MỤC ĐÍCH
Phân tích nguyên nhân gốc rễ được sử dụng để xác định và đánh giá các nguyên nhân cơ bản của một vấn đề.
MÔ TẢ
Phân tích nguyên nhân gốc rễ là một cuộc kiểm tra có hệ thống về một vấn đề hoặc tình huống tập trung vào nguồn gốc của vấn đề như là điểm thích hợp để sửa chữa thay vì chỉ xử lý các tác động của nó. Nó áp dụng một phương pháp phân tích lặp đi lặp lại để tính đến việc có thể có nhiều hơn một nguyên nhân gốc rễ góp phần gây ra các tác động. Phân tích nguyên nhân gốc rễ xem xét các loại nguyên nhân chính như con người (lỗi của con người, thiếu đào tạo), vật lý (thiết bị hỏng hóc, cơ sở vật chất kém) hoặc tổ chức (thiết kế quy trình bị lỗi, cấu trúc kém).
Phân tích nguyên nhân gốc rễ giúp tổ chức thông tin trong một khuôn khổ, cho phép phân tích sâu hơn nếu cần. Phân tích nguyên nhân gốc rễ có thể được sử dụng cho:
- Phân tích phản ứng: xác định (các) nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đang xảy ra để có hành động khắc phục, hoặc
- Phân tích chủ động: xác định các khu vực có vấn đề tiềm ẩn để có hành động phòng ngừa.
Phân tích nguyên nhân gốc rễ sử dụng bốn hoạt động chính:
- Định nghĩa tuyên bố Vấn đề: mô tả vấn đề cần giải quyết.
- Thu thập dữ liệu: thu thập thông tin về bản chất, cường độ, vị trí và thời gian của hiệu ứng.
- Xác định nguyên nhân: điều tra các kiểu tác động để khám phá các hành động cụ thể góp phần gây ra vấn đề.
- Xác định hành động: xác định hành động khắc phục sẽ ngăn ngừa hoặc giảm thiểu sự tái diễn
YẾU TỐ
Biểu đồ xương cá
Biểu đồ xương cá (còn được gọi là Ishikawa hoặc biểu đồ nguyên nhân và kết quả) được sử dụng để xác định và sắp xếp các nguyên nhân có thể xảy ra của một vấn đề. Công cụ này giúp tập trung vào nguyên nhân của vấn đề so với giải pháp và sắp xếp các ý tưởng để phân tích sâu hơn. Biểu đồ đóng vai trò như một bản đồ mô tả các mối quan hệ nhân quả có thể xảy ra.
Các bước để phát triển sơ đồ xương cá bao gồm:
Bước 1. Nắm bắt vấn đề hoặc vấn đề đang thảo luận trong một hộp ở đầu sơ đồ.
Bước 2. Vẽ một đường thẳng từ khung ngang qua mặt giấy hoặc bảng trắng (tạo thành gai xương cá).
Bước 3. Vẽ các đường chéo từ cột sống để thể hiện các loại nguyên nhân tiềm ẩn của vấn đề. Các danh mục có thể bao gồm con người, quy trình, công cụ và chính sách.
Bước 4. Vẽ các đường nhỏ hơn để thể hiện các nguyên nhân sâu xa hơn.
Bước 5. Động não phân loại và nguyên nhân tiềm ẩn của vấn đề và nắm bắt chúng dưới danh mục thích hợp.
Bước 6. Phân tích kết quả. Hãy nhớ rằng nhóm đã xác định nguyên nhân tiềm năng duy nhất của vấn đề. Cần phân tích thêm để xác thực nguyên nhân thực tế, lý tưởng nhất là với dữ liệu.
Bước 7. Động não tìm ra các giải pháp tiềm năng khi nguyên nhân thực sự đã được xác định.
Kỹ thuật 5 tại sao (5 Whys)
Năm tại sao là một quá trình đặt câu hỏi để khám phá bản chất và nguyên nhân của một vấn đề. Cách tiếp cận năm tại sao liên tục đặt ra các câu hỏi nhằm cố gắng tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề. Đây là một trong những công cụ hỗ trợ đơn giản nhất để sử dụng khi các vấn đề có thành phần tương tác của con người.
Để sử dụng kỹ thuật này:
Bước 1. Viết vấn đề lên bảng lật hoặc bảng trắng.
Bước 2. Hỏi “Tại sao bạn nghĩ vấn đề này xảy ra?” và nắm bắt ý tưởng bên dưới vấn đề.
Bước 3. Hỏi “Tại sao?” một lần nữa và nắm bắt ý tưởng đó bên dưới ý tưởng đầu tiên.
Tiếp tục với bước 3 cho đến khi bạn tin rằng nguyên nhân gốc rễ thực sự đã được xác định. Điều này có thể cần nhiều hơn hoặc ít hơn năm câu hỏi – kỹ thuật này được gọi là năm tại sao vì thường cần nhiều câu hỏi như vậy để tìm ra nguyên nhân gốc rễ, chứ không phải vì câu hỏi phải được hỏi năm lần.
Năm tại sao có thể được sử dụng riêng lẻ hoặc là một phần của kỹ thuật sơ đồ xương cá. Sau khi tất cả các ý tưởng được ghi lại trong sơ đồ, hãy sử dụng cách tiếp cận năm tại sao để đi sâu vào nguyên nhân gốc rễ.
CÂN NHẮC SỬ DỤNG
Điểm mạnh
- Giúp duy trì quan điểm khách quan khi thực hiện phân tích nguyên nhân và kết quả.
- Cho phép các bên liên quan chỉ định một giải pháp hiệu quả tại các điểm thích hợp cho hành động khắc phục.
Hạn chế
- Hoạt động tốt nhất khi BA được đào tạo chính thức để đảm bảo xác định được nguyên nhân gốc rễ, chứ không chỉ các triệu chứng của vấn đề.
- Có thể gặp khó khăn với những vấn đề phức tạp; tồn tại khả năng dẫn đến một lối mòn sai lầm và/hoặc kết luận bế tắc.
