MỤC ĐÍCH
Theo dõi hạng mục được sử dụng để nắm bắt và phân công trách nhiệm đối với các vấn đề và mối quan tâm của các bên liên quan gây ảnh hưởng đến giải pháp.
MÔ TẢ
Theo dõi hạng mục là một phương pháp có tổ chức được sử dụng bởi BA để giải quyết các mối quan tâm của các bên liên quan. Các bên liên quan có thể xác định các loại mục như hành động, giả định, ràng buộc, phụ thuộc, lỗi, cải tiến và vấn đề.
Khi một mối quan tâm của các bên liên quan được nêu ra lần đầu tiên, nó sẽ được đánh giá để xác định xem nó có khả thi hay không.
Nếu khả thi, mối lo ngại được phân loại thành một hạng mục cụ thể để có thể theo dõi và kiểm soát tốt hơn bằng một quy trình hướng tới việc đóng hạng mục đó. Trong vòng đời của nó, một hạng mục được chỉ định cho một hoặc nhiều bên liên quan chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề đó.
Theo dõi hạng mục là theo dõi hạng mục từ bản ghi ban đầu về mối quan ngại và mức độ ảnh hưởng của nó đến việc đóng hạng mục theo thỏa thuận. Hồ sơ theo dõi hạng mục có thể được chia sẻ với các bên liên quan để đảm bảo tính minh bạch và khả năng hiển thị trạng thái và tiến độ của các mục trong hồ sơ.
YẾU TỐ
Hồ sơ hạng mục
Mỗi mục được ghi lại có thể chứa tất cả hoặc bất kỳ thuộc tính nào sau đây để theo dõi mục. Các mục này có thể được ghi lại bằng các ứng dụng phần mềm khác nhau hoặc được lập danh mục thủ công để chia sẻ giữa một nhóm các bên liên quan đã được thống nhất.
- Mã định danh hạng mục: mã định danh duy nhất phân biệt một hạng mục với khác.
- Tóm tắt: mô tả ngắn gọn về hạng mục.
- Phân nhóm: một nhóm các mục có thuộc tính tương tự nhau.
- Loại: phân loại của hạng mục được đề cập.
- Ngày xác định: ngày hạng mục được nêu lên như một mối quan tâm.
- Được xác định bởi: người đầu tiên đưa ra mối lo ngại.
- Tác động: hậu quả có thể xảy ra nếu hạng mục không được giải quyết trước ngày đến hạn. Tác động có thể được đánh giá liên quan đến thời gian, chi phí, phạm vi hoặc chất lượng của sáng kiến.
- Mức độ ưu tiên: tầm quan trọng của mục này đối với các bên liên quan bị ảnh hưởng.
- Ngày giải quyết: ngày mà hạng mục phải được giải quyết (hoặc đóng).
- Chủ sở hữu: bên liên quan được chỉ định quản lý hạng mục cho đến khi đóng.
- Người giải quyết: bên liên quan được chỉ định để giải quyết hạng mục.
- Chiến lược đã thỏa thuận: chiến lược đã thỏa thuận cho hạng mục. Các ví dụ bao gồm chấp nhận, tiếp tục theo đuổi, bỏ qua, giảm thiểu và né tránh.
- Trạng thái: trạng thái hiện tại của hạng mục trong vòng đời của nó. Các ví dụ bao gồtạo mới, phân công, đã giải quyết và đã hủy bỏ.
- Cập nhật quá trình giải quyết: nhật ký liên tục cập nhật chi tiết về cách các giải pháp đang được tiến hành nhằm giải quyết và đóng lại hạng mục cũng như phê duyệt khi nó hoàn thành.
- Ma trận leo thang: mức độ leo thang trong trường hợp hạng mục không được giải quyết trước ngày đến hạn nhất định.
Quản lý hạng mục
Việc giải quyết từng hạng mục được thực hiện theo quy định của nhu cầu của các bên liên quan và theo bất kỳ tiêu chuẩn quy trình tổ chức nào. Trong một số trường hợp, một hạng mục có thể khiến một hạng mục khác được ghi lại và theo dõi. Trong những tình huống này, cần phải chú ý chặt chẽ để các nỗ lực giải quyết vấn đề không bị trùng lặp và đang tiến triển trong sự phối hợp. Mỗi hạng mục phải được theo dõi để đóng hoặc giải quyết.
Chuẩn đo
Tất cả các bên liên quan đều được hưởng lợi từ thông tin chi tiết được duy trì về bất kỳ hạng mục nào và tiến độ của hạng mục đó. Các hạng mục này có thể được xem xét riêng lẻ để tìm giải pháp hoặc thậm chí được sử dụng để xác định các chỉ số hiệu suất chính phù hợp với quy trình theo dõi hạng mục.
Bằng cách xem xét đầu ra này, các bên liên quan có thể xác định mức độ:
- Các hạng mục đang được giải quyết bằng các nguồn lực thích hợp,
- Sáng kiến đang tiến triển
- Quá trình theo dõi hạng mục đang được sử dụng.
CÂN NHẮC SỬ DỤNG
Điểm mạnh
- Đảm bảo các mối quan tâm xung quanh yêu cầu của các bên liên quan được nắm bắt, theo dõi và giải quyết để các bên liên quan hài lòng.
- Cho phép các bên liên quan xếp hạng mức độ quan trọng của các hạng mục nổi bật.
Hạn chế
- Nếu không cẩn thận, việc ghi lại nhiều dữ liệu về các hạng mục có thể lớn hơn bất kỳ lợi ích nào nhận được.
- Có thể sẽ tốt hơn nếu sử dụng thời gian mà đáng lẽ có thể dành cho những nỗ lực khác tốt hơn và các bên liên quan có thể bị sa lầy vào các chi tiết và số liệu thống kê.
