MỤC ĐÍCH
Danh sách, bản đồ và chân dung các bên liên quan hỗ trợ BA phân tích các bên liên quan và đặc điểm của họ. Phân tích này rất quan trọng trong việc đảm bảo rằng BA xác định tất cả các nguồn yêu cầu có thể có và các bên liên quan đã hiểu đầy đủ để các quyết định được đưa ra liên quan đến sự tham gia, hợp tác và giao tiếp của các bên liên quan là những lựa chọn tốt nhất cho các bên liên quan và cho sự thành công của sáng kiến.
MÔ TẢ
Phân tích các bên liên quan bao gồm việc xác định các bên liên quan có thể bị ảnh hưởng bởi một sáng kiến được đề xuất hoặc có chung nhu cầu nghiệp vụ. Phân tích các bên liên quan ghi chú, xem xét và phân tích các đặc điểm khác nhau của các bên liên quan được xác định.
Các loại đặc điểm chung của các bên liên quan đáng được xác định và phân tích bao gồm:
- Mức độ quyền hạn trong phạm vi thay đổi và trong tổ chức,
- Thái độ hoặc sự quan tâm đến sự thay đổi đang được thực hiện,
- Thái độ đối với công việc và vai trò của phân tích nghiệp vụ, và
- Cấp độ thẩm quyền ra quyết định.
Để biết chi tiết về công việc liên quan đến việc tiến hành phân tích kỹ lưỡng các bên liên quan, hãy xem Kế hoạch gắn kết các bên liên quan).
Khi phân tích các bên liên quan, BA sử dụng một hoặc nhiều kỹ thuật để đưa ra danh sách các bên liên quan và phân tích chúng. Danh sách các bên liên quan, bản đồ và cá tính là ba công cụ có thể được sử dụng khi thực hiện công việc này.
YẾU TỐ
Danh sách các bên liên quan
BA có thể áp dụng một số kỹ thuật để tạo danh sách các bên liên quan. Động não và phỏng vấn là hai kỹ thuật phổ biến có thể được sử dụng.
Mục tiêu là đảm bảo tạo ra một danh sách kỹ lưỡng vì danh sách này là trọng tâm của cả hoạt động phân tích các bên liên quan và công việc lập kế hoạch mà BA thực hiện để khơi gợi, cộng tác và giao tiếp.
Danh sách các bên liên quan có thể trở nên khá dài. Khi phân tích được tiến hành, BA sẽ phân loại và thêm cấu trúc vào danh sách. Điều quan trọng là phải có một danh sách đầy đủ để đảm bảo rằng không có bên liên quan hoặc nhóm bên liên quan quan trọng nào bị bỏ qua (điều này sẽ mở ra nguy cơ các yêu cầu sẽ bị bỏ sót sau này).
Bản đồ các bên liên quan
Bản đồ các bên liên quan là sơ đồ mô tả mối quan hệ của các bên liên quan với giải pháp và với nhau.
Có nhiều dạng bản đồ các bên liên quan, nhưng có hai dạng phổ biến bao gồm:
- Ma trận các bên liên quan: so sánh mức độ ảnh hưởng của các bên liên quan với mức độ quan tâm của các bên liên quan.
- Sơ đồ củ hành: cho biết mức độ tham gia của các bên liên quan với giải pháp, các bên liên quan nào sẽ tương tác trực tiếp với giải pháp hoặc tham gia vào một quy trình nghiệp vụ, là một phần của tổ chức lớn hơn và bên ngoài tổ chức.
BA thường bắt đầu phân tích các bên liên quan bằng cách xem xét phạm vi đề xuất của giải pháp và sau đó phân tích nhóm nào sẽ bị ảnh hưởng. Khi bắt đầu phân tích này, BA có thể tạo ra ma trận các bên liên quan để xác định từng bên liên quan và vai trò của họ liên quan đến việc phát triển các yêu cầu. Trong suốt một dự án, vị trí của các bên liên quan trên ma trận có thể thay đổi do những thay đổi về tổ chức, môi trường hoặc phạm vi yêu cầu. Do những thay đổi tiềm ẩn này, phân tích các bên liên quan được coi là lặp đi lặp lại và được BA xem xét thường xuyên.
- Ảnh hưởng cao/Tác động cao: các bên liên quan là những người đóng vai trò quan trọng trong nỗ lực thay đổi. BA nên tập trung nỗ lực và thu hút nhóm này thường xuyên.
- Ảnh hưởng cao/Tác động thấp: các bên liên quan có nhu cầu cần được đáp ứng. BA nên thu hút và tham khảo ý kiến của họ, đồng thời cố gắng thu hút họ và tăng mức độ quan tâm của họ đối với hoạt động thay đổi.
- Ảnh hưởng thấp/Tác động cao: các bên liên quan là những người ủng hộ và những đại sứ thiện chí tiềm năng cho nỗ lực thay đổi. BA nên thu hút nhóm này để lấy ý kiến đóng góp của họ và thể hiện sự quan tâm đến nhu cầu của họ.
- Ảnh hưởng thấp/Tác động thấp: các bên liên quan có thể được thông báo thông qua các phương tiện truyền thông chung. Sự tham gia bổ sung có thể đưa họ vào góc phần tư đại sứ thiện chí, điều này có thể giúp nỗ lực đạt được sự hỗ trợ bổ sung.
Ma trận trách nhiệm (RACI)
Một ma trận các bên liên quan phổ biến khác là ma trận trách nhiệm (RACI). RACI là viết tắt của bốn loại trách nhiệm mà một bên liên quan có thể nắm giữ trong sáng kiến: Trách nhiệm thực thi (Responsible), Trách nhiệm giải trình (Accountable), Được tham vấn (Consulted) và Được thông báo (Informed). Khi hoàn thành ma trận RACI, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan hoặc nhóm bên liên quan đã được xác định. Sau đó, phân tích sâu hơn sẽ được tiến hành để chỉ định RACI nhằm xác định mức độ trách nhiệm mong đợi từ mỗi bên liên quan và/hoặc nhóm. Thông thường, cần xác định từng thuật ngữ để bất kỳ bên liên quan nào sử dụng ma trận RACI đều hiểu được sự hiểu biết nhất quán về nhiệm vụ và các vai trò liên quan.
- Trách nhiệm thực thi (R): những người sẽ thực hiện công việc được giao.
- Trách nhiệm giải trình (A): người chịu trách nhiệm cuối cùng về việc hoàn thành tốt nhiệm vụ và là người ra quyết định. Chỉ có một bên liên quan nhận được nhiệm vụ này.
- Tham vấn (C): bên liên quan hoặc nhóm bên liên quan sẽ được yêu cầu đưa ra ý kiến hoặc thông tin về nhiệm vụ. Nhiệm vụ này thường được giao cho các chuyên gia về lĩnh vực nghiệp vụ (SME).
- Được thông báo (I): một bên liên quan hoặc nhóm bên liên quan được cập nhật về nhiệm vụ và được thông báo về kết quả của nó. Được thông báo khác với Được tham vấn vấn vì với Được thông báo, giao tiếp là một chiều (BA với các bên liên quan) và với Được tư vấn thì giao tiếp là hai chiều
Chân dung
Chân dung (Personas) được định nghĩa là một nhân vật hoặc nguyên mẫu hư cấu thể hiện cách người dùng thông thường tương tác với sản phẩm. Personas rất hữu ích khi có mong muốn tìm hiểu nhu cầu của một nhóm hoặc một lớp người dùng. Mặc dù các nhóm người dùng là hư cấu nhưng chúng được xây dựng để đại diện cho những người dùng thực tế. Nghiên cứu được tiến hành để hiểu nhóm người dùng và sau đó các cá nhân được tạo ra dựa trên kiến thức hơn là ý kiến. Một số kỹ thuật khơi gợi có thể được sử dụng để tiến hành nghiên cứu này. Phỏng vấn và khảo sát/bảng câu hỏi là hai kỹ thuật thường được sử dụng để thu thập thông tin này. Nhân vật này được viết dưới dạng tường thuật và tập trung vào việc cung cấp cái nhìn sâu sắc về mục tiêu của nhóm.
Điều này cho phép người đọc nhìn nhận câu chuyện từ quan điểm của nhóm bên liên quan. Personas giúp người dùng trở nên sống động, từ đó khiến những người thiết kế và xây dựng giải pháp cảm thấy nhu cầu là thực tế.
CÂN NHẮC SỬ DỤNG
Điểm mạnh
- Xác định những người cụ thể phải tham gia vào các hoạt động tìm hiểu yêu cầu.
- Giúp BA lên kế hoạch cho các hoạt động cộng tác, truyền thông và tạo điều kiện thuận lợi để thu hút tất cả các nhóm bên liên quan.
- Hữu ích để hiểu những thay đổi trong các nhóm bị ảnh hưởng theo thời gian.
Hạn chế
- BA liên tục làm việc với cùng một nhóm có thể không sử dụng kỹ thuật quản lý và phân tích các bên liên quan vì họ nhận thấy sự thay đổi là tối thiểu trong các nhóm tương ứng của họ.
- Việc đánh giá thông tin về một đại diện bên liên quan cụ thể, chẳng hạn như tầm ảnh hưởng và lợi ích, có thể phức tạp và có thể mang lại cảm giác rủi ro về mặt chính trị
