MỤC ĐÍCH
Chỉ số đo lường và hiệu suất chính đo lường hiệu suất của các giải pháp, thành phần giải pháp và các vấn đề khác mà các bên liên quan quan tâm.
MÔ TẢ
Chỉ số đo là mức định lượng được của một chỉ số mà một tổ chức sử dụng để đo lường tiến độ. Một chỉ số xác định một phép đo bằng số cụ thể thể hiện mức độ tiến bộ trong việc đạt được một mục đích, mục tiêu, đầu ra, hoạt động hoặc đầu vào khác.
Chỉ số hiệu suất chính (KPI) là chỉ số đo lường tiến độ hướng tới mục tiêu hoặc mục tiêu chiến lược. Báo cáo là quá trình thông báo cho các bên liên quan về số liệu hoặc chỉ số theo định dạng cụ thể và theo khoảng thời gian cụ thể.
Số liệu và báo cáo là những thành phần chính của giám sát và đánh giá. Giám sát là một quá trình thu thập dữ liệu liên tục được sử dụng để xác định xem một giải pháp đã được triển khai tốt như thế nào so với kết quả mong đợi. Đánh giá là đánh giá một cách khách quan và có hệ thống về một giải pháp vừa để xác định tình trạng và hiệu quả của nó trong việc đáp ứng các mục tiêu theo thời gian, vừa để xác định các cách cải thiện giải pháp để đáp ứng các mục tiêu tốt hơn. Các ưu tiên hàng đầu của hệ thống giám sát và đánh giá là các mục tiêu và tác động dự kiến của giải pháp, cũng như đầu vào, hoạt động và đầu ra.
YẾU TỐ
Các chỉ số
Một chỉ sốhiển thị kết quả của việc phân tích một hoặc nhiều biện pháp cụ thể để giải quyết mối lo ngại về nhu cầu, giá trị, đầu ra, hoạt động hoặc đầu vào dưới dạng bảng hoặc biểu đồ. Mỗi mối quan tâm yêu cầu ít nhất một chỉ số để đo lường chính xác, nhưng một số có thể yêu cầu nhiều chỉ số.
Một chỉ số tốt có sáu đặc điểm:
- Rõ ràng: chính xác và rõ ràng.
- Có liên quan: phù hợp với mối quan tâm.
- Tiết kiệm: sẵn có với chi phí hợp lý.
- Đầy đủ: cung cấp cơ sở đầy đủ để đánh giá hiệu suất.
- Có thể định lượng: có thể kiểm chứng độc lập.
- Đáng tin cậy: dựa trên bằng chứng và nghiên cứu.
Ngoài những đặc điểm này, lợi ích của các bên liên quan cũng rất quan trọng.
Một số chỉ số có thể giúp các bên liên quan thực hiện hoặc cải thiện nhiều hơn những chỉ số khác. Theo thời gian, những điểm yếu trong một số chỉ số có thể được xác định và cải thiện.
Không phải tất cả các yếu tố có thể được đo lường trực tiếp. Trung gian đại diện có thể được sử dụng khi không có sẵn dữ liệu cho các chỉ số trực tiếp hoặc khi không thể thu thập định kỳ.
Ví dụ, trong trường hợp không có khảo sát về sự hài lòng của khách hàng, tổ chức có thể sử dụng tỷ lệ tương quan tất cả các hợp đồng được gia hạn làm chỉ số.
Khi thiết lập một chỉ số,BA sẽ xem xét nguồn, phương pháp thu thập, người thu thập và chi phí, tần suất và độ khó của việc thu thập.
Các nguồn dữ liệu thứ cấp có thể là kinh tế nhất, nhưng để đáp ứng các đặc điểm khác của một chỉ số tốt, có thể cần phải tiến hành nghiên cứu sơ cấp như khảo sát, phỏng vấn hoặc quan sát trực tiếp. Phương pháp thu thập dữ liệu là yếu tố chính quyết định chi phí của hệ thống giám sát, đánh giá và báo cáo.
Chỉ số đo
Chỉ số đo là các mức định lượng của các chỉ số được đo lường tại một thời điểm xác định. Chỉ số mục tiêu là mục tiêu cần đạt được trong một khoảng thời gian xác định. Khi thiết lập thước đo cho một chỉ số, điều quan trọng là phải hiểu rõ về điểm xuất phát cơ bản, các nguồn lực có thể được dành để cải thiện các yếu tố được bao hàm trong chỉ số và các mối quan tâm chính trị.
Một số liệu có thể là một điểm cụ thể, một ngưỡng hoặc một phạm vi. Một phạm vi có thể hữu ích nếu chỉ báo là mới. Tùy thuộc vào nhu cầu, phạm vi thời gian để đạt được số liệu mục tiêu có thể là nhiều năm, hàng năm, hàng quý hoặc thậm chí thường xuyên hơn.
Cấu trúc
Việc thiết lập một hệ thống giám sát và đánh giá đòi hỏi phải có quy trình thu thập dữ liệu, quy trình phân tích dữ liệu, quy trình báo cáo và thu thập dữ liệu cơ bản. Quy trình thu thập dữ liệu bao gồm các đơn vị phân tích, quy trình lấy mẫu, công cụ thu thập dữ liệu để sử dụng, tần suất thu thập và trách nhiệm thu thập.
Phương pháp phân tích xác định cả hai thủ tục cho tiến hành phân tích và người tiêu dùng dữ liệu, những người có thể quan tâm nhiều đến cách tiến hành phân tích. Quy trình báo cáo bao gồm các mẫu báo cáo, người nhận, tần suất và phương tiện liên lạc. Thông tin cơ bản là dữ liệu được cung cấp ngay trước hoặc khi bắt đầu một khoảng thời gian để đo lường.
Dữ liệu cơ sở được sử dụng cả để tìm hiểu về hiệu suất gần đây và để đo lường sự tiến bộ từ thời điểm đó trở đi. Nó cần được thu thập, phân tích và báo cáo cho từng chỉ số.
Có ba yếu tố chính trong việc đánh giá chất lượng của các chỉ số và thước đo của chúng: độ tin cậy, tính hiệu lực và tính kịp thời. Độ tin cậy là mức độ ổn định và nhất quán của phương pháp thu thập dữ liệu theo thời gian và không gian. Tính hiệu lực là mức độ dữ liệu đo lường rõ ràng và trực tiếp hiệu suất mà tổ chức dự định đo lường. Tính kịp thời là sự phù hợp của tần suất và độ trễ của dữ liệu với nhu cầu của ban quản lý.
Báo cáo
Thông thường, các báo cáo so sánh các đường cơ sở, chỉ số đo hiện tại và chỉ số đo mục tiêu với các tính toán về sự khác biệt được trình bày theo cả thuật ngữ tuyệt đối và tương đối. Trong hầu hết các tình huống, xu hướng đáng tin cậy và quan trọng hơn số liệu tuyệt đối.
Các bản trình bày trực quan có xu hướng hiệu quả hơn các bảng, đặc biệt khi sử dụng văn bản định tính để giải thích dữ liệu.
CÂN NHẮC SỬ DỤNG
Điểm mạnh
- Việc thiết lập một hệ thống giám sát và đánh giá cho phép các bên liên quan hiểu được mức độ mà giải pháp đáp ứng mục tiêu, cũng như hiệu quả của các đầu vào và hoạt động phát triển giải pháp (đầu ra).
- Các chỉ số, thước đo và báo cáo cũng tạo điều kiện thuận lợi cho sự liên kết của tổ chức, liên kết mục tiêu với mục tiêu, giải pháp hỗ trợ, nhiệm vụ cơ bản và nguồn lực.
Hạn chế
- Thu thập quá nhiều dữ liệu vượt quá mức cần thiết sẽ dẫn đến chi phí không cần thiết trong việc thu thập, phân tích và báo cáo. Nó cũng sẽ làm sao nhãng các thành viên dự án khỏi các trách nhiệm khác. Trên các dự án Agile, điều này sẽ đặc biệt phù hợp.
- Một chương trình đo lường quan liêu thất bại do thu thập quá nhiều dữ liệu và không tạo ra các báo cáo hữu ích cho phép hành động kịp thời. Những người chịu trách nhiệm thu thập dữ liệu số liệu phải được cung cấp phản hồi để hiểu hành động của họ đang ảnh hưởng như thế nào đến chất lượng của kết quả dự án.
- Khi các chỉ số được sử dụng để đánh giá hiệu suất, các cá nhân được đo lường có khả năng hành động để tăng hiệu suất của họ đối với các chỉ số đó, ngay cả khi điều này gây ra hiệu suất dưới mức tối ưu đối với các hoạt động khác.
