CHUẨN BỊ KHƠI GỢI

MỤC ĐÍCH

Mục đích của chuẩn bị khơi gợi là để hiểu phạm vi của hoạt động khơi gợi, lựa chọn các kỹ thuật thích hợp và lập kế hoạch (hoặc mua sắm) các vật liệu và nguồn lực hỗ trợ thích hợp.

MÔ TẢ

BA chuẩn bị cho việc khơi gợi bằng cách xác định các kết quả mong muốn của hoạt động, xem xét các bên liên quan có liên quan và các mục tiêu của dự án.

Điều này bao gồm việc xác định sản phẩm công việc nào sẽ được tạo ra bằng cách sử dụng các kết quả khơi gợi, quyết định kỹ thuật nào phù hợp nhất để tạo ra các kết quả đó, thiết lập hậu cần cho việc khơi gợi, xác định bất kỳ tài liệu hỗ trợ nào cần thiết và hiểu các hoàn cảnh để thúc đẩy sự hợp tác trong một hoạt động khơi gợi.

ĐẦU VÀO

• Nhu cầu: hướng dẫn việc chuẩn bị về phạm vi và mục đích của các hoạt động khơi gợi. Sự khơi gợi có thể được sử dụng để khám phá các nhu cầu, nhưng để bắt đầu thì cần phải có một số nhu cầu tồn tại ngay cả khi nó vẫn chưa được khơi gợi hoặc hiểu đầy đủ.
• Phương pháp tiếp cận sự cam kết của các bên liên quan: hiểu nhu cầu giao tiếp và hợp tác của các bên liên quan giúp lập kế hoạch và chuẩn bị các sự kiện khơi gợi phù hợp và hiệu quả.

YẾU TỐ

Hiểu phạm vi khơi gợi

Để xác định loại thông tin phân tích nghiệp vụ sẽ được phát hiện trong hoạt động khơi gợi và các kỹ thuật có thể được sử dụng, BA xem xét:

• Lĩnh vực nghiệp vụ,
• Văn hóa doanh nghiệp và môi trường tổng thể,
• Vị trí địa lý của các bên liên quan,
• Các bên liên quan có liên quan và động lực nhóm của họ,
• Đầu ra dự kiến ​​mà các hoạt động khơi gợi sẽ cung cấp,
• Kỹ năng của BA,
• Các hoạt động khơi gợi khác được lên kế hoạch để bổ sung cho hoạt động này,
• Chiến lược hoặc cách tiếp cận giải pháp,
• Phạm vi của giải pháp trong tương lai, và
• Các nguồn có thể có của thông tin phân tích nghiệp vụ có thể cung cấp cho hoạt động khơi gợi cụ thể.

Hiểu được phạm vi của hoạt động khơi gợi cho phép BA phản hồi nếu hoạt động đi lệch ra khỏi phạm vi dự định. Nó cũng cho phép họ nhận biết nếu nguồn lực và tài nguyên không có sẵn kịp thời và khi nào thì hoạt động hoàn tất.

Chọn Kỹ thuật khơi gợi

Trong hầu hết các trường hợp, nhiều kỹ thuật được sử dụng trong một hoạt động khơi gợi. Các kỹ thuật được sử dụng phụ thuộc vào các hạn chế về chi phí và thời gian, các loại nguồn thông tin phân tích nghiệp vụ và khả năng tiếp cận chúng, văn hóa của tổ chức và các kết quả mong muốn.

BA cũng có thể tính đến nhu cầu của các bên liên quan, sự sẵn có của họ và vị trí của họ (cùng địa điểm hoặc phân tán).

Việc chọn đúng kỹ thuật và đảm bảo mỗi kỹ thuật được thực hiện chính xác là vô cùng quan trọng đối với sự thành công của hoạt động khơi gợi.

Khi lựa chọn các kỹ thuật khơi gợi, BA xem xét

• Các kỹ thuật thường được sử dụng trong các dự án ​​tương tự,
• Kỹ thuật đặc biệt phù hợp với tình huống, và
• Các nhiệm vụ cần thiết để chuẩn bị, thực hiện và hoàn thành mỗi kỹ thuật.

Do sự thay về động lực và tình huống, BA có thể được yêu cầu điều chỉnh các lựa chọn ban đầu bằng cách kết hợp các kỹ thuật thích hợp hơn.

Sự hiểu biết thấu đáo về nhiều loại kỹ thuật có sẵn sẽ hỗ trợ BA thích ứng với những hoàn cảnh thay đổi

Thiết lập hậu cần

Hậu cần được lên kế hoạch trước khi thực hiện một hoạt động khơi gợi. Hậu cần cho mỗi hoạt động khơi gợi bao gồm xác định:

• Mục tiêu của hoạt động,
• Những người tham gia và vai trò của họ,
• Tài nguyên theo kế hoạch, bao gồm con người, phòng ốc và công cụ,
• Địa điểm,
• Kênh thông tin liên lạc,
• Kỹ thuật, và
• Ngôn ngữ được sử dụng bởi các bên liên quan (nói và bằng văn bản).

Hậu cần cũng có thể liên quan đến việc tạo ra một chương trình nghị sự (agenda) nếu các bên liên quan khác có liên quan.

Tài liệu hỗ trợ

BA xác định các nguồn thông tin cần thiết để tiến hành hoạt động khơi gợi. Có thể có rất nhiều thông tin cần thiết để tiến hành việc khơi gợi bao gồm con người, hệ thống, dữ liệu lịch sử, tài nguyên và tài liệu.

Các tài liệu có thể bao gồm các tài liệu hệ thống hiện có, các quy tắc nghiệp vụ có liên quan, các chính sách tổ chức, các quy định và hợp đồng.

Tài liệu hỗ trợ cũng có thể ở dạng kết quả đầu ra của công việc phân tích, chẳng hạn như phiên bản nháp của các mô hình phân tích. BA tạo ra hoặc phát triển tài liệu và công cụ cần thiết.

Có thể cần lập kế hoạch bổ sung cho việc khơi gợi thử nghiệm nếu các công cụ, thiết bị hoặc kỹ thuật mới sẽ được sử dụng.

Chuẩn bị cho các bên liên quan

BA có thể cần đào tạo các bên liên quan về cách thức hoạt động của kỹ thuật khơi gợi hoặc những thông tin cần thiết. Có thể hữu ích khi giải thích kỹ thuật khơi gợi cho các bên liên quan (nhưng người không tham gia vào hoạt động) để giúp họ hiểu tính hợp lệ và mức độ liên quan của thông tin được đưa ra.

Các bên liên quan có thể không phản hồi hoặc gây khó khăn cho hoạt động khơi gợi nếu họ cảm thấy rằng nó không phù hợp với các mục tiêu cá nhân của họ, không hiểu mục đích hoặc nhầm lẫn về quy trình.

Để chuẩn bị cho việc khơi gợi, BA phải đảm bảo rằng có sự tham gia của tất cả các bên liên quan cần thiết. BA cũng có thể chuẩn bị cho các bên liên quan bằng cách yêu cầu họ xem xét các tài liệu hỗ trợ trước khi tiến hành hoạt động khơi gợi để làm cho nó hiệu quả nhất có thể.

Một agenda có thể được cung cấp trước để hỗ trợ các bên liên quan chuẩn có sự chuẩn bị trước khi tham gia vào hoạt động với tâm thể sẵn sàng và đầy đủ thông tin cần thiết.

Khơi gợi thông qua nghiên cứu hoặc thăm dò có thể là một hoạt động đơn lẻ của BA và không yêu cầu phải chuẩn bị cho các bên liên quan khác.

NGUYÊN TẮC VÀ CÔNG CỤ

• Phương pháp tiếp cận phân tích nghiệp vụ: thiết lập chiến lược chung được sử dụng để hướng dẫn công việc phân tích nghiệp vụ. Điều này bao gồm phương pháp luận chung, các loại bên liên quan và cách thức họ tham gia, danh sách các bên liên quan, thời gian thực hiện công việc, hình thức dự kiến ​​và mức độ chi tiết của các kết quả đưa ra cũng như những thách thức và sự không chắc chắn đã xác định.
• Mục tiêu nghiệp vụ: mô tả hướng mong muốn cần thiết để đạt được trạng thái trong tương lai. Chúng có thể được sử dụng để lập kế hoạch và chuẩn bị các sự kiện khơi gợi, và phát triển các tài liệu hỗ trợ.
• Thông tin phân tích nghiệp vụ hiện tại: có thể cung cấp hiểu biết tốt hơn về các mục tiêu của hoạt động khơi gợi và hỗ trợ trong việc chuẩn bị cho việc khơi gợi.
• Giá trị tiềm năng: mô tả giá trị được thực hiện bằng cách triển khai trạng thái tương lai được đề xuất và có thể được sử dụng để định hình các sự kiện khơi gợi.

KỸ THUẬT

• Động não: được sử dụng để hợp tác xác định và đạt được sự đồng thuận về nguồn thông tin phân tích nghiệp vụ nào nên được tham khảo và kỹ thuật khơi gợi nào có thể hiệu quả nhất.
• Khai phá dữ liệu (data mining): được sử dụng để xác định thông tin hoặc các mẫu cần điều tra thêm.
• Phân tích tài liệu: được sử dụng để xác định và đánh giá các nguồn tài liệu hỗ trợ tiềm năng.
• Ước lượng: được sử dụng để ước lượng thời gian và nỗ lực cần thiết cho việc khơi gợi và chi phí liên quan.
• Phỏng vấn: được sử dụng để xác định lo ngại về việc khơi gợi đã lên kế hoạch, và có thể được sử dụng để xác định thẩm quyền tiến hành các lựa chọn cụ thể.
• Bản đồ tư duy: được sử dụng để hợp tác xác định và đạt được sự đồng thuận về nguồn thông tin phân tích nghiệp vụ nào nên được tham khảo và kỹ thuật khơi gợi nào có thể hiệu quả nhất.
• Phân tích và quản lý rủi ro: được sử dụng để xác định, đánh giá và quản lý các điều kiện hoặc tình huống có thể làm gián đoạn việc khơi gợi hoặc ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu lực của các kết quả khơi gợi. Các kế hoạch gây ra phải được điều chỉnh để tránh, chuyển hoặc giảm thiểu các rủi ro nghiêm trọng nhất.
• Danh sách, bản đồ hoặc quan điểm của các bên liên quan: được sử dụng để xác định ai cần được tham vấn trong khi chuẩn bị cho việc khơi gợi, ai nên tham gia vào sự kiện và các vai trò thích hợp cho mỗi bên liên quan.

CÁC BÊN LIÊN QUAN

• Chuyên gia về lĩnh vực nghiệp vụ: cung cấp tài liệu hỗ trợ cũng như hướng dẫn về nguồn thông tin phân tích nghiệp vụ khác để tham khảo. Cũng có thể giúp sắp xếp nghiên cứu, thử nghiệm và tạo điều kiện thuận lợi.
• Quản lý dự án: đảm bảo rằng người và nguồn lực thích hợp luôn sẵn sàng để tiến hành việc khơi gợi.
• Nhà tài trợ: có thẩm quyền phê duyệt hoặc từ chối một sự kiện khơi gợi đã được lên kế hoạch, đồng thời cho phép và yêu cầu sự tham gia của các bên liên quan cụ thể.

ĐẦU RA

Lập kế hoạch hoạt động khơi gợi: được sử dụng cho mỗi hoạt động khơi gợi. Nó bao gồm hậu cần, phạm vi của hoạt động khơi gợi, các kỹ thuật được lựa chọn và các tài liệu hỗ trợ.

Ở phần tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu về hoạt động tiến hành khơi gợi.

Bạn có thể tải về bản gốc Tiếng Anh Tại đây