dùng để giải quyết vấn đề, giúp người sử dụng nhanh chóng tìm ra gốc rễ sự thật. Được phổ biến vào những năm 1970 bởi hệ thống sản xuất Toyota, chiến lược 5whys xem xét một vấn đề bất kỳ và đặt câu hỏi “Tại sao”, “Nguyên nhân gì gây ra vấn đề này”. Thông thường, câu trả lời cho câu hỏi “tại sao” đầu tiên sẽ gợi ra câu hỏi “tại sao” thứ hai, và rồi cứ tiếp diễn như thế.
5whys là một trong những kĩ thuật sử dụng để giải quyết vấn đề, được sử dụng khá nhiều trong design thinking.
Lợi ích của 5whys?
Nhanh chóng xác định nguyên nhân gốc rễ dẫn đến vấn đề.
Dễ học và dễ áp dụng.
Khi nào thì sử dụng phương pháp 5whys?
Phương pháp 5 Whys được sử dụng khá nhiều trong nhiều trường hợp bởi tính hiệu quả cao. Một số trường hợp có thể nói đến như:
Sử dụng 5 Whys trong việc xử lý sự cố, nâng cao chất lượng và giải quyết vấn đề, tuy nhiên nó thích hợp nhất với những vấn đề đơn giản hoặc có độ khó vừa phải.
Đối với những vấn đề có tính phức tạp hoặc quan trọng hơn, nó có thể chỉ hướng cho bạn đi theo một hướng điều tra duy nhất trong khi có thể có rất nhiều nguyên nhân. Ở tình huống này, một phương pháp có phạm vi rộng như Phân tích nhân quả có thể sẽ hiệu quả hơn.
Phương pháp 5 Whys tuy đơn giản mà lại có thể nhanh chóng hướng bạn đến gốc rễ của vấn đề. Vì vậy, bất cứ khi nào một hệ thống hoặc quá trình không hoạt động đúng, hãy thử phương pháp này trước khi bạn bắt đầu cách tiếp cận sâu hơn.
Sự đơn giản của công cụ này cũng giúp nó có tính linh hoạt cao, và kết hợp hiệu quả được với các phương pháp, cách thức khác.
Cách áp dụng 5whys như thế nào?
Bước 1. Lập Team
Nên tập hợp lại những người đã quen thuộc, có liên quan đến vấn đề và quá trình mà bạn đang cố gắng sửa chữa.
Bước 2. Xác định vấn đề
Nhìn nhận lại vấn đề và xác minh việc cần giải quyết trước khi bắt tay vào việc trả lời các câu hỏi tại sao. Hãy quan sát vấn đề đang hoạt động. Thảo luận với nhóm của bạn và viết một bản trình bày rõ ràng về vấn đề mà tất cả các bạn đều đồng ý.
Bước 3. Hỏi câu hỏi đầu tiên “Tại sao?”
Hỏi team của bạn tại sao vấn đề lại xảy ra. (Ví dụ: “Tại sao nhóm A không đáp ứng mục tiêu thời gian phản hồi?”)
Bước 4. Hỏi “Tại sao?” nhiều lần khác
Làm việc theo tuần tự theo một trong các câu trả lời bạn đã tạo ở Bước 3, hãy hỏi thêm bốn lần “tại sao” liên tiếp. Đặt câu hỏi mỗi lần để trả lời câu trả lời bạn vừa ghi lại và ghi lại câu trả lời của bạn ở bên phải.
Lưu ý rằng con số 5 câu hỏi không phải là con số cố định, nó chỉ là con số tượng trưng mà thôi. Bạn có thể dừng lại ở 4 câu hỏi, cũng có thể dừng lại ở 6 câu hỏi, miễn sao bạn tập trung vào trọng tâm vấn đề.
Bước 5. Biết khi nào ngừng
Khi hỏi “tại sao” không tạo ra phản hồi hữu ích hơn và bạn không thể đi xa hơn được nữa, tức là chúng ta đã gần tiếp cận bản chất của nguyên nhân gốc rễ. Một biện pháp đối phó thích hợp hoặc thay đổi quy trình sau đó sẽ trở nên rõ ràng.
Bước 6. Xác định được Nguyên nhân gốc rễ
Bây giờ đã xác định được ít nhất một nguyên nhân thực sự, cần thảo luận và đồng ý những biện pháp chống lại sẽ ngăn không cho vấn đề lặp lại.
Bước 7. Theo dõi các biện pháp
Theo dõi chặt chẽ hiệu quả của các biện pháp mà bạn đã dùng để giải quyết vấn đề.
Lưu ý khi sử dụng phương pháp 5whys?
- Khi trả lời câu hỏi, nên trả lời theo những nguyên nhân trực tiếp/ biểu hiện trực tiếp. Không nên dự đoán vấn đề cuối cùng. Điều này rất dễ gây ra việc đi lệch trọng tâm của vấn đề.
- Khi áp dụng công cụ này theo một nhóm nhỏ, người dẫn dắt phải có đủ kỹ năng để các thành viên cùng tư duy xác định nguyên nhân trực tiếp. Tránh “bàn ra”, gây tốn thời gian và lệch lạc vấn đề.
- Công cụ 5 Whys không nhất thiết phải lặp lại đúng 5 lần. Bạn có thể dừng lại ở 4 Whys hoặc tiếp tục đến 6 Whys nếu thấy chưa thực sự xác định được nguyên nhân cốt lõi.
- Mỗi lần bạn hỏi “tại sao”, hãy tìm kiếm một câu trả lời có căn cứ dựa theo thực tế: nó phải là những việc đã thực sự xảy ra chứ không phải sự kiện có thể đã xảy ra. Điều này ngăn cản 5 Whys trở thành một quá trình suy luận lí lẽ, thay vào đó dẫn đến vô số giả thuyết về nguyên nhân tiềm tàng và đôi khi cả sự mông lung nữa.
- Và cuối cùng, 5whys nên được kết hợp với các kĩ thuật giải quyết vấn đề khác để có thể giải quyết vấn đề một cách triệt để nhất
Tham khảo nguồn: forza.agency
