MỤC ĐÍCH
Phỏng vấn là một cách tiếp cận có hệ thống được thiết kế để thu thập thông tin phân tích nghiệp vụ từ một người hoặc một nhóm người bằng cách nói chuyện với (những) người được phỏng vấn, đặt các câu hỏi có liên quan và ghi lại các câu trả lời.
Cuộc phỏng vấn cũng có thể được sử dụng để thiết lập mối quan hệ và xây dựng lòng tin giữa BA và các bên liên quan nhằm tăng cường sự tham gia của các bên liên quan hoặc xây dựng hỗ trợ cho một giải pháp được đề xuất.
MÔ TẢ
Phỏng vấn là một kỹ thuật phổ biến để khơi gợi yêu cầu. Nó liên quan đến việc giao tiếp trực tiếp với các cá nhân hoặc nhóm người là một phần của sáng kiến.
Trong một cuộc phỏng vấn, người phỏng vấn hướng các câu hỏi đến các bên liên quan để có được thông tin. Các cuộc phỏng vấn trực tiếp là phổ biến nhất. Trong một cuộc phỏng vấn nhóm (có nhiều hơn một người được phỏng vấn tham dự), người phỏng vấn cẩn thận thu thập câu trả lời từ mỗi người tham gia.
Có hai loại phỏng vấn cơ bản được sử dụng để thu thập thông tin phân tích nghiệp vụ:
- Phỏng vấn có cấu trúc: trong đó người phỏng vấn có một bộ câu hỏi được xác định trước.
- Phỏng vấn phi cấu trúc: trong đó người phỏng vấn không có định dạng hoặc thứ tự các câu hỏi được xác định trước. Các câu hỏi có thể thay đổi dựa trên câu trả lời và tương tác của người được phỏng vấn.
Trong thực tế, BA có thể sử dụng kết hợp cả hai loại bằng cách thêm, loại bỏ và thay đổi thứ tự các câu hỏi nếu cần.
Phỏng vấn thành công phụ thuộc vào các yếu tố như:
- Mức độ hiểu biết về lĩnh vực của người phỏng vấn
- Kinh nghiệm của người phỏng vấn trong việc tiến hành phỏng vấn
- Kỹ năng của người phỏng vấn trong việc ghi lại các cuộc thảo luận
- Người được phỏng vấn sẵn sàng cung cấp thông tin liên quan và người phỏng vấn tiến hành phỏng vấn
- Mức độ rõ ràng trong suy nghĩ của người được phỏng vấn về mục tiêu của cuộc phỏng vấn
- Mối quan hệ của người phỏng vấn với người được phỏng vấn.
YẾU TỐ
Mục tiêu phỏng vấn
Khi lập kế hoạch phỏng vấn, BA xem xét:
- Mục đích tổng thể của việc thực hiện một loạt các cuộc phỏng vấn, dựa trên nhu cầu nghiệp vụ
- Các mục tiêu cá nhân cho mỗi cuộc phỏng vấn, dựa trên những gì người được phỏng vấn có thể cung cấp.
Các mục tiêu phải được thể hiện và truyền đạt rõ ràng tới từng người được phỏng vấn.
Người được phỏng vấn tiềm năng
Những người được phỏng vấn tiềm năng được xác định với sự giúp đỡ của người quản lý dự án, nhà tài trợ dự án và các bên liên quan khác, dựa trên các mục tiêu của cuộc phỏng vấn.
Câu hỏi phỏng vấn
Các câu hỏi phỏng vấn được thiết kế theo mục tiêu phỏng vấn, chẳng hạn như:
- Thu thập dữ liệu
- Nghiên cứu quan điểm của các bên liên quan về thay đổi hoặc giải pháp được đề xuất
- Phát triển một giải pháp được đề xuất
- Xây dựng mối quan hệ với hoặc hỗ trợ cho giải pháp được đề xuất từ người được phỏng vấn.
Các câu hỏi mở được sử dụng để gợi ra một cuộc đối thoại hoặc một loạt các bước và không thể trả lời theo kiểu có hoặc không. Câu hỏi mở là một công cụ tốt cho phép người được phỏng vấn cung cấp thông tin mà người phỏng vấn có thể không biết.
Câu hỏi đóng được sử dụng để gợi ra một câu trả lời duy nhất như có, không hoặc một con số cụ thể. Câu hỏi đóng có thể được sử dụng để làm rõ hoặc xác nhận câu trả lời trước đó.
Các câu hỏi phỏng vấn thường được sắp xếp dựa trên mức độ ưu tiên và mức độ quan trọng.
Ví dụ về thứ tự câu hỏi bao gồm tổng quát đến cụ thể, bắt đầu đến kết thúc và từ chi tiết đến tóm tắt. Các câu hỏi cũng có thể được tổ chức dựa trên các yếu tố như trình độ hiểu biết của người được phỏng vấn và chủ đề của cuộc phỏng vấn.
Các câu hỏi phỏng vấn có thể được tùy chỉnh khi mục đích của cuộc phỏng vấn là thu thập thông tin độc nhất về quan điểm của người được phỏng vấn.
Các câu hỏi chuẩn hóa có thể được sử dụng khi kết quả phỏng vấn sẽ được tóm tắt và phân tích, chẳng hạn như khi kết quả phỏng vấn sẽ được đối chiếu lại bằng bảng kiểm tra.
Các câu hỏi phỏng vấn có thể được biên soạn trong một hướng dẫn phỏng vấn, bao gồm các câu hỏi phỏng vấn, thời gian đề xuất và các câu hỏi tiếp theo. Tất cả điều này sẽ dựa trên loại phỏng vấn, theo mục tiêu phỏng vấn, phương thức giao tiếp và thời lượng. Hướng dẫn phỏng vấn có thể là một tài liệu mà các câu trả lời của người được phỏng vấn được ghi lại một cách dễ dàng. Hướng dẫn phỏng vấn nên xác định những câu hỏi phỏng vấn nào có thể được bỏ qua dựa trên những hạn chế về thời gian.
Hậu cần cho buổi phỏng vấn
Đảm bảo một cuộc phỏng vấn thành công đòi hỏi phải chú ý đến phần hậu cần, bao gồm:
- Địa điểm phỏng vấn. Cuộc phỏng vấn được điều chỉnh phù hợp với lịch trình và sự sẵn có của người được phỏng vấn và phương thức giao tiếp (trực tiếp, điện thoại hoặc hội thảo trực tuyến).
- Có ghi lại nội dung cuộc phỏng vấn hay không, có thể yêu cầu việc sử dụng người ghi chép.
- Có gửi trước câu hỏi cho người được phỏng vấn hay không. Việc gửi trước câu hỏi chỉ nên thực hiện khi người được phỏng vấn cần thu thập thông tin để chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn.
- Kết quả phỏng vấn có được bảo mật hay không và nếu có thì kết quả sẽ được tóm tắt như thế nào để tránh nhận dạng cá nhân người được phỏng vấn.
Quy trình phỏng vấn
Mở đầu buổi phỏng vấn gồm có:
- Mô tả mục đích của cuộc phỏng vấn, bao gồm lý do tại sao thời gian của người được phỏng vấn là rất cần thiết.
- Xác nhận vai trò của những người được phỏng vấn và giải quyết bất kỳ mối quan tâm ban đầu nào mà những người được phỏng vấn nêu ra.
- Giải thích cách thông tin từ cuộc phỏng vấn sẽ được ghi lại và chia sẻ với những người được phỏng vấn và các bên liên quan khác trong suốt dự án.
Trong cuộc phỏng vấn, người phỏng vấn:
- Duy trì sự tập trung vào các mục tiêu đã thiết lập và các câu hỏi được xác định trước, đồng thời điều chỉnh dựa trên thông tin được cung cấp với các giao tiếp phi ngôn ngữ từ những người được phỏng vấn.
- Cân nhắc sự thiện chí khi tham gia phỏng vấn và cung cấp thông tin cần thiết của người được phỏng vấn.
- Cân nhắc rằng có thể cần phải tổ chức một số cuộc họp để tiến hành toàn bộ cuộc phỏng vấn.
- Quản lý các mối quan tâm của người được phỏng vấn bằng cách giải quyết chúng trong cuộc phỏng vấn hoặc ghi lại chúng để theo dõi.
- Thực hành lắng nghe tích cực để xác nhận những gì người phỏng vấn đã nói.
- Ghi chép hoặc ghi âm cuộc phỏng vấn nếu thích hợp.
Kết thúc cuộc phỏng vấn bao gồm:
- Hỏi những người được phỏng vấn về những lĩnh vực có thể đã bị bỏ qua trong phiên phỏng vấn
- Cung cấp thông tin liên lạc để những người được phỏng vấn theo dõi thông tin bổ sung sau cuộc họp khi cần thiết,
- Tổng kết phiên phỏng vấn.
- Phác thảo quy trình về cách sử dụng kết quả phỏng vấn.
- Cảm ơn những người được phỏng vấn đã dành thời gian cho họ.
Theo dõi sau phỏng vấn
Điều quan trọng là người phỏng vấn phải sắp xếp thông tin và xác nhận kết quả với người được phỏng vấn càng sớm càng tốt sau cuộc phỏng vấn. Chia sẻ thông tin đã học được cho phép người được phỏng vấn chỉ ra bất kỳ mục nào bị bỏ sót hoặc ghi sai.
CÂN NHẮC SỬ DỤNG
Điểm mạnh
- Khuyến khích sự tham gia và thiết lập mối quan hệ với các bên liên quan.
- Kỹ thuật đơn giản, trực tiếp, có thể sử dụng trong nhiều tình huống.
- Cho phép người phỏng vấn và người tham gia thảo luận và giải thích đầy đủ các câu hỏi và câu trả lời.
- Cho phép quan sát hành vi phi ngôn ngữ.
- Người phỏng vấn có thể đặt các câu hỏi tiếp theo và thăm dò để xác nhận sự hiểu biết của họ.
- Duy trì sự tập trung thông qua việc sử dụng các mục tiêu rõ ràng cho cuộc phỏng vấn được tất cả những người tham gia đồng ý và có thể đạt được trong thời gian quy định.
- Cho phép người được phỏng vấn bày tỏ ý kiến riêng tư mà họ có thể ngại bày tỏ trước công chúng, đặc biệt khi kết quả phỏng vấn được giữ bí mật.
Hạn chế
- Cần có thời gian đáng kể để lập kế hoạch và thực hiện các cuộc phỏng vấn.
- Đòi hỏi sự cam kết và tham gia đáng kể của những người tham gia.
- Cần phải đào tạo để tiến hành phỏng vấn hiệu quả.
- Dựa trên mức độ rõ ràng được cung cấp trong cuộc phỏng vấn, tài liệu kết quả có thể tùy thuộc vào sự giải thích của người phỏng vấn.
- Có nguy cơ vô tình dẫn dắt người được phỏng vấn.
