PHÂN TÍCH TRẠNG THÁI HIỆN TẠI

MỤC ĐÍCH

Mục đích của Phân tích trạng thái hiện tại là để hiểu lý do tại sao doanh nghiệp cần phải thay đổi một số khía cạnh trong cách thức vận hành và những gì sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp bởi sự thay đổi đó.

MÔ TẢ

Điểm khởi đầu cho bất kỳ thay đổi nào là sự hiểu biết về lý do tại sao cần phải thay đổi. Sự thay đổi tiềm năng được kích hoạt bởi các vấn đề hoặc cơ hội không thể được giải quyết được nếu không thay đổi trạng thái hiện tại.

BA làm việc để giúp các bên liên quan tạo ra sự thay đổi bằng cách khám phá và xác định rõ các nhu cầu nghiệp vụ thúc đẩy mong muốn thay đổi. Nếu nhu cầu nghiệp vụ không được hiểu rõ ràng, thì không thể phát triển một chiến lược nhất quán và kết quả là sáng kiến ​​thay đổi gần như chắc chắn được thúc đẩy bởi sự kết hợp của các nhu cầu xung đột của các bên liên quan.

Thay đổi luôn xảy ra trong bối cảnh các bên liên quan, quy trình, công nghệ và chính sách hiện có tạo nên trạng thái hiện tại của doanh nghiệp.

BA xem xét trạng thái hiện tại trong bối cảnh của doanh nghiệp cần phải hiểu những gì có thể ảnh hưởng đến những thay đổi được đề xuất, và những gì sẽ bị ảnh hưởng bởi chúng.

Trạng thái hiện tại được khám phá chi tiết vừa đủ để xác nhận nhu cầu thay đổi và/hoặc chiến lược thay đổi. Hiểu tình trạng hiện tại của doanh nghiệp trước khi thay đổi là cần thiết để xác định những gì sẽ cần thay đổi để đạt được trạng thái mong muốn trong tương lai và tác động của thay đổi sẽ được đánh giá như thế nào.

Phạm vi của trạng thái hiện tại mô tả các đặc điểm hiện có quan trọng của môi trường. Các ranh giới của phạm vi trạng thái hiện tại được xác định bởi các thành phần của doanh nghiệp và môi trường của nó khi chúng liên quan đến nhu cầu.

Trạng thái hiện tại có thể được mô tả ở các cấp độ khác nhau, từ toàn bộ doanh nghiệp đến các thành phần nhỏ của giải pháp. Việc tạo ra một mô hình của trạng thái hiện tại có thể yêu cầu sự hợp tác trong toàn bộ hoặc bên ngoài doanh nghiệp. Đối với những nỗ lực nhỏ, phạm vi có thể chỉ là một thành phần nhỏ của doanh nghiệp.

Trạng thái hiện tại của một doanh nghiệp hiếm khi ở trạng thái tĩnh trong khi một thay đổi đang được phát triển và thực hiện. Những người có ảnh hưởng bên trong và bên ngoài, cũng như những thay đổi khác của tổ chức, có thể ảnh hưởng đến trạng thái hiện tại theo những cách buộc phải thay đổi trạng thái mong muốn trong tương lai, thay đổi chiến lược hoặc các yêu cầu và thiết kế.

ĐẦU VÀO

• Kết quả khơi gợi: được sử dụng để xác định và hiểu trạng thái hiện tại.
• Nhu cầu: vấn đề hoặc cơ hội mà doanh nghiệp hoặc tổ chức phải đối mặt thường khởi động công việc phân tích nghiệp vụ để hiểu rõ hơn về những nhu cầu này

Hình 6.1.1 Sơ đồ đầu vào/đầu ra khi phân tích trạng thái hiện tại

YẾU TỐ

Nhu cầu nghiệp vụ

Nhu cầu nghiệp vụ là những vấn đề và cơ hội có tầm quan trọng chiến lược mà doanh nghiệp phải đối mặt. Một vấn đề gặp phải trong tổ chức, chẳng hạn như khiếu nại của khách hàng, mất doanh thu hoặc cơ hội thị trường mới, thường kích hoạt việc đánh giá nhu cầu nghiệp vụ.

Nhu cầu nghiệp vụ có thể được xác định ở nhiều cấp độ khác nhau của doanh nghiệp:

• Từ trên xuống: mục tiêu chiến lược cần đạt được.
• Từ dưới lên: vấn đề với trạng thái hiện tại của quy trình, chức năng hoặc hệ thống.
• Từ cấp quản lý trung gian: nhà quản lý cần thông tin bổ sung để đưa ra quyết định đúng đắn hoặc phải thực hiện các chức năng bổ sung để đáp ứng các mục tiêu nghiệp vụ.
• Từ các tác nhân bên ngoài: nhu cầu của khách hàng hoặc đối thủ cạnh tranh trên thị trường.

Xác định nhu cầu nghiệp vụ thường là bước quan trọng nhất trong bất kỳ nỗ lực phân tích nghiệp vụ nào. Một giải pháp phải thỏa mãn các nhu cầu của doanh nghiệp thì mới được coi là thành công. Cách thức xác định nhu cầu sẽ quyết định giải pháp thay thế nào sẽ được xem xét, các bên liên quan nào sẽ được tham vấn và phương pháp tiếp cận giải pháp nào sẽ được đánh giá. Nhu cầu nghiệp vụ luôn được thể hiện từ quan điểm của doanh nghiệp chứ không phải của bất kỳ bên liên quan cụ thể nào.

Các nhu cầu nghiệp vụ thường được xác định hoặc thể hiện cùng với một giải pháp giả định. BA nên đặt câu hỏi về các giả định và ràng buộc thường bị ẩn sau tuyên bốxác nhận vấn đề để đảm bảo chính xác rằng mình đang giải quyết đúng vấn đềvà phạm vi rộng nhất có thể của các giải pháp thay thếđang  được xem xét.

Một giải pháp cho một tập hợp các nhu cầu nghiệp vụ phải có tiềm năng tạo ra lợi ích cho doanh nghiệp hoặc các bên liên quan, hoặc tránh những tổn thất có thể sẽ xảy ra.

Các yếu tố mà BA có thể xem xét bao gồm:

• Các tác động bất lợi mà vấn đề đang gây ra trong tổ chức và định lượng các tác động đó (ví dụ, doanh thu tiềm ẩn bị mất, sự kém hiệu quả, khách hàng không hài lòng, tinh thần nhân viên thấp),
• Lợi ích mong đợi từ bất kỳ giải pháp tiềm năng nào (ví dụ: tăng doanh thu, giảm chi phí, tăng thị phần),
• Vấn đề có thể được giải quyết nhanh như thế nào hoặc cơ hội có thể được thực hiện và cái giá của việc không làm gì cả, và
• Nguồn gốc của vấn đề.

Nhu cầu nghiệp vụ sẽ thúc đẩy phân tích tổng thể về tình trạng hiện tại. Mặc dù không cần thiết phải chi tiết đầy đủ tất cả các khía cạnh của trạng thái hiện tại trước khi phát triển thêm chiến lược thay đổi, nhưng việc khám phá này thường sẽ khám phá ra những nguyên nhân sâu xa hơn của vấn đề hoặc cơ hội đã kích hoạt cuộc điều tra (sau đó trở thành nhu cầu nghiệp vụ bổ sung).

Cơ cấu và văn hóa của tổ chức

Cơ cấu tổ chức xác định các mối quan hệ chính thức giữa những người làm việc trong doanh nghiệp. Mặc dù các kênh và mối quan hệ giao tiếp không bị giới hạn trong cấu trúc đó, nhưng chúng bị ảnh hưởng nhiều bởi cấu trúc đó, và cấu trúc báo cáo có thể hỗ trợ hoặc hạn chế một sự thay đổi tiềm năng.

Văn hóa tổ chức là niềm tin, giá trị và chuẩn mực được chia sẻ bởi các thành viên trong tổ chức. Những niềm tin này thúc đẩy các hành động của một tổ chức.

BA thực hiện đánh giá văn hóa để:

• Nhận định xem có cần thay đổi văn hóa để đạt được các mục tiêu tốt hơn không,
• Xác định xem các bên liên quan có hiểu sự hợp lý đối với tình trạng hiện tại của doanh nghiệp và giá trị mà doanh nghiệp mang lại hay không, và
• Xác định liệu các bên liên quan có xem trạng thái hiện tại là thỏa đáng hay cần thay đổi

Năng lực và Quy trình

Năng lực và quy trình mô tả các hoạt động mà một doanh nghiệp thực hiện. Chúng cũng bao gồm kiến ​​thức mà doanh nghiệp có, các sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp, các chức năng mà doanh nghiệp hỗ trợ và các phương pháp mà doanh nghiệp sử dụng để đưa ra quyết định.

Các năng lực hoặc quy trình cốt lõi mô tả các chức năng thiết yếu của doanh nghiệp để tạo sự khác biệt với các doanh nghiệp khác. Chúng được đo lường bằng các chỉ số hoạt động có thể được sử dụng để đánh giá lợi ích của một sự thay đổi.

BA có thể sử dụng:

• Quan điểm tập trung vào năng lực của doanh nghiệp khi tìm kiếm các giải pháp sáng tạo kết hợp các khả năng hiện có để tạo ra một kết quả mới. Quan điểm dựa trên khả năng rất hữu ích trong tình huống này vì các khả năng thường được tổ chức theo hệ thống phân cấp chức năng với các mối quan hệ với các khả năng khác, giúp dễ dàng xác định bất kỳ khoảng trống nào.
• Quan điểm tập trung vào quá trình của doanh nghiệp khi tìm cách cải thiện việc thực hiện các hoạt động hiện tại. Quan điểm dựa trên quy trình rất hữu ích trong tình huống này vì các quy trình được tổ chức theo kiểu end-to-end trong toàn doanh nghiệp để mang lại giá trị cho khách hàng, giúp dễ dàng đảm bảo rằng một thay đổi trên thực tế sẽ làm tăng hiệu suất.

Công nghệ và cơ sở hạ tầng

Hệ thống thông tin được doanh nghiệp sử dụng hỗ trợ mọi người trong việc thực hiện các quy trình, ra quyết định và tương tác với nhà cung cấp và khách hàng.

Cơ sở hạ tầng mô tả môi trường của doanh nghiệp liên quan đến các thành phần và khả năng vật lý. Cơ sở hạ tầng có thể bao gồm các thành phần như phần cứng máy tính, thiết bị vật lý và công tác hậu cần, cũng như vận hành và bảo trì của chúng.

Chính sách

Các chính sách xác định phạm vi ra quyết định ở các cấp độ khác nhau của doanh nghiệp. Chúng thường giải quyết các hoạt động thường xuyên hơn là thay đổi chiến lược.

Chúng đảm bảo rằng các quyết định được đưa ra một cách chính xác, cung cấp hướng dẫn cho nhân viên về các hành vi và hành động thích hợp và được cho phép, hỗ trợ quản trị, và xác định thời điểm và cách thức các nguồn lực mới có thể được thu thập. Việc xác định các chính sách liên quan có thể định hình phạm vi của không gian giải pháp và có thể là một hạn chế đối với các loại hành động có thể được theo đuổi.

Kiến trúc nghiệp vụ

Không có phần nào của trạng thái hiện tại nên được đánh giá hoàn toàn tách biệt với phần còn lại. BA phải hiểu cách tất cả các yếu tố này của trạng thái hiện tại phù hợp với nhau và hỗ trợ lẫn nhau để đề xuất những thay đổi sẽ có hiệu quả.

Kiến trúc nghiệp vụ hiện tại thường đáp ứng nhiều loại nhu cầu của doanh nghiệp và các bên liên quan. Nếu những nhu cầu đó không được công nhận hoặc không tiếp tục được đáp ứng bởi một quá trình chuyển đổi được đề xuất hoặc trạng thái trong tương lai, những thay đổi có thể dẫn đến mất giá trị.

Tài sản nội bộ

BA xác định tài sản doanh nghiệp được sử dụng ở trạng thái hiện tại. Các nguồn lực có thể là hữu hình hoặc vô hình, chẳng hạn như nguồn lực tài chính, bằng sáng chế, danh tiếng và tên thương hiệu.

Ảnh hưởng bên ngoài

Có những tác động bên ngoài đối với doanh nghiệp không tham gia vào sự thay đổi nhưng có thể thể hiện những ràng buộc, phụ thuộc hoặc động lực đối với trạng thái hiện tại.

Các nguồn ảnh hưởng bên ngoài bao gồm:

• Cấu trúc ngành: các ngành riêng lẻ có những cách thức riêng biệt để tạo ra giá trị. Đây là một ảnh hưởng đặc biệt quan trọng nếu một thay đổi được đề xuất liên quan đến việc gia nhập một ngành mới.
• Đối thủ cạnh tranh: bản chất và cường độ của các đối thủ cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong một ngành có thể là đáng kể. Sự gia nhập của một đối thủ cạnh tranh mới cũng có thể làm thay đổi bản chất của ngành hoặc làm gia tăng sự cạnh tranh.
• Khách hàng: quy mô và tính chất của phân khúc khách hàng hiện có và khách hàng tiềm năng có thể gây ra các ảnh hưởng như sức mạnh đàm phán và độ nhạy cảm về giá. Ngoài ra, sự xuất hiện của các phương thức thay thế mới mà khách hàng có thể đáp ứng nhu cầu của họ có thể thúc đẩy doanh nghiệp mang lại giá trị lớn hơn.
• Nhà cung cấp: sự đa dạng và phong phú của các nhà cung cấp có thể là một yếu tố ảnh hưởng, bởi quyền lực của các nhà cung cấp đôi khi còn lớn hơn cả khách hàng.
• Môi trường Chính trị và pháp lý: thường có ảnh hưởng từ tác động hiện tại và tiềm năng của các luật và quy định đối với ngành.
• Công nghệ: tiềm năng nâng cao năng suất của các đổi mới công nghệ gần đây và dự kiến ​​có thể ảnh hưởng đến nhu cầu.
• Các yếu tố kinh tế vĩ mô: những hạn chế và cơ hội tồn tại trong môi trường kinh tế vĩ mô hiện có và dự kiến ​​(ví dụ, thương mại, thất nghiệp hoặc lạm phát) có thể ảnh hưởng đến nhu cầu.

Một số nguồn ảnh hưởng này có thể sử dụng các thuật ngữ khác nhau, dựa trên việc doanh nghiệp là một công ty dựa trên lợi nhuận, một doanh nghiệp phi lợi nhuận hay một cơ quan chính phủ. Ví dụ, một quốc gia không có khách hàng; chỉ có công dân.

Phần  tiếp theo sẽ giới thiệu các nội dụng còn lại của hoạt động Phân tích trạng thái hiện tại.

Bạn có thể tải về bản gốc Tiếng Anh Tại đây