MỤC ĐÍCH
Một đề án nghiệp vụ cung cấp sự minh chứng cho một quá trình hành động dựa trên những lợi ích đạt được bằng cách sử dụng giải pháp được đề xuất, so sánh với chi phí, nỗ lực và những cân nhắc khác để đạt được và thực thi giải pháp đó.
MÔ TẢ
Một đề án nghiệp vụ nắm bắt cơ sở lý luận để thực hiện một sự thay đổi. Đề án nghiệp vụ thường được trình bày trong tài liệu chính thức, nhưng cũng có thể được trình bày thông qua các phương pháp không chính thức.
Lượng thời gian và nguồn lực dành cho đề án nghiệp vụ phải tỷ lệ thuận với quy mô và tầm quan trọng của giá trị tiềm năng của nó. Đề án nghiệp vụ cung cấp đầy đủ chi tiết để thông báo và yêu cầu phê duyệt mà không cần cung cấp những điều phức tạp cụ thể về phương pháp và/hoặc cách tiếp cận để thực hiện. Nó cũng có thể là chất xúc tác cho một hoặc nhiều sáng kiến nhằm thực hiện thay đổi.
Một đề án nghiệp vụ được sử dụng để:
- Xác định nhu cầu
- Xác định kết quả mong muốn
- Đánh giá các ràng buộc, giả định và rủi ro
- Đề xuất một giải pháp.
YẾU TỐ
Đánh giá nhu cầu
Nhu cầu là trình điều khiển cho đề án nghiệp vụ. Đó là mục tiêu dài hạn hoặc mục tiêu ngắn hạn liên quan phải được đáp ứng. Các mục tiêu được liên kết với một hoặc nhiều chiến lược của doanh nghiệp.
Đánh giá nhu cầu giúp xác định vấn đề hoặc cơ hội tiềm năng. Trong suốt quá trình phát triển của một đề án nghiệp vụ, các phương án khác nhau để giải quyết vấn đề hoặc tận dụng cơ hội sẽ được đánh giá.
Kết quả mong muốn
Các kết quả mong muốn mô tả trạng thái sẽ xảy ra nếu nhu cầu được đáp ứng. Chúng nên bao gồm các kết quả có thể đo lường được có thể được sử dụng để xác định sự thành công của đề án nghiệp vụ hoặc giải pháp. Các kết quả mong muốn nên được xem xét lại tại các mốc đã xác định và khi hoàn thành sáng kiến (hoặc các sáng kiến) để hoàn thành đề án nghiệp vụ. Chúng cũng nên độc lập với giải pháp được đề xuất.
Khi các tùy chọn giải pháp được đánh giá, khả năng đạt được kết quả mong muốn của chúng sẽ giúp xác định giải pháp được khuyến nghị.
Đánh giá các lựa chọn thay thế
Đề án nghiệp vụ xác định và đánh giá các giải pháp thay thế khác nhau. Các giải pháp thay thế có thể bao gồm (nhưng không giới hạn ở) các công nghệ, quy trình hoặc mô hình nghiệp vụ khác nhau. Các lựa chọn thay thế cũng có thể bao gồm các cách khác nhau để có được những thứ này và các tùy chọn thời gian khác nhau. Chúng sẽ bị ảnh hưởng bởi các ràng buộc như ngân sách, thời gian và quy định. Giải pháp thay thế “không làm gì cả” nên được đánh giá và xem xét cho giải pháp được khuyến nghị.
Mỗi phương án thay thế nên được đánh giá về mặt:
- Phạm vi: xác định phương án đang được đề xuất. Phạm vi có thể được xác định bằng cách sử dụng ranh giới tổ chức, ranh giới hệ thống, quy trình nghiệp vụ, dòng sản phẩm hoặc khu vực địa lý. Báo cáo phạm vi xác định rõ ràng những gì sẽ được đưa vào và những gì sẽ bị loại trừ. Phạm vi của các giải pháp thay thế khác nhau có thể giống nhau hoặc chồng chéo nhưng cũng có thể khác nhau tùy theo giải pháp thay thế.
- Tính khả thi: Cần đánh giá tính khả thi về tổ chức và kỹ thuật cho từng phương án. Nó bao gồm kiến thức, kỹ năng và năng lực của tổ chức, cũng như sự trưởng thành về mặt kỹ thuật và kinh nghiệm trong các công nghệ được đề xuất.
- Các giả định, rủi ro và ràng buộc: Các giả định là những sự kiện đã được đồng ý và có thể có ảnh hưởng đến sáng kiến. Ràng buộc là những hạn chế có thể hạn chế các lựa chọn thay thế có thể. Rủi ro là những vấn đề tiềm tàng có thể tác động tiêu cực đến giải pháp. Đồng ý và ghi lại các yếu tố này tạo điều kiện cho những kỳ vọng thực tế và sự hiểu biết chung giữa các bên liên quan.
- Phân tích tài chính và đánh giá giá trị: Phân tích tài chính và đánh giá giá trị bao gồm ước tính chi phí để thực hiện và vận hành giải pháp thay thế, cũng như lợi ích tài chính được định lượng từ việc thực hiện giải pháp thay thế. Các lợi ích phi tài chính (chẳng hạn như cải thiện tinh thần của nhân viên, tăng tính linh hoạt để đáp ứng với thay đổi, cải thiện sự hài lòng của khách hàng hoặc giảm rủi ro) cũng rất quan trọng và mang lại giá trị đáng kể cho tổ chức. Ước tính giá trị có liên quan trở lại các mục tiêu và mục tiêu chiến lược.
Giải pháp được khuyến nghị
Giải pháp được khuyến nghị mô tả cách tốt nhất để giải quyết vấn đề hoặc tận dụng cơ hội. Giải pháp được mô tả đủ chi tiết để những người ra quyết định hiểu giải pháp và xác định xem khuyến nghị có được thực hiện hay không. Giải pháp được khuyến nghị cũng có thể bao gồm một số ước tính về chi phí và thời gian thực hiện giải pháp.
Các lợi ích/kết quả có thể đo lường được sẽ được xác định để cho phép các bên thực hiện đánh giá hiệu suất và sự thành công của giải pháp sau khi triển khai và trong quá trình vận hành.
Cân nhắc sử dụng
Điểm mạnh
- Cung cấp sự kết hợp các sự kiện, vấn đề và phân tích phức tạp cần thiết để đưa ra các quyết định liên quan đến thay đổi.
- Cung cấp phân tích tài chính chi tiết về chi phí và lợi ích.
- Cung cấp hướng dẫn cho việc ra quyết định liên tục trong suốt đề án.
Hạn chế
- Có thể tùy thuộc vào thành kiến của tác giả.
- Thường xuyên không được cập nhật sau khi nguồn tài trợ cho sáng kiến đã được đảm bảo.
- Chứa các giả định về chi phí và lợi ích có thể chứng minh là không hợp lệ khi nghiên cứu thêm
Bạn có thể tải về bản gốc Tiếng Anh Tại đây
