Quan điểm Quản lý quy trình nghiệp vụ nêu bật các đặc điểm độc đáo của phân tích nghiệp vụ khi được thực hiện trong bối cảnh phát triển hoặc cải tiến các quy trình nghiệp vụ.
Quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM) là một nguyên tắc quản lý và một tập hợp các công nghệ hỗ trợ:
- Tập trung vào cách tổ chức thực hiện công việc nhằm mang lại giá trị trên nhiều lĩnh vực chức năng cho khách hàng và các bên liên quan,
- Hướng tới quan điểm phân phối giá trị trên toàn bộ tổ chức
- Nhìn tổ chức qua lăng kính lấy quy trình làm trung tâm.
Sáng kiến BPM mang lại giá trị bằng cách triển khai các cải tiến về cách thức thực hiện công việc trong tổ chức.
BPM xác định cách tạo, sửa đổi, hủy bỏ và quản lý các quy trình thủ công và tự động. Các tổ chức có quan điểm lấy quy trình làm trung tâm coi BPM là một nỗ lực liên tục và là một phần không thể thiếu trong quá trình quản lý và vận hành liên tục của tổ chức.
PHẠM VI THAY ĐỔI
BA làm việc trong lĩnh vực BPM có thể giải quyết một quy trình duy nhất với phạm vi hạn chế hoặc họ có thể giải quyết tất cả các quy trình trong tổ chức.
BA thường tập trung vào cách các quy trình của một tổ chức có thể được thay đổi để cải thiện và đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.
Vòng đời của BPM thường bao gồm các hoạt động sau:
- Thiết kế: xác định các quy trình và xác định trạng thái hiện tại (nguyên trạng) của chúng và xác định cách thức chúng ta đạt đến trạng thái tương lai (tồn tại). Khoảng cách giữa các trạng thái này có thể được sử dụng để xác định kỳ vọng của các bên liên quan về cách thức vận hành doanh nghiệp.
- Mô hình hóa: biểu diễn đồ họa của quy trình ghi lại quy trình cũng như so sánh trạng thái hiện tại (nguyên trạng) và trạng thái tương lai (tồn tại). Giai đoạn này của vòng đời BPM cung cấp đầu vào cho các yêu cầu và đặc tả thiết kế giải pháp, cũng như phân tích giá trị tiềm năng của chúng. Mô phỏng có thể sử dụng dữ liệu định lượng để có thể phân tích và so sánh giá trị tiềm năng của các biến thể trong quá trình.
- Thực thi và giám sát: cung cấp cùng loại đầu vào như mô hình hóa nhưng về mặt thực thi thực tế của các quy trình. Dữ liệu được thu thập do luồng quy trình nghiệp vụ thực tế rất đáng tin cậy và khách quan, điều này khiến dữ liệu trở thành tài sản rất hữu ích trong việc phân tích giá trị và đề xuất các giải pháp thay thế để cải tiến thiết kế.
- Tối ưu hoá: hành động lặp đi lặp lại liên tục của hoạt động của các giai đoạn trước đó. Kết quả của việc thực hiện và giám sát quy trình nghiệp vụ được sử dụng để sửa đổi các mô hình và thiết kế để loại bỏ mọi điểm thiếu hiệu quả và tăng thêm giá trị. Tối ưu hóa có thể là nguồn của các yêu cầu và định nghĩa thiết kế giải pháp đến trực tiếp từ các bên liên quan và cộng đồng người dùng. Tối ưu hóa quy trình cũng là một cách tốt để chứng minh giá trị của việc sửa đổi giải pháp được đề xuất và biện minh cho các sáng kiến cải tiến quy trình và sản phẩm.
Phạm vi thay đổi
Mục tiêu của BPM là đảm bảo rằng việc phân phối giá trị được tối ưu hóa trong các quy trình từ đầu đến cuối. Một sáng kiến BPM toàn diện có thể mở rộng ra toàn bộ doanh nghiệp. Một sáng kiến BPM duy nhất có thể khiến tổ chức trở nên tập trung vào quy trình hơn bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về các quy trình của tổ chức đó. Các quy trình của tổ chức xác định tổ chức làm gì và thực hiện như thế nào. Sở hữu sự hiểu biết thấu đáo vềcác quy trình cho phép các bên liên quan điều chỉnh các quy trình này để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của cả tổ chức và khách hàng của tổ chức.
Các sáng kiến riêng lẻ có thể cải thiện các quy trình và quy trình phụ cụ thể. Việc chia nhỏ các quy trình lớn hơn, phức tạp hơn thành các phần nhỏ hơn (quy trình phụ) cho phép BA hiểu rõ hơn về từng quy trình đang thực hiện và cách tối ưu hóa chúng.
Độ sâu của sự thay đổi
BA sử dụng khung BPM để tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân tích và hiểu biết sâu sắc về các quy trình của tổ chức. Khung BPM là tập hợp hoặc mô tả các quy trình cho một tổ chức chung, ngành cụ thể, lĩnh vực chuyên môn hoặc loại luồng giá trị. Khung BPM xác định các cấp độ quy trình cụ thể trong toàn bộ kiến trúc quy trình của tổ chức.
Ví dụ, BA thực hiện phân tích chuỗi cung ứng như một phương tiện đánh giá các quy trình cụ thể trong một tổ chức. Việc phân tích chuỗi cung ứng thường được tiến hành bằng cách phân chia các quy trình ở cấp độ nhóm thành các tiểu hợp phần riêng lẻ và sau đó phân chia chúng thành các cá nhân thực hiện các nhiệm vụ cụ thể.
BA liên quan đến quản lý quy trình nghiệp vụ thường xuyên tham gia vào các hoạt động cải tiến liên tục vì họ thường là những người quen thuộc nhất với BPM.
Giá trị và giải pháp được cung cấp
Mục tiêu của BPM là cải thiện hiệu suất hoạt động (hiệu quả, hiệu quả, khả năng thích ứng và chất lượng) và giảm chi phí và rủi ro. BA thường coi tính minh bạch trong các quy trình và hoạt động là giá trị cốt lõi chung của các sáng kiến BPM. Tính minh bạch trong các quy trình và hoạt động giúp cho người ra quyết định có cái nhìn rõ ràng về kết quả hoạt động của các quyết định liên quan đến quy trình trước đó. Những nỗ lực phân tích nghiệp vụ thường bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu nghiệp vụ của khách hàng. Nhu cầu thường được gọi là trình điều khiển BPM. Trình điều khiển BPM bao gồm:
- Sáng kiến giảm chi phí
- Tăng chất lượng
- Tăng năng suất
- Sự cạnh tranh mới nổi
- Quản lý rủi ro
- Sáng kiến tuân thủ
- Tự động hóa quy trình thế hệ tiếp theo
- Triển khai hệ thống cốt lõi
- Đổi mới và tăng trưởng
- Hợp lý hóa sau sáp nhập và mua lại
- Sáng kiến tiêu chuẩn hóa
- Các chương trình chuyển đổi lớn
- Thành lập Trung tâm BPM Xxất sắc
- Tăng sự nhanh nhẹn
- Tốc độ hoặc các quy trình nhanh hơn.
