Khơi gợi và hợp tác
Bản chất liên chức năng của nghiệp vụ thông tin thường yêu cầu BA sử dụng các công cụ và kỹ thuật tài liệu chuyên dụng để gợi ra các loại yêu cầu cụ thể từ các bên liên quan, cả nghiệp vụ và kỹ thuật.
Các bên liên quan cá nhân chỉ có thể sở hữu một phần kiến thức và chuyên môn về:
- Các quyết định nghiệp vụ cần được hỗ trợ
- Các yếu tố dữ liệu hỗ trợ các quyết định nghiệp vụ đó
- Các quy tắc tìm nguồn cung ứng, chuyển đổi và tích hợp dữ liệu
- Trình bày các thông tin cần thiết.
Các cuộc phỏng vấn với từng bên liên quan xác định thông tin và phân tích sâu sắc cần thiết để hỗ trợ việc ra quyết định của họ. Hội thảo với các bên liên quan từ các lĩnh vực chức năng khác nhau của doanh nghiệp có thể giúp phát hiện các yêu cầu thông tin chung, chồng chéo mà sẽ được đáp ứng tốt hơn bằng giải pháp tích hợp.
Mô hình dữ liệu và từ điển dữ liệu cung cấp các định nghĩa về cấu trúc và quy tắc nghiệp vụ của dữ liệu hệ thống hiện có. BA đánh giá các tài liệu có sẵn để xác định sự không hoàn chỉnh của một mô hình hoặc sự không nhất quán giữa các mô hình.
Các mô hình quy trình được mở rộng bao gồm các tạo phẩm dữ liệu có thể giúp xác định các nguồn dữ liệu cần thiết tại các điểm quyết định. Các mô hình quyết định xác định các yêu cầu phân tích dữ liệu và quy tắc nghiệp vụ cho các quyết định.
Các gói chức năng nghiệp vụ thông minh sẵn có có thể cung cấp cho BA một bộ công cụ tạo mẫu hiệu quả cao để gợi ý và làm rõ thông tin của các bên liên quan cũng như các yêu cầu liên lạc.
Kỹ thuật trong BABOK® Guide
- Động não
- Phân tích tài liệu
- Nhóm tập trung
- Phân rã chức năng
- Bảng thuật ngữ
- Phân tích giao diện
- Phỏng vấn
- Theo dõi hạng mục
- Quan sát
- Tạo nguyên mẫu (Prototype)
- Hội thảo
- Danh sách các bên liên quan, Bản đồ hoặc Personas
- Khảo sát hoặc bảng câu hỏi
Quản lý vòng đời yêu cầu
Bản chất kiến trúc của lĩnh vực nghiệp vụ thông minh đòi hỏi phải thiết lập các khả năng cơ sở hạ tầng trong giải pháp. Điều này có thể tạo ra sự phụ thuộc về cấu trúc trong giải pháp, đặc biệt khi việc phân phối được thực hiện theo từng giai đoạn, ảnh hưởng đến việc ưu tiên các nhu cầu nghiệp vụ riêng lẻ. Thông thường có thể đạt được hiệu quả bằng cách thực hiện các yêu cầu liên quan cùng một lúc.
Kỹ thuật trong BABOK® Guide
- Theo dõi hạng mục
- Mô hình hóa tổ chức
- Đánh độ ưu tiên
- Đánh giá
- Ma trận vai trò và quyền
- Danh sách các bên liên quan, Bản đồ hoặc Personas
- Hội thảo
Phân tích chiến lược
BA có thể sử dụng các mô hình dữ liệu khái niệm cấp cao để lập bản đồ trạng thái thông tin hiện tại của công ty, xác định các kho thông tin và đánh giá các vấn đề và cơ hội liên quan của họ. Mô hình hóa tổ chức có thể được sử dụng để đánh giá mọi cơ sở hạ tầng quản lý dữ liệu hiện tại, chẳng hạn như quản lý siêu dữ liệu và quản trị dữ liệu.
Khi xác định chiến lược trạng thái trong tương lai, BA có thể sử dụng các mô hình cấp cao để lập bản đồ kiến trúc để lưu trữ dữ liệu cũng như truyền tải và chuyển đổi dữ liệu:
- Mô hình dữ liệu logic: cung cấp cái nhìn tĩnh về kiến trúc giải pháp, đại diện cho cổng thông tin kết nối nguồn cung cấp dữ liệu đầu vào vận hành với việc cung cấp đầu ra thông tin nghiệp vụ.
- Sơ đồ luồng dữ liệu: thường được sử dụng để lập bản đồ các khía cạnh động của giải pháp (dữ liệu chuyển động) và để xác định các cấu trúc kiến trúc khác như độ trễ và khả năng truy cập.
- Mô hình quyết định: hữu ích trong việc xác định cách đưa ra các quyết định nghiệp vụ liên quan cũng như phân tích dữ liệu có thể được sử dụng hiệu quả ở đâu và như thế nào để đáp ứng những nhu cầu này.
- Mô hình dữ liệu vật lý: hiển thị môi trường triển khai bao gồm kho dữ liệu và siêu thị dữ liệu.
Kiến trúc mở rộng được cung cấp bởi các giải pháp nghiệp vụ thông minh có thể hỗ trợ triển khai dần dần trên các lĩnh vực chức năng khác nhau của doanh nghiệp. BA có thể xác định các lựa chọn chiến lược thay đổi dựa trên nhu cầu và ưu tiên nghiệp vụ, tác động đến hoạt động nghiệp vụ và khả năng sử dụng của các thành phần cơ sở hạ tầng hiện có.
Kỹ thuật trong BABOK® Guide
- Quản lý hạng mục tồn đọng
- Chuẩn đo và phân tích thị trường
- Động não
- Phân tích quy tắc nghiệp vụ
- Sơ đồ luồng dữ liệu
- Lập mô hình dữ liệu
- Phân tích quyết định
- Mô hình quyết định
- Phân tích tài liệu
- Ước lượng
- Nhóm tập trung
- Phân rã chức năng
- Bảng thuật ngữ
- Mô hình hóa tổ chức
- Phân tích và quản lý rủi ro
- Phân tích Nguyên nhân Gốc rễ
- Danh sách các bên liên quan, Bản đồ hoặc Personas
- Phân tích SWOT
Phân tích yêu cầu và định nghĩa thiết kế
Khi lập mô hình và chỉ định việc thu thập và lưu trữ dữ liệu văn phòng hỗ trợ yêu cầu, BA sử dụng các kỹ thuật mô hình hóa hướng dữ liệu cụ thể như Mô hình hóa dữ liệu, Từ điển dữ liệu, Mô hình hóa quyết định và Phân tích quy tắc nghiệp vụ.
Các mô hình dữ liệu của hệ thống hiện tại giúp xác định tính sẵn có của dữ liệu và xác định các phần dư thừa, không nhất quán và các vấn đề về chất lượng dữ liệu. Khi tài liệu hệ thống hiện có không tồn tại hoặc lỗi thời, mô hình kỹ thuật đảo ngược có thể là một thành phần quan trọng của công việc và thường yêu cầu cộng tác với các chuyên gia kỹ thuật như quản trị viên cơ sở dữ liệu và lập trình viên ứng dụng.
Mô hình dữ liệu trạng thái trong tương lai cho thấy thông tin nguồn được cấu trúc tổng quát như thế nào trong giải pháp được đề xuất. Quá trình chuyển đổi tổng thể thường được mô hình hóa bằng Sơ đồ luồng dữ liệu để minh họa việc quản lý các yêu cầu về độ trễ và khả năng truy cập trong giải pháp. BA xác định quy tắc nghiệp vụ cụ thể để kiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu và chuyển đổi dữ liệu.
Để lập mô hình và xác định đầu ra thông tin hành chính, BA:
- Phân tích các báo cáo hiện có để xác định xem chúng có phù hợp để được thay thế hoặc sửa chữa bằng kết quả đầu ra của thông tin nghiệp vụ hay không
- Sử dụng các khả năng nghiệp vụ thông minh như truy vấn đặc biệt, khai thác dữ liệu và xử lý sự kiện phức tạp để xác định và chỉ định nội dung cũng như định dạng của các kết quả đầu ra thông tin nghiệp vụ mới.
BA tham gia vào việc đánh giá khả năng của một giải pháp được đề xuất (thường là gói phần mềm thương mại có sẵn) đối với các yêu cầu cụ thể. Trong bối cảnh nghiệp vụ thông minh, chúng bao gồm các yêu cầu chức năng như cơ sở tự phục vụ, công cụ phân tích dữ liệu, công cụ trình bày dữ liệu, khả năng xem chi tiết và các yêu cầu phi chức năng liên quan đến các vấn đề như chất lượng dữ liệu, độ trễ dữ liệu và hiệu suất truy vấn.
Kỹ thuật trong BABOK® Guide
- Tiêu chí chấp nhận và đánh giá
- Thẻ điểm cân bằng
- Phân tích quy tắc nghiệp vụ
- Từ điển dữ liệu
- Sơ đồ luồng dữ liệu
- Lập mô hình dữ liệu
- Mô hình quyết định
- Phân tích tài liệu
- Phân rã chức năng
- Bảng thuật ngữ
- Phân tích giao diện
- Phỏng vấn
- Chuẩn đo và KPI
- Yêu cầu phi chức năng
- Quan sát
- Mô hình hóa tổ chức
- Đánh độ ưu tiên
- Mô hình hóa quy trình
- Tạo nguyên mẫu
- Đánh giá
- Mô hình hóa phạm vi
- Sơ đồ trình tự
- Danh sách các bên liên quan, Bản đồ hoặc Personas
- Mô hình hóa trạng thái
- Use case và kịch bản
- Đánh giá nhà cung cấp
Đánh giá giải pháp
Một hạn chế chung của doanh nghiệp khi giới thiệu giải pháp nghiệp vụ thông minh là việc sử dụng không đúng mức tài nguyên thông tin và chức năng phân tích mà giải pháp cung cấp. Các bên liên quan không quen với khả năng của thông tin nghiệp vụ có thể chỉ tập trung vào việc thay thế hoặc sửa chữa các thông tin đầu ra hiện có. BA khám phá và đánh giá cơ hội để có thêm giá trị nhờ giải pháp nghiệp vụ thông minh.
Kỹ thuật trong BABOK® Guide
- Tiêu chí chấp nhận và đánh giá
- Thẻ điểm cân bằng
- Phân tích quy tắc nghiệp vụ
- Sơ đồ luồng dữ liệu
- Lập mô hình dữ liệu
- Phân tích quyết định
- Mô hình quyết định
- Ước lượng
- Nhóm tập trung
- Phân rã chức năng
- Bảng thuật ngữ
- Phỏng vấn
- Theo dõi hạng mục
- Chuẩn đo và KPI
- Quan sát
- Mô hình hóa tổ chức
- Đánh độ ưu tiên
- Mô hình hóa quy trình
- Phân tích và quản lý rủi ro
- Danh sách các bên liên quan, Bản đồ hoặc Personas
- Khảo sát hoặc bảng câu hỏi
- Phân tích SWOT
- Use case và kịch bản
- Câu chuyện của người dùng
- Đánh giá nhà cung cấp
