BABOK – Chương 10 – Mục 10.50 – Hội thảo

MỤC ĐÍCH

Hội thảo mang các bên liên quan lại với nhau để hợp tác nhằm đạt được mục tiêu đã xác định trước.

MÔ TẢ

Hội thảo là một sự kiện tập trung có sự tham dự của các bên liên quan chính và các chuyên gia về lĩnh vực nghiệp vụ (SME) trong một khoảng thời gian tập trung. Một hội thảo có thể được tổ chức cho các mục đích khác nhau bao gồm lập kế hoạch, phân tích, thiết kế, xác định phạm vi, gợi ý yêu cầu, mô hình hóa hoặc bất kỳ sự kết hợp nào của những mục đích này. Hội thảo có thể được sử dụng để tạo ra ý tưởng cho các tính năng hoặc sản phẩm mới, nhằm đạt được sự đồng thuận về một chủ đề hoặc để xem xét các yêu cầu hoặc thiết kế.

Hội thảo thường bao gồm:

Một nhóm đại diện của các bên liên quan
Một mục tiêu được xác định
Công việc tương tác và hợp tác
Một sản phẩm công việc được xác định
Người hỗ trợ.

Hội thảo có thể thúc đẩy sự tin tưởng, hiểu biết lẫn nhau và giao tiếp mạnh mẽ giữa các bên liên quan và tạo ra các sản phẩm bàn giao giúp cấu trúc và định hướng các nỗ lực làm việc trong tương lai.

Lý tưởng nhất là hội thảo được điều hành bởi một người điều phối trung lập, có kinh nghiệm; tuy nhiên, một thành viên trong nhóm cũng có thể đóng vai trò là người điều phối. Người ghi chép ghi lại các quyết định đã đạt được và mọi vấn đề còn tồn đọng. BA có thể là người điều phối hoặc người ghi chép trong các hội thảo này. Trong trường hợp BA là chuyên gia về lĩnh vực này, họ có thể đóng vai trò là người tham gia hội thảo. Điều này phải được tiếp cận một cách thận trọng vì nó có thể khiến người khác nhầm lẫn về vai trò của BA.

YẾU TỐ

Chuẩn bị cho Hội thảo

Khi chuẩn bị cho hội thảo, BA:

Xác định mục đích và kết quả mong muốn
Xác định các bên liên tham gia quan chính
Xác định người hướng dẫn và người ghi chép
Tạo chương trình nghị sự
Xác định cách thức thu thập kết quả đầu ra
Lên lịch phiên họp và mời những người tham gia
Sắp xếp phòng hậu cần và trang thiết bị
Gửi trước chương trình nghị sự và các tài liệu khác để chuẩn bị cho những người tham dự và tăng năng suất tại cuộc họp
Nếu thích hợp, tiến hành phỏng vấn trước hội thảo với người tham gia.

Vai trò trong hội thảo

Có một số vai trò liên quan đến một hội thảo thành công:

Nhà tài trợ: thường không phải là người tham gia hội thảo nhưng có trách nhiệm cuối cùng về kết quả của nó.
Người điều phối: thiết lập một không khí chuyên nghiệp và khách quan cho hội thảo, giới thiệu mục tiêu và chương trình nghị sự của hội thảo, thực thi các quy tắc cơ bản và cơ cấu, giữ cho các hoạt động tập trung vào mục đích và kết quả mong muốn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định và giải quyết xung đột, đồng thời đảm bảo rằng tất cả những người tham gia có cơ hội được lắng nghe.
Người ghi chép: ghi lại các quyết định theo mẫu đã được xác định trước hội thảo và theo dõi mọi nội dung hoặc vấn đề được trì hoãn trong phiên họp.
Máy bấm giờ: có thể được sử dụng để theo dõi thời gian dành cho từng hạng mục trong chương trình nghị sự.
Thành phần tham gia: bao gồm các bên liên quan chính và các chuyên gia về chủ đề. Họ có trách nhiệm đưa ra ý kiến đóng góp và quan điểm của mình, lắng nghe các quan điểm khác và thảo luận các vấn đề một cách không thiên vị.

Tiến hành Hội thảo

Để đảm bảo rằng tất cả những người tham gia đều có sự hiểu biết chung, người điều phối thường bắt đầu hội thảo bằng tuyên bố về mục đích và kết quả mong muốn. Một số hội thảo cũng có thể bắt đầu bằng một nhiệm vụ dễ dàng hoặc thú vị để phá băng và giúp những người tham gia cảm thấy thoải mái khi làm việc cùng nhau.

Việc thiết lập các quy tắc cơ bản đã được thống nhất có thể là một phương pháp hiệu quả để thiết lập một môi trường hợp tác hiệu quả. Các quy tắc cơ bản có thể bao gồm:

Tôn trọng ý kiến của người khác
Mọi người đều được mong đợi đóng góp
Cuộc thảo luận lạc đề nên được giới hạn trong một khoảng thời gian cụ thể
Thảo luận về các vấn đề chứ không phải con người
Thỏa thuận về cách đưa ra quyết định.

Trong suốt hội thảo, người điều phối duy trì sự tập trung bằng cách thường xuyên xác nhận các hoạt động của phiên này phù hợp với mục đích và kết quả của hội thảo.

Kết thúc hội thảo

Sau hội thảo, người điều phối sẽ theo dõi mọi mục hành động đang mở đã được ghi lại tại hội thảo, hoàn thiện tài liệu và phân phát cho những người tham dự hội thảo và bất kỳ bên liên quan nào cần được thông báo về công việc đã thực hiện.

CÂN NHẮC SỬ DỤNG

Điểm mạnh

Có thể là phương tiện để đạt được thỏa thuận trong một khoảng thời gian tương đối ngắn.
Cung cấp phương tiện để các bên liên quan cộng tác, đưa ra quyết định và đạt được sự hiểu biết lẫn nhau.
Chi phí thường thấp hơn chi phí thực hiện nhiều cuộc phỏng vấn.
Những người tham gia có thể đưa ra phản hồi về các vấn đề hoặc quyết định ngay lập tức.

Hạn chế

Sự sẵn sàng của các bên liên quan có thể gây khó khăn cho việc lên lịch hội thảo.
Sự thành công của hội thảo phụ thuộc rất nhiều vào chuyên môn của người điều hành và kiến thức của những người tham gia.
Hội thảo có quá nhiều người tham gia có thể làm chậm quá trình hội thảo. Ngược lại, việc thu thập ý kiến từ quá ít người tham gia có thể dẫn đến việc bỏ qua các nhu cầu hoặc vấn đề quan trọng đối với một số bên liên quan hoặc đưa ra quyết định không đại diện cho nhu cầu của đa số các bên liên quan.