MỤC ĐÍCH
Phân tích tài liệu được sử dụng để gợi ra thông tin phân tích nghiệp vụ, bao gồm hiểu biết theo ngữ cảnh và các yêu cầu, bằng cách kiểm tra các tài liệu có sẵn mô tả môi trường nghiệp vụ hoặc tài sản tổ chức hiện có.
MÔ TẢ
Phân tích tài liệu có thể được sử dụng để thu thập thông tin cơ bản nhằm hiểu bối cảnh của nhu cầu nghiệp vụ hoặc có thể bao gồm nghiên cứu các giải pháp hiện có để xác thực cách các giải pháp đó hiện đang được triển khai. Phân tích tài liệu cũng có thể được sử dụng để xác nhận những phát hiện từ những nỗ lực khơi gợi khác như phỏng vấn và quan sát.
Khai phá dữ liệu là một cách tiếp cận để phân tích tài liệu được sử dụng để phân tích dữ liệu nhằm xác định các mẫu, nhóm dữ liệu thành các danh mục và xác định cơ hội thay đổi. Mục đích, phạm vi và các chủ đề được nghiên cứu thông qua phân tích tài liệu được xác định dựa trên thông tin phân tích nghiệp vụ được khám phá. Khi thực hiện phân tích tài liệu, BA xem xét các tài liệu một cách có phương pháp và xác định xem thông tin có nên được ghi lại trong một sản phẩm công việc hay không.
Nghiên cứu cơ bản được thu thập thông qua phân tích tài liệu có thể bao gồm việc xem xét các tài liệu như nghiên cứu tiếp thị, hướng dẫn hoặc tiêu chuẩn ngành, bản ghi nhớ của công ty và sơ đồ tổ chức. Bằng cách nghiên cứu nhiều nguồn tài liệu khác nhau, BA có thể đảm bảo nhu cầu được hiểu đầy đủ về môi trường mà nó tồn tại.
Phân tích tài liệu về một giải pháp hiện có có thể bao gồm xem xét các quy tắc nghiệp vụ, tài liệu kỹ thuật, tài liệu đào tạo, báo cáo sự cố, tài liệu yêu cầu trước đó và sổ tay thủ tục để xác thực cả cách thức hoạt động của giải pháp hiện tại và lý do giải pháp đó được triển khai ở dạng hiện tại. Phân tích tài liệu cũng có thể giúp giải quyết các lỗ hổng thông tin có thể xảy ra khi các chuyên gia về lĩnh vực nghiệp vụ (SMEs) của giải pháp hiện tại không còn hoặc sẽ không có mặt trong suốt quá trình tìm hiểu.
YẾU TỐ
Chuẩn bị
Tài nguyên phân tích tài liệu có thể bắt nguồn từ các nguồn công khai hoặc độc quyền.
Khi đánh giá các tài liệu nguồn để phân tích, BA xem xét:
- Liệu nội dung của nguồn có liên quan, hiện hành, xác thực và đáng tin cậy hay không
- Liệu nội dung có dễ hiểu và có thể dễ dàng chuyển tải tới các bên liên quan khi cần hay không
- Xác định cả dữ liệu được khai phá (dựa trên các lớp dữ liệu cần thiết) và các cụm dữ liệu cung cấp các mục được nhóm theo các mối quan hệ logic.
Đánh giá và phân tích tài liệu
Thực hiện phân tích tài liệu bao gồm:
- Tiến hành rà soát chi tiết nội dung của từng tài liệu và ghi lại các ghi chú liên quan đến từng chủ đề. Ghi chú có thể được ghi lại bằng cách sử dụng biểu đồ phân tích tài liệu bao gồm chủ đề, loại, nguồn, chi tiết nguyên văn, bài phê bình được diễn giải và bất kỳ vấn đề hoặc hành động tiếp theo nào đối với từng tài liệu được xem xét.
- Xác định xem có bất kỳ ghi chú nào xung đột hoặc trùng lặp hay không.
- Lưu ý bất kỳ lỗ hổng kiến thức nào trong đó những phát hiện về các chủ đề nhất định còn hạn chế. Có thể cần phải thực hiện nghiên cứu bổ sung để xem lại các chủ đề này hoặc đi sâu vào cấp độ chủ đề phụ.
Ghi nhận kết quả
Khi thông tin được khơi gợi ra thông qua phân tích tài liệu được sử dụng trong một sản phẩm công việc, BA xem xét:
- Liệu nội dung và mức độ chi tiết có phù hợp với đối tượng dự kiến không
- Liệu tài liệu có nên được chuyển đổi thành các phương tiện hỗ trợ trực quan chẳng hạn như biểu đồ, mô hình, luồng quy trình hoặc bảng quyết định để giúp nâng cao hiểu biết hay không.
CÂN NHẮC SỬ DỤNG
Điểm mạnh
- Nguồn tài liệu hiện có có thể được sử dụng làm cơ sở để phân tích.
- BA không cần tạo nội dung.
- Các nguồn hiện có (mặc dù có thể đã lỗi thời) nhưng có thể được sử dụng như một điểm tham chiếu để xác định những gì hiện tại và những gì đã thay đổi.
- Kết quả có thể được sử dụng để xác nhận tính hợp lệ so với kết quả của các kỹ thuật khơi gợi yêu cầu khác.
- Các phát hiện có thể được trình bày ở định dạng cho phép dễ dàng xem xét và sử dụng lại.
Hạn chế
- Tài liệu hiện có có thể đã lỗi thời hoặc không hợp lệ (không chính xác, thiếu thông tin, không thể đọc được, chưa được xem xét hoặc chưa được phê duyệt).
- Tác giả có thể không có mặt để giải đáp cho các câu hỏi.
- Chủ yếu chỉ hữu ích cho việc đánh giá tình trạng hiện tại, thông qua việc xem xét tài liệu nguyên trạng.
- Nếu có nhiều nguồn thông tin khác nhau, nỗ lực này có thể rất tốn thời gian và dẫn đến tình trạng quá tải và nhầm lẫn thông tin.
