MỤC ĐÍCH
Nhóm tập trung là một phương tiện để khơi gợi ý tưởng và quan điểm về một sản phẩm, dịch vụ hoặc cơ hội cụ thể trong môi trường nhóm tương tác. Những người tham gia, được hướng dẫn bởi người điều hành, chia sẻ ấn tượng, sở thích và nhu cầu của họ.
MÔ TẢ
Một nhóm tập trung bao gồm những người tham gia đủ tiêu chuẩn có mục tiêu là thảo luận và nhận xét về một chủ đề trong một ngữ cảnh. Những người tham gia chia sẻ quan điểm và thái độ của họ về một chủ đề và thảo luận về chúng trong một nhóm. Điều này đôi khi giúp những người tham gia đánh giá lại quan điểm của chính họ dựa trên kinh nghiệm của người khác.
Người điều hành được đào tạo quản lý việc chuẩn bị phiên họp, hỗ trợ chọn người tham gia và tạo điều kiện cho phiên họp. Nếu người điều hành không phải là BA, thì họ có thể làm việc với BA để phân tích kết quả và đưa ra những phát hiện được báo cáo cho các bên liên quan. Người quan sát có thể có mặt trong phiên họp nhóm tập trung, nhưng thường không tham gia.
Một nhóm tập trung có thể được sử dụng ở nhiều điểm khác nhau trong một sáng kiến để nắm bắt thông tin hoặc ý tưởng theo cách tương tác. Nếu chủ đề của nhóm là một sản phẩm đang được phát triển, các ý tưởng của nhóm sẽ được phân tích trong mối quan hệ với các yêu cầu đã nêu. Điều này có thể dẫn đến việc cập nhật các yêu cầu hiện có hoặc phát hiện ra các yêu cầu mới.
Nếu chủ đề là một sản phẩm đã hoàn thành sẵn sàng tung ra thị trường, báo cáo của nhóm có thể ảnh hưởng đến cách định vị sản phẩm trên thị trường. Nếu chủ đề là một sản phẩm đang được sản xuất, báo cáo của nhóm có thể cung cấp hướng sửa đổi cho lần phát hành yêu cầu tiếp theo.
Một nhóm tập trung có thể cũng là phương tiện để đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm hoặc dịch vụ.
Nhóm tập trung là một hình thức nghiên cứu định tính. Các hoạt động tương tự như phiên động não, ngoại trừ một nhóm tập trung được cấu trúc chặt chẽ hơn và tập trung vào quan điểm của những người tham gia liên quan đến một chủ đề cụ thể. Đây không phải là một buổi phỏng vấn được thực hiện theo nhóm; đúng hơn, đó là một cuộc thảo luận trong đó phản hồi được thu thập về một chủ đề cụ thể. Kết quả phiên thường được phân tích và được báo cáo dưới dạng các chủ đề và quan điểm hơn là các phát hiện bằng số liệu.
YẾU TỐ
Mục tiêu nhóm tập trung
Một mục tiêu rõ ràng và cụ thể thiết lập một mục đích xác định cho nhóm tập trung. Các câu hỏi được xây dựng và các cuộc thảo luận được tạo điều kiện với mục đích đáp ứng mục tiêu.
Lập kế hoạch cho nhóm tập trung
Lập kế hoạch cho nhóm tập trung nhằm đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều nhận thức được mục đích của nhóm tập trung và đồng ý về kết quả mong đợi, và rằng phiên họp đáp ứng các mục tiêu.
Kế hoạch nhóm tập trung xác định các hoạt động bao gồm:
- Mục đích: tạo câu hỏi trả lời mục tiêu, xác định các chủ đề chính cần thảo luận và đề xuất có nên sử dụng hướng dẫn thảo luận hay không.
- Địa điểm: xác định xem phiên họp sẽ diễn ra trực tiếp hay trực tuyến, cũng như địa điểm họp thực tế hay ảo nào sẽ được sử dụng.
- Hậu cần: xác định quy mô và bố trí phòng, các phương tiện khác có thể được yêu cầu, các tùy chọn về phương tiện giao thông công cộng và thời gian của phiên họp.
- Những người tham gia: xác định nhân khẩu học của những người tích cực tham gia vào cuộc thảo luận, nếu cần có bất kỳ người quan sát nào, và ai sẽ là người điều hành và người ghi chép. Cũng có thể xem xét các ưu đãi cho người tham gia.
- Ngân sách: phác thảo các chi phí của phiên làm việc và đảm bảo rằng các nguồn lực được phân bổ hợp lý.
- Các mốc thời gian: thiết lập khoảng thời gian khi một hoặc nhiều phiên họp sẽ được tổ chức, cũng như thời điểm dự kiến có bất kỳ báo cáo hoặc phân tích nào từ nhóm tập trung.
- Kết quả: xác định cách kết quả sẽ được phân tích và truyền đạt và các hành động dự kiến dựa trên kết quả.
Người tham gia
Một phiên nhóm tập trung thành công có những người tham gia sẵn sàng đưa ra những hiểu biết và quan điểm của họ về một chủ đề cụ thể và lắng nghe ý kiến của những người tham gia khác. Một nhóm tập trung thường có từ 6 đến 12 người tham dự. Có thể cần phải mời thêm các cá nhân khác để bù đắp cho những người không tham dự phiên họp do xung đột về lịch trình, trường hợp khẩn cấp hoặc các lý do khác.
Nếu như cần nhiều người tham gia, có thể cần điều hành nhiều hơn một nhóm tập trung. Thông thường những người tham gia nhóm tập trung được trả tiền cho thời gian của họ.
Nhân khẩu học của những người tham gia được xác định dựa trên mục tiêu của nhóm tập trung.
Hướng dẫn thảo luận
Hướng dẫn thảo luận cung cấp cho người điều hành một kịch bản đã chuẩn bị sẵn gồm các câu hỏi và chủ đề cụ thể để thảo luận nhằm đáp ứng mục tiêu của phiên họp.
Hướng dẫn thảo luận cũng bao gồm cấu trúc hoặc khuôn khổ mà người điều hành sẽ tuân theo. Điều này bao gồm việc thu thập phản hồi và nhận xét chung trước khi đi sâu vào chi tiết cụ thể. Hướng dẫn thảo luận cũng nhắc nhở người điều hành chào mừng và giới thiệu những người tham gia, cũng như giải thích các mục tiêu của phiên họp, cách thức tiến hành phiên họp và phản hồi sẽ được sử dụng như thế nào.
Phân công Người điều hành và Người ghi chép
Người điều hành vừa có kỹ năng giữ cho phiên họp đi đúng hướng vừa có kiến thức về sáng kiến. Người điều hành có thể thu hút tất cả những người tham gia và có thể thích nghi và linh hoạt. Người điều hành là một đại diện không thiên vị của quá trình phản hồi.
Người ghi chép ghi chú để đảm bảo ý kiến của người tham gia được ghi lại chính xác.
BA có thể đảm nhận vai trò của người điều hành hoặc người ghi chép. Người điều hành và người ghi chép không được coi là những người tham gia tích cực trong phiên nhóm tiêu điểm và không gửi phản hồi.
Tiến hành Nhóm Tập trung
Người điều hành hướng dẫn cuộc thảo luận của nhóm, tuân theo một kịch bản đã chuẩn bị sẵn về các vấn đề cụ thể và đảm bảo rằng các mục tiêu được đáp ứng. Tuy nhiên, cuộc thảo luận nhóm sẽ diễn ra tự do và tương đối không có cấu trúc đối với những người tham gia. Một phiên thường kéo dài từ một đến hai giờ. Người ghi chép sẽ ghi lại các bình luận của nhóm.
Sau khi họp nhóm tập trung
Kết quả của nhóm tập trung được sao chép càng sớm càng tốt sau khi phiên kết thúc. BA phân tích và ghi lại các thỏa thuận và bất đồng của những người tham gia, tìm kiếm các xu hướng trong các phản hồi và tạo một báo cáo tóm tắt các kết quả.
CÂN NHẮC SỬ DỤNG
Điểm mạnh
- Khả năng thu thập dữ liệu từ một nhóm người trong một phiên duy nhất giúp tiết kiệm cả thời gian và chi phí so với việc thực hiện các cuộc phỏng vấn cá nhân với cùng một số lượng người.
- Hiệu quả để tìm hiểu thái độ, kinh nghiệm và mong muốn của mọi người.
- Thảo luận tích cực và khả năng đặt câu hỏi cho người khác tạo ra một môi trường trong đó những người tham gia có thể xem xét quan điểm cá nhân của họ trong mối quan hệ với các quan điểm khác.
- Một nhóm tập trung trực tuyến rất hữu ích khi ngân sách dịch chuyển bị hạn chế và những người tham gia bị phân tán về địa lý.
- Các phiên nhóm tập trung trực tuyến có thể được ghi lại dễ dàng để phát lại.
Hạn chế
- Trong bối cảnh nhóm, những người tham gia có thể lo lắng về các vấn đề về lòng tin hoặc có thể không muốn thảo luận về các chủ đề nhạy cảm hoặc cá nhân.
- Dữ liệu được thu thập về những gì mọi người nói có thể không nhất quán với cách mọi người thực sự cư xử.
- Nếu nhóm quá đồng nhất thì câu trả lời của họ có thể không đại diện cho toàn bộ các yêu cầu.
- Cần có một người điều hành có kỹ năng để quản lý các tương tác và thảo luận nhóm.
- Có thể khó sắp xếp lịch nhóm vào cùng một ngày và giờ.
- Các nhóm tập trung trực tuyến hạn chế sự tương tác giữa những người tham gia.
- Người điều hành một nhóm tập trung trực tuyến rất khó xác định thái độ nếu không đọc được ngôn ngữ cơ thể.
- Một người tham gia có tiếng nói có thể ảnh hưởng đến kết quả của nhóm tập trung.
