MỤC ĐÍCH
Ước lượng được sử dụng bởi BA và các bên liên quan khác để dự báo chi phí và nỗ lực liên quan đến việc theo đuổi một quá trình hành động.
MÔ TẢ
Ước lượng được sử dụng để hỗ trợ việc ra quyết định bằng cách dự đoán các thuộc tính như:
- Chi phí và nỗ lực để theo đuổi một quá trình hành động
- Lợi ích giải pháp dự kiến
- Chi phí dự án
- Hiệu suất nghiệp vụ
- Giá trị tiềm năng dự kiến từ một giải pháp
- Chi phí tạo ra một giải pháp
- Chi phí vận hành một giải pháp
- Tác động rủi ro tiềm ẩn.
Kết quả ước lượng đôi khi được thể hiện dưới dạng một số duy nhất. Biểu thị kết quả ước lượng dưới dạng một phạm vi (với các giá trị tối thiểu và tối đa cùng với xác suất) có thể mang lại mức độ hiệu quả cao hơn cho các bên liên quan.
Phạm vi này được gọi là khoảng tin cậy và đóng vai trò là thước đo mức độ không chắc chắn. Càng ít thông tin có sẵn cho công cụ ước lượng, khoảng tin cậy sẽ càng rộng.
Ước lượng là một quá trình lặp đi lặp lại. Các ước lượng được xem xét khi có thêm thông tin và cũng được sửa đổi (nếu thích hợp). Nhiều kỹ thuật ước lượng dựa trên hồ sơ hiệu suất lịch sử từ tổ chức để hiệu chỉnh các ước lượng dựa trên kinh nghiệm trước đó. Mỗi ước lượng có thể bao gồm một đánh giá về mức độ không chắc chắn liên quan của nó.
YẾU TỐ
Phương pháp
Các phương pháp ước lượng khác nhau được sử dụng cho các tình huống cụ thể. Trong mỗi trường hợp, điều quan trọng đối với người ước lượng là phải có một mô tả thống nhất về các yếu tố được ước lượng, thường ở dạng cấu trúc phân chia công việc hoặc một số phân tách khác của tất cả công việc được ước lượng. Khi phát triển và đưa ra ước lượng, các ràng buộc và giả định cũng cần được truyền đạt rõ ràng.
Các phương pháp ước tính phổ biến bao gồm:
- Từ trên xuống: kiểm tra các thành phần ở mức cao trong phân tích phân cấp.
- Từ dưới lên: sử dụng các yếu tố cấp thấp nhất của phân tích theo thứ bậc để kiểm tra công việc một cách chi tiết và ước lượng chi phí hoặc nỗ lực riêng lẻ, sau đó tổng hợp tất cả các yếu tố để đưa ra ước lượng tổng thể.
- Ước lượng tham số: sử dụng mô hình tham số đã hiệu chuẩn của thuộc tính phần tử được ước lượng. Điều quan trọng là tổ chức sử dụng lịch sử của chính mình để hiệu chỉnh bất kỳ mô hình tham số nào, vì các giá trị thuộc tính phản ánh kỹ năng và khả năng của cả nhân viên và các quy trình được sử dụng để thực hiện công việc.
- Thang độ lớn thô (Rough Order of Magnitude – ROM): là ước lượng cấp cao, nói chung dựa trên thông tin hạn chế, có thể có khoảng tin cậy rất rộng.
- Cuốn chiế: ước lượng lặp đi lặp lại trong suốt một sáng kiến hoặc dự án, cung cấp các ước lượngchi tiết cho các hoạt động ngắn hạn (chẳng hạn như lặp lại công việc) được ngoại suy cho phần còn lại của sáng kiến hoặc dự án.
- Delphi: sử dụng kết hợp đánh giá của chuyên gia và lịch sử. Có một số biến thể trong quy trình này, nhưng tất cả đều bao gồm các ước lượng riêng lẻ, chia sẻ ước lượng với các chuyên gia và có nhiều vòng ước lượng cho đến khi đạt được sự đồng thuận. Trung bình của ba ước lượng được sử dụng.
- PERT: mỗi thành phần của ước tính được cho ba giá trị: (1) Giá trị lạc quan, đại diện cho trường hợp tốt nhất, (2) Giá trị bi quan, đại diện cho trường hợp xấu nhất, (3) Giá trị có khả năng xảy ra nhất. Sau đó, giá trị PERT cho từng thành phần ước lượng được tính là giá trị trung bình có trọng số:
(Lạc quan + Bi quan + (4 * Khả năng cao nhất))/6.
Độ chính xác của Ước lượng
Độ chính xác của ước lượng là thước đo độ không đảm bảo đánh giá mức độ gần đúng của ước lượng với giá trị thực được đo sau này. Nó có thể được tính bằng tỷ lệ giữa độ rộng của khoảng tin cậy với giá trị trung bình của nó và sau đó được biểu thị bằng phần trăm. Khi có ít thông tin, chẳng hạn như trong giai đoạn đầu phát triển phương pháp giải pháp, ước lượng ROM được đưa ra, dự kiến sẽ có nhiều giá trị khả dĩ và mức độ không chắc chắn cao.
Ước lượng ROM thường không chính xác quá +50% đến -50%. Một ước lượng dứt khoát (chính xác hơn nhiều) có thể được thực hiện miễn là thu thập được nhiều dữ liệu trong thế giới thực hơn. Các ước lượng dứt khoát được sử dụng để dự đoán các mốc thời gian, ngân sách cuối cùng và nhu cầu nguồn lực lý tưởng phải chính xác trong khoảng 10% hoặc ít hơn.
Các nhóm có thể kết hợp việc sử dụng ước lượng ROM và ước lượng dứt khoát trong suốt dự án hoặc sáng kiến bằng cách sử dụng ước lượng cuốn chiếu. Một nhóm tạo ước lượng chính xác cho lần lặp hoặc giai đoạn tiếp theo (mà họ có đầy đủ thông tin), trong khi phần còn lại của công việc được đưa ra ước tính ROM. Khi kết thúc quá trình lặp lại hoặc giai đoạn tiếp cận, một ước lượng dứt khoát được thực hiện cho công việc của lần lặp hoặc giai đoạn tiếp theo và ước lượng ROM cho các hoạt động còn lại được tinh chỉnh.
Nguồn thông tin
Người ước lượng xem xét thông tin có sẵn từ kinh nghiệm trước đó cùng với các thuộc tính được ước lượng.
Một số nguồn thông tin phổ biến bao gồm:
- Các tình huống tương tự: sử dụng một yếu tố (dự án, sáng kiến, rủi ro hoặc yếu tố khác) giống như yếu tố được ước lượng.
- Lịch sử tổ chức: kinh nghiệm trước đây của tổ chức với công việc tương tự. Điều này hữu ích nhất nếu công việc trước đây được thực hiện bởi cùng một nhóm hoặc một nhóm có kỹ năng tương tự và bằng cách sử dụng các kỹ thuật tương tự.
- Đánh giá của chuyên gia: tận dụng kiến thức của các cá nhân về phần tử được ước tính. Việc ước lượng thường dựa vào chuyên môn của những người đã thực hiện công việc trong quá khứ, nội bộ hoặc bên ngoài tổ chức. Khi sử dụng các chuyên gia bên ngoài, người ước lượng sẽ tính đến các kỹ năng và khả năng liên quan của những người thực hiện công việc được ước lượng.
Độ chính xác và độ tin cậy của ước tính
Khi nhiều ước lượng được thực hiện cho một thuộc tính cụ thể, độ chính xác của việc ước lượng kết quả là thước đo sự thống nhất giữa các ước lượng (mức độ gần nhau của chúng). Bằng cách kiểm tra các biện pháp thiếu chính xác như phương sai hoặc độ lệch chuẩn, người ước lượng có thể xác định mức độ thỏa thuận của họ.
Độ tin cậy của một ước lượng (độ lặp lại của nó) được phản ánh trong sự thay đổi của các ước lượng được thực hiện bởi các phương pháp ước lượng khác nhau hoặc bởi các công cụ ước lượng khác nhau.
Để minh họa mức độ tin cậy và độ chính xác, ước lượng thường được biểu thị dưới dạng một dải giá trị có mức độ tin cậy liên quan. Nghĩa là, đối với một giá trị ước lượng tóm tắt và mức độ tin cậy nhất định, phạm vi giá trị là phạm vi dự kiến của các giá trị có thể dựa trên các ước tính được cung cấp. Ví dụ: nếu một nhóm ước lwowgnj rằng một số nhiệm vụ sẽ mất 40 giờ, khoảng tin cậy 90% có thể là 36 đến 44 giờ, tùy thuộc vào ước tính của từng cá nhân. Khoảng tin cậy 95% nghĩa là có thể là 38 đến 42 giờ. Nói chung, mức độ tin cậy trong ước lượng càng cao thì phạm vi sẽ càng hẹp.
Để cung cấp các ước lượng với mức độ tin cậy cụ thể, người ước lượng có thể sử dụng một kỹ thuật như PERT. Sử dụng nhiều ước lượng cho mỗi thành phần của ước lượng, một phân bố xác suất có thể được xây dựng. Phân phối này cung cấp một cách để tính toán ước tính tổng thể (kết hợp tất cả các yếu tố ước tính) dưới dạng một dải giá trị, với mức độ tin cậy liên quan.
Người đóng góp vào Ước lượng
Các công cụ ước lượng của một phần tử thường là những người chịu trách nhiệm về phần tử đó.
Ước lượng của một nhóm thường chính xác hơn ước lượng của một cá nhân, vì nó kết hợp chuyên môn của tất cả các thành viên trong nhóm.
Trong một số trường hợp, một tổ chức có một nhóm thực hiện ước lượng cho phần lớn công việc của tổ chức. Điều này được thực hiện cẩn thận, để ước tính phản ánh bối cảnh có thể xảy ra của phần tử được ước tính.
Khi một tổ chức cần mức độ tin cậy cao trong việc ước lượng của một số yếu tố quan trọng, tổ chức có thể yêu cầu một chuyên gia bên ngoài thực hiện hoặc xem xét việc ước lượng. Tổ chức có thể so sánh một ước lượng độc lập với ước lượng nội bộ để xác định những điều chỉnh nào có thể cần thiết.
CÂN NHẮC SỬ DỤNG
Điểm mạnh
- Ước lượng cung cấp cơ sở hợp lý cho ngân sách được chỉ định, khung thời gian hoặc quy mô của một tập hợp các yếu tố.
- Nếu không có ước lượng, các nhóm thực hiện thay đổi có thể được cung cấp ngân sách hoặc lịch trình không thực tế cho công việc của họ.
- Việc có một nhóm nhỏ gồm các cá nhân có kiến thức đưa ra ước lượng bằng cách tuân theo một kỹ thuật xác định thường dẫn đến dự đoán gần đúng hơn về giá trị thực tế so với việc ước lượng do một cá nhân thực hiện.
- Cập nhật ước lượng trong suốt chu trình làm việc, trong đó các yếu tố ước lượng được tinh chỉnh theo thời gian, kết hợp kiến thức và giúp đảm bảo thành công.
Hạn chế
- Ước lượng chỉ chính xác khi mức độ hiểu biết về các yếu tố được ước lượng. Nếu không có hiểu biết về tổ chức hoặc hiểu biết về cục bộ, các ước lượng có thể khác xa so với các giá trị thực tế được xác định sau này.
- Chỉ sử dụng một phương pháp ước lượng có thể khiến các bên liên quan có những kỳ vọng không thực tế.
