MỤC ĐÍCH
Phân tích quy tắc nghiệp vụ được sử dụng để xác định, thể hiện, xác thực, tinh chỉnh và sắp xếp các quy tắc định hình hành vi nghiệp vụ hàng ngày và hướng dẫn việc ra quyết định vận hành nghiệp vụ.
MÔ TẢ
Các chính sách và quy tắc nghiệp vụ hướng dẫn hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp và các quy trình của nó, đồng thời định hình các quyết định vận hành nghiệp vụ. Chính sách nghiệp vụ là một chỉ thị liên quan đến việc kiểm soát, ảnh hưởng hoặc điều chỉnh trên diện rộng các hành động của một doanh nghiệp và những người trong đó. Quy tắc nghiệp vụ là một chỉ thị cụ thể, có thể kiểm thử được, dùng làm tiêu chí để hướng dẫn hành vi, định hình phán đoán hoặc ra quyết định. Một quy tắc nghiệp vụ phải khả thi (không cần diễn giải gì thêm mà mọi người trong doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng được) và luôn nằm dưới sự kiểm soát của doanh nghiệp.
Phân tích các quy tắc nghiệp vụ liên quan đến việc nắm bắt các quy tắc nghiệp vụ từ các nguồn, thể hiện chúng rõ ràng, xác thực chúng với các bên liên quan, tinh chỉnh chúng để phù hợp nhất với các mục tiêu nghiệp vụ và tổ chức chúng để có thể quản lý và sử dụng lại chúng một cách hiệu quả.
Nguồn của các quy tắc nghiệp vụ có thể rõ ràng (ví dụ: các chính sách, quy định hoặc hợp đồng kinh doanh được ghi thành văn bản) hoặc ngụ ý ngầm (ví dụ: bí quyết của các bên liên quan không được ghi thành văn bản, các thông lệ nghiệp vụ được chấp nhận rộng rãi hoặc chuẩn mực của văn hóa doanh nghiệp).
Các quy tắc nghiệp vụ phải rõ ràng, cụ thể, rõ ràng, có thể truy cập và có nguồn gốc duy nhất. Các nguyên tắc cơ bản cho các quy tắc nghiệp vụ bao gồm:
- Dựa trên vốn từ vựng nghiệp vụ tiêu chuẩn để cho phép các chuyên gia về lĩnh vực nghiệp vụ xác thực chúng
- Thể hiện chúng một cách riêng biệt với cách chúng sẽ được thực thi
- Xác định chúng ở cấp độ nguyên tử và ở định dạng khai báo
- Tách chúng ra khỏi các quy trình mà chúng hỗ trợ hoặc ràng buộc
- Ánh xạ chúng tới các quyết định mà quy tắc hỗ trợ hoặc ràng buộc
- Duy trì chúng theo cách mà chúng có thể được giám sát và được điều chỉnh khi các tình huống nghiệp vụ phát triển theo thời gian.
Một tập các quy tắc để đưa ra quyết định vận hành về mặt nghiệp vụ có thể được thể hiện dưới dạng bảng quyết định hoặc cây quyết định, như được mô tả trong Phân tích Quyết định (trang 261). Số lượng các quy tắc trong một tập hợp như vậy có thể khá lớn, với mức độ phức tạp cao.
YẾU TỐ
Các quy tắc nghiệp vụ yêu cầu sử dụng nhất quán các thuật ngữ nghiệp vụ, bảng thuật ngữ định nghĩa cho các khái niệm nghiệp vụ cơ bản và sự hiểu biết về các kết nối cấu trúc giữa các khái niệm. Thường nên sử dụng lại các thuật ngữ hiện có từ các hiệp hội ngành bên ngoài hoặc các thuật ngữ nghiệp vụ nội bộ. Đôi khi các định nghĩa và cấu trúc từ từ điển dữ liệu hoặc mô hình dữ liệu có thể hữu ích (xem Từ điển dữ liệu (trang 247) và Mô hình hóa dữ liệu (trang 256)).
Các quy tắc nghiệp vụ nên được thể hiện và quản lý độc lập với bất kỳ công nghệ triển khai nào vì chúng cần có sẵn để người thực hiện nghiệp vụ tham khảo. Ngoài ra, đôi khi chúng sẽ được triển khai trong nhiều nền tảng hoặc thành phần phần mềm.
Thường có những ngoại lệ đối với các quy tắc nghiệp vụ; những điều này nên được coi đơn giản là các quy tắc nghiệp vụ bổ sung. Các quy tắc nghiệp vụ hiện tại nên được thử thách để đảm bảo chúng phù hợp với các mục tiêu nghiệp vụ và vẫn phù hợp, đặc biệt là khi các giải pháp mới xuất hiện.
Quy tắc Định nghĩa
Các quy tắc định nghĩa định hình các khái niệm, hoặc tạo ra kiến thức hoặc thông tin. Chúng chỉ ra điều gì đó nhất thiết phải đúng (hoặc không đúng) về một số khái niệm, do đó bổ sung cho định nghĩa của nó. Ngược lại với các quy tắc hành vi liên quan đến hành vi của con người, các quy tắc định nghĩa thể hiện kiến thức hoạt động của tổ chức. Các quy tắc định nghĩa không thể bị vi phạm nhưng chúng có thể được áp dụng sai. Một ví dụ về quy tắc xác định là:
Một khách hàng phải được coi là Khách hàng ưu tiên nếu họ đặt hơn 10 đơn hàng mỗi tháng.
Các quy tắc định nghĩa thường quy định cách thông tin có thể được bắt nguồn, suy luận hoặc tính toán dựa trên thông tin có sẵn cho doanh nghiệp. Một suy luận hoặc phép tính có thể là kết quả của nhiều quy tắc, mỗi quy tắc được xây dựng dựa trên một điều gì đó được suy luận hoặc tính toán bởi (những) người khác. Tập hợp các quy tắc định nghĩa thường được sử dụng để đưa ra các quyết định vận hành nghiệp vụ trong một số quy trình hoặc theo một số sự kiện.
Một ví dụ về quy tắc tính toán là:
Số tiền thuế tài phán địa phương của một đơn đặt hàng phải được tính bằng (tổng giá của tất cả các mặt hàng được đặt hàng chịu thuế của đơn đặt hàng) x số tiền thuế suất tài phán địa phương
Quy tắc hành vi
Quy tắc hành vi là quy tắc của con người (ngay cả khi hành vi đó được tự động hóa). Các quy tắc hành vi phục vụ để định hình (chi phối) hoạt động nghiệp vụ hàng ngày. Chúng làm như vậy bằng cách đặt một số nghĩa vụ hoặc lệnh cấm đối với hành vi, hành động, thông lệ hoặc thủ tục.
Các quy tắc hành vi là các quy tắc mà tổ chức chọn để thực thi như một vấn đề của chính sách, thường là để giảm thiểu rủi ro hoặc nâng cao năng suất. Chúng thường xuyên sử dụng thông tin hoặc kiến thức được tạo ra bởi các quy tắc định nghĩa (về việc định hình kiến thức hoặc thông tin). Các quy tắc ứng xử nhằm mục đích hướng dẫn các hành động của những người làm việc trong tổ chức, hoặc những người tương tác với nó.
Chúng có thể bắt buộc các cá nhân thực hiện các hành động theo một cách nhất định, ngăn cản họ thực hiện các hành động hoặc quy định các điều kiện theo đó một việc gì đó có thể được thực hiện một cách chính xác.
Một ví dụ về quy tắc hành vi là:
Một đơn đặt hàng không được đặt khi địa chỉ thanh toán được cung cấp bởi khách hàng không khớp với địa chỉ trong hồ sơ với nhà cung cấp thẻ tín dụng.
Ngược lại với các quy tắc định nghĩa, các quy tắc hành vi là những quy tắc có thể bị vi phạm trực tiếp. Theo định nghĩa, luôn có khả năng vi phạm quy tắc hành vi (ngay cả khi không có trường hợp nào mà tổ chức sẽ chấp thuận điều đó và mặc dù thực tế là tổ chức đã áp dụng các biện pháp phòng ngừa đặc biệt trong giải pháp của mình để ngăn chặn điều đó). Do đó, cần tiến hành phân tích sâu hơn để xác định quy tắc cần được thực thi nghiêm ngặt đến mức nào, những hình thức xử phạt nào nên được áp dụng khi nó bị vi phạm, và những phản ứng bổ sung nào đối với một vi phạm có thể là thích hợp. Phân tích như vậy thường dẫn đến đặc điểm kỹ thuật của các quy tắc bổ sung.
Các mức độ thực thi khác nhau có thể được chỉ định cho một quy tắc hành vi. Ví dụ:
- Không cho phép vi phạm (thực hiện nghiêm ngặt).
- Ghi đè bởi đối tượng được ủy quyền.
- Ghi đè bằng lời giải thích.
- Không bắt buộc phải thực thi.
Một quy tắc hành vi không có sự thực thi tích cực chỉ đơn giản là một hướng dẫn gợi ý hành vi nghiệp vụ ưa thích hoặc tối ưu.
Cân nhắc sử dụng
Điểm mạnh
- Khi được thực thi và quản lý bởi một công cụ trong toàn doanh nghiệp, các thay đổi đối với quy tắc nghiệp vụ có thể được thực hiện nhanh chóng.
- Kho lưu trữ tập trung tạo khả năng tái sử dụng các quy tắc nghiệp vụ trong toàn tổ chức.
- Quy tắc nghiệp vụ cung cấp cấu trúc để chi phối các hành vi nghiệp vụ.
- Việc xác định và quản lý rõ ràng các quy tắc nghiệp vụ cho phép các tổ chức thực hiện các thay đổi đối với chính sách mà không làm thay đổi các quy trình hoặc hệ thống.
Hạn chế
- Các tổ chức có thể đưa ra danh sách dài các quy tắc nghiệp vụ không rõ ràng.
- Các quy tắc nghiệp vụ có thể mâu thuẫn với nhau hoặc tạo ra kết quả không lường trước được khi kết hợp trừ khi được xác thực với nhau.
- Nếu vốn từ vựng sẵn có không đủ phong phú, không thân thiện với doanh nghiệp hoặc được định nghĩa và tổ chức kém, kết quả là các quy tắc nghiệp vụ sẽ không chính xác hoặc mâu thuẫn
Bạn có thể tải về bản gốc Tiếng Anh Tại đây
