TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ

MỤC ĐÍCH

Mục đích của Truyền đạt Thông tin phân tích nghiệp vụ là để đảm bảo các bên liên quan có được sự hiểu biết chung về thông tin phân tích nghiệp vụ.

MÔ TẢ

BA phải truyền đạt thông tin thích hợp cho các bên liên quan vào đúng thời điểm và ở định dạng đáp ứng nhu cầu của họ. Cần cân nhắc để diễn đạt thông tin bằng ngôn ngữ, giọng điệu và phong cách phù hợp với đối tượng tiếp nhận.

Việc truyền đạt thông tin phân tích nghiệp vụ là hai chiều và lặp đi lặp lại. Nó liên quan đến việc xác định người nhận, nội dung, mục đích, bối cảnh và kết quả mong đợi.

Tác vụ Lập kế hoạch gắn kết các bên liên quan đánh giá nhu cầu giao tiếp và lập kế hoạch cho các thông điệp dự kiến.

Truyền đạt thông tin không chỉ đơn giản là đẩy thông tin ra ngoài và cho rằng nó đã được tiếp nhận và hiểu. BA tương tác với các bên liên quan để đảm bảo họ hiểu thông tin và đạt được thỏa thuận.

BA hành động dựa trên bất kỳ bất đồng nào. Phương pháp cung cấp thông tin có thể cần phải thay đổi nếu các bên liên quan không tiếp nhận được hoặc không hiểu. Nhiều hình thức giao tiếp có thể được yêu cầu cho cùng một thông tin.

ĐẦU VÀO

• Thông tin phân tích nghiệp vụ: bất kỳ loại thông tin nào ở bất kỳ mức độ chi tiết nào được sử dụng làm đầu vào hoặc đầu ra của công việc phân tích nghiệp vụ. Thông tin phân tích nghiệp vụ trở thành đầu vào cho nhiệm vụ này khi phát hiện ra nhu cầu truyền đạt thông tin cho các bên liên quan khác.
• Phương pháp tiếp cận sự cam kết của các bên liên quan: mô tả các nhóm, vai trò và nhu cầu chung của các bên liên quan liên quan đến việc truyền đạt thông tin phân tích nghiệp vụ

CÁC YẾU TỐ

Xác định mục tiêu và hình thức giao tiếp

Các gói thông tin phân tích nghiệp vụ có thể được chuẩn bị vì một số lý do sau:

• Thông báo các yêu cầu và thiết kế cho các bên liên quan,
• Đánh giá sớm chất lượng và lập kế hoạch,
• Đánh giá các lựa chọn thay thế khả thi,
• Đánh giá và phê duyệt chính thức,
• Đầu vào cho thiết kế giải pháp,
• Ttuân thủ các nghĩa vụ hợp đồng và quy định, và
• Bảo trì để tái sử dụng.

Mục tiêu chính của việc phát triển một gói là truyền tải thông tin rõ ràng và ở định dạng có thể sử dụng được cho các hoạt động thay đổi liên tục.

Để giúp quyết định cách trình bày các yêu cầu, BA hỏi các loại câu hỏi sau:

• Đối tượng của gói thông tin là ai?
• Mỗi nhóm bên liên quan sẽ hiểu và cần gì từ việc giao tiếp?
• Phong cách giao tiếp hoặc học tập ưa thích của mỗi bên liên quan là gì?
• Thông tin nào là quan trọng để giao tiếp?
• Cách trình bày và định dạng của gói và thông tin có trong gói có phù hợp với loại khán giả không?
• Gói hỗ trợ các hoạt động khác như thế nào?
• Có bất kỳ ràng buộc pháp lý hoặc hợp đồng nào để tuân theo không?

Các hình thức có thể có cho các gói thông tin

• Tài liệu chính thức: thường dựa trên mẫu được sử dụng bởi tổ chức và có thể bao gồm văn bản, ma trận hoặc sơ đồ. Nó cung cấp một bản ghi thông tin ổn định, dễ sử dụng, lâu dài.
• Tài liệu không chính thức: có thể bao gồm văn bản, sơ đồ hoặc ma trận được sử dụng trong quá trình thay đổi nhưng không phải là một phần của quy trình tổ chức chính thức.
• Các bài thuyết trình: cung cấp một cái nhìn tổng quan ở cấp độ cao phù hợp để hiểu các mục tiêu của một sự thay đổi, các chức năng của giải pháp hoặc thông tin để hỗ trợ việc ra quyết định.

Cần cân nhắc để tìm ra cách tốt nhất để kết hợp và trình bày các tài liệu nhằm truyền tải một thông điệp gắn kết và hiệu quả tới một hoặc nhiều nhóm bên liên quan.

Các gói có thể được lưu trữ trong các kho lưu trữ trực tuyến hoặc ngoại tuyến khác nhau, bao gồm tài liệu hoặc công cụ

Truyền đạt gói phân tích nghiệp vụ

Mục đích của việc truyền đạt gói phân tích nghiệp vụ là cung cấp cho các bên liên quan mức độ chi tiết thích hợp về sự thay đổi để họ có thể hiểu được thông tin mà gói này chứa đựng. Các bên liên quan có cơ hội để xem xét gói, đặt câu hỏi về thông tin và nêu lên bất kỳ mối quan tâm nào mà họ có thể có.

Lựa chọn nền tảng giao tiếp phù hợp cũng rất quan trọng. Các nền tảng giao tiếp phổ biến bao gồm:

• Hợp tác nhóm: được sử dụng để truyền đạt gói thông tin cho một nhóm các bên liên quan tại cùng một thời điểm. Nó cho phép thảo luận ngay lập tức về thông tin và các vấn đề liên quan.
• Hợp tác cá nhân: được sử dụng để truyền đạt gói thông tin cho một bên liên quan tại một thời điểm. Nó có thể được sử dụng để có được sự hiểu biết của từng cá nhân về thông tin khi thiết lập nhóm không khả thi, hiệu quả nhất hoặc sẽ mang lại kết quả tốt nhất.
• Thư điện tử hoặc các phương thức phi ngôn ngữ khác: được sử dụng để truyền đạt thông tin trọn gói khi có thông tin ở mức độ chín muồi cao mà sẽ cần ít hoặc không cần giải thích bằng lời để hỗ trợ thông tin đó.

NGUYÊN TẮC VÀ CÔNG CỤ

• Phương pháp tiếp cận phân tích nghiệp vụ: mô tả cách thức các loại thông tin khác nhau sẽ được phổ biến thay vì thông tin nào sẽ được phổ biến. Nó mô tả mức độ chi tiết và hình thức cần thiết, tần suất liên lạc và cách thức liên lạc có thể bị ảnh hưởng bởi số lượng và sự phân tán địa lý của các bên liên quan.
• Phương pháp tiếp cận quản lý thông tin: giúp xác định cách thông tin phân tích nghiệp vụ sẽ được đóng gói và truyền đạt đến các bên liên quan.

KỸ THUẬT

• Phỏng vấn: được sử dụng để truyền đạt thông tin riêng lẻ cho các bên liên quan.
• Đánh giá: được sử dụng để cung cấp cho các bên liên quan cơ hội bày tỏ phản hồi, yêu cầu các điều chỉnh cần thiết, hiểu các phản hồi và hành động được yêu cầu, đồng thời đồng ý hoặc cung cấp các phê duyệt. Các bài đánh giá có thể được sử dụng trong quá trình cộng tác nhóm hoặc cá nhân.
• Hội thảo: được sử dụng để cung cấp cho các bên liên quan cơ hội bày tỏ phản hồi và hiểu các điều chỉnh, phản hồi và hành động cần thiết. Chúng cũng hữu ích để đạt được sự đồng thuận và cung cấp sự chấp thuận. Thường được sử dụng trong bối cảnh hợp tác nhóm.

CÁC BÊN LIÊN QUAN

• Người dùng cuối: cần được giao tiếp thường xuyên để họ biết về thông tin phân tích nghiệp vụ có liên quan.
• Khách hàng: cần được liên lạc thường xuyên để họ biết về thông tin phân tích nghiệp vụ có liên quan.
• Chuyên gia về lĩnh vực nghiệp vụ: cần hiểu thông tin phân tích nghiệp vụ như một phần của việc xác nhận và phê chuẩn thông tin đó trong suốt dự án.
• Chuyên gia triển khai: cần phải biết và hiểu thông tin phân tích nghiệp vụ, đặc biệt là các yêu cầu và thiết kế, cho các mục đích thực hiện.
• Người kiểm thử: cần biết và hiểu thông tin phân tích nghiệp vụ, đặc biệt là các yêu cầu và thiết kế cho mục đích kiểm thử.
• Bên liên quan bất kỳ nào: tất cả các bên liên quan có thể cần phải giao tiếp tại một số thời điểm nào đó trong quá trình dự án thay đổi.

ĐẦU RA

Thông tin phân tích nghiệp vụ (đã truyền đạt): thông tin phân tích nghiệp vụ được coi là đã truyền đạt khi các bên liên quan mục tiêu đã hiểu được nội dung và ý nghĩa của nó.

Ở phần tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu về hoạt động quản lý sự hợp tác của các bên liên quan.

Bạn có thể tải về bản gốc Tiếng Anh Tại đây