MỤC ĐÍCH
Phân tích quy trình đánh giá một quy trình về hiệu suất và hiệu quả của nó, cũng như khả năng xác định các cơ hội thay đổi.
MÔ TẢ
Phân tích quy trình được sử dụng cho các mục đích khác nhau bao gồm:
- Đề xuất một quy trình hiệu quả hơn hoặc hiệu quả hơn
- Xác định khoảng cách giữa trạng thái hiện tại và tương lai của một quy trình
- Hiểu các yếu tố được đưa vào đàm phán hợp đồng
- Hiểu cách dữ liệu và công nghệ được sử dụng trong một quy trình
- Phân tích tác động của một thay đổi đang chờ xử lý đối với một quy trình.
Một số bộ khung và phương pháp luận tồn tại tập trung vào các phương pháp phân tích và cải tiến quy trình, chẳng hạn như Six Sigma và Lean. Các phương pháp cải tiến quy trình bao gồm ánh xạ dòng giá trị, phân tích và kiểm soát thống kê, mô phỏng quy trình, đo điểm chuẩn và khung quy trình.
Những thay đổi phổ biến được thực hiện đối với các quy trình để cải thiện chúng bao gồm:
- Giảm thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc nhiều nhiệm vụ trong quy trình
- Sửa đổi giao diện hoặc chuyển giao giữa các vai trò và đơn vị tổ chức để loại bỏ lỗi, bao gồm giảm thiểu hoặc loại bỏ tắc nghẽn
- Tự động hóa các bước thường xuyên hơn hoặc có thể dự đoán được
- Tăng mức độ tự động hóa trong quá trình ra quyết định theo yêu cầu của quy trình.
Khi phân tích một quy trình, các nhà phân tích kinh doanh tìm kiếm:
- Cách quy trình bổ sung hoặc tạo ra giá trị cho tổ chức
- Cách quy trình phù hợp với mục tiêu và chiến lược của tổ chức
- Quy trình đang ở mức độ nào và cần phải hiệu quả, hiệu quả, lặp lại, đo lường, kiểm soát, sử dụng và minh bạch
- Các yêu cầu đối với một giải pháp bao trùm quy trình trạng thái trong tương lai và các bên liên quan bên ngoài của nó (bao gồm cả khách hàng) như thế nào.
YẾU TỐ
Xác định các lỗ hổng và các lĩnh vực cần cải thiện
Xác định các lỗ hổng và các lĩnh vực cần cải thiện giúp xác định lĩnh vực nào nằm trong phạm vi phân tích. Các mô hình và khung quy trình dành riêng cho ngành có thể hữu ích trong vấn đề này. Khi xác định các lỗ hổng và lĩnh vực cần cải thiện, BA:
- Xác định khoảng cách giữa trạng thái hiện tại và tương lai mong muốn
- Xác định khoảng cách và lĩnh vực nào là giá trị gia tăng và không có giá trị gia tăng
- Hiểu các điểm khó khăn và những thách thức của quy trình từ nhiều quan điểm
- Hiểu các cơ hội để cải thiện quy trình từ nhiều quan điểm,
- Sắp xếp các lỗ hổng và các lĩnh vực cần cải thiện theo định hướng chiến lược của tổ chức
- Hiểu mối quan hệ của các lỗ hổng và các lĩnh vực cần cải thiện trước những thay đổi trong doanh nghiệp.
Xác định nguyên nhân gốc rễ
Việc xác định nguyên nhân gốc rễ của các lỗ hổng và khu vực cần cải thiện đảm bảo rằng giải pháp giải quyết đúng lỗ hổng và khu vực.
Khi xác định nguyên nhân gốc rễ, BA cần hiểu:
- Có thể có nhiều nguyên nhân gốc rễ
- Đầu vào dẫn đến khoảng cách hoặc lĩnh vực cải tiến
- Ai là người phù hợp để xác định nguyên nhân gốc rễ
- Các thước đo và động lực hiện tại dành cho những người sở hữu hoặc thực hiện quy trình.
Tạo và đánh giá tùy chọn
Việc đưa ra các phương án và giải pháp thay thế để giải quyết khoảng cách hoặc lĩnh vực cải tiến giúp nhóm đánh giá và xem các quan điểm khác nhau để cải thiện quy trình. Điều quan trọng là các bên liên quan phải tham gia vào việc xác định tác động, tính khả thi và giá trị của giải pháp đề xuất so với các phương án thay thế.
Phương pháp phổ biến
SIPOC
SIPOC là một phương pháp phân tích quy trình bắt nguồn từ phương pháp Six Sigma và đã được áp dụng phổ biến hơn như một phương pháp phân tích quy trình bên ngoài Six Sigma.
Nó được sử dụng để xem xét quy trình và hiểu Nhà cung cấp, Đầu vào, Quy trình, Đầu ra và Khách hàng của quy trình đang được phân tích.
SIPOC cung cấp một cái nhìn tổng quan đơn giản về quy trình. Nó cũng cho thấy sự phức tạp của ai và cái gì liên quan đến việc tạo đầu vào cho quy trình và cho biết ai nhận được đầu ra từ quy trình. SIPOC là một công cụ mạnh mẽ được sử dụng để tạo ra cuộc đối thoại về các vấn đề, cơ hội, lỗ hổng, nguyên nhân gốc rễ cũng như các tùy chọn và giải pháp thay thế trong quá trình phân tích quy trình.
Ánh xạ dòng giá trị (VSM)
Ánh xạ dòng giá trị (VSM) là một phương pháp phân tích quy trình được sử dụng trong các phương pháp Lean.
Ánh xạ dòng giá trị liên quan đến việc lập biểu đồ và giám sát các đầu vào và điểm ứng dụng để xử lý các đầu vào đó, bắt đầu từ đầu cuối của chuỗi cung ứng. Ở mỗi giai đoạn, bản đồ luồng giá trị đo lường thời gian chờ cho đầu vào và thời gian xử lý thực tế tại các điểm ứng dụng (còn được gọi là thời gian chuyển đổi). Ở cuối chuỗi cung ứng, bản đồ dòng giá trị mô tả quy trình hậu cần hoặc quá trình phân phối cho khách hàng.
Ánh xạ dòng giá trị cung cấp bức tranh toàn cảnh một trang về tất cả các bước liên quan đến quy trình từ đầu đến cuối, bao gồm cả các yếu tố gia tăng giá trị (dòng giá trị) và không có gia tăng giá trị (lãng phí).
CÂN NHẮC SỬ DỤNG
Điểm mạnh
- Đảm bảo các giải pháp giải quyết đúng vấn đề, giảm thiểu lãng phí.
- Nhiều kỹ thuật và phương pháp khác nhau có thể được sử dụng và cung cấp cho các nhóm sự linh hoạt cao trong cách tiếp cận.
Hạn chế
- Có thể tốn nhiều thời gian.
- Có nhiều kỹ thuật và phương pháp phân tích quy trình. Có thể khó giải mã nên sử dụng cái gì và tuân theo chúng một cách nghiêm ngặt như thế nào, với phạm vi và mục đích.
- Có thể tỏ ra không hiệu quả trong việc cải tiến quy trình trong các quy trình chuyên sâu về kiến thức hoặc quyết định.
