Vị trí phân tích nghiệp vụ
BA làm việc trong lĩnh vực quản lý quy trình nghiệp vụ có thể đảm nhận nhiều vai trò khác nhau:
- Kiến trúc sư quy trình: chịu trách nhiệm mô hình hóa, phân tích, triển khai, giám sát và liên tục cải tiến các quy trình nghiệp vụ. Kiến trúc sư quy trình biết cách thiết kế các quy trình nghiệp vụ và cách nâng cao các quy trình đó theo cách thủ công hoặc để thực hiện quy trình nghiệp vụ tự động trên nền tảng BPM. Kiến trúc sư quy trình giải quyết và hướng dẫn các quyết định xung quanh kiến thức, phương pháp và công nghệ quy trình nào là cần thiết để đáp ứng các mục tiêu của tổ chức đối với một sáng kiến BPM cụ thể. Các kiến trúc sư quy trình nâng cao và chuyển đổi các quy trình nghiệp vụ thành các mẫu quy trình có thể thực thi và nâng cao về mặt kỹ thuật. Tùy thuộc vào sáng kiến BPM, các kiến trúc sư quy trình có thể tập trung vào việc quản lý hiệu quả nghiệp vụ hoặc lập bản đồ công nghệ cho các hoạt động nghiệp vụ. Kiến trúc sư quy trình chịu trách nhiệm phát triển và duy trì các tiêu chuẩn cũng như kho lưu trữ các mô hình tham chiếu cho sản phẩm và dịch vụ, quy trình nghiệp vụ, các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và các yếu tố thành công quan trọng (CSF). Họ đang tham gia vào các sáng kiến chuyển đổi và phân tích quy trình.
- Nhà phân tích/Thiết kế quy trình: có kiến thức, kỹ năng và sự quan tâm chi tiết về quy trình. Họ là những chuyên gia trong việc ghi lại và hiểu rõ thiết kế quy trình cũng như xu hướng hiệu suất. Các nhà phân tích/thiết kế quy trình quan tâm đến việc tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ để tăng hiệu suất nghiệp vụ tổng thể. Mục tiêu này đòi hỏi sự hiểu biết về quy trình chi tiết và bao gồm việc thực hiện phân tích cần thiết để tối ưu hóa quy trình. Họ thực hiện phân tích và đánh giá các quy trình hiện tại, đánh giá các phương án thiết kế quy trình thay thế và đưa ra các đề xuất thay đổi dựa trên các khuôn khổ khác nhau.
- Trình tạo mô hình quy trình: nắm bắt và ghi lại các quy trình nghiệp vụ (cả hiện tại và tương lai). Người lập mô hình quy trình thường là nhà phân tích quy trình làm việc để ghi lại một quy trình để triển khai hoặc hỗ trợ bởi hệ thống CNTT. Các chức năng của nhà phân tích/thiết kế quy trình và người lập mô hình quy trình thường nằm trong một vị trí duy nhất.
Kết quả phân tích nghiệp vụ
Kết quả của BA làm việc trong lĩnh vực quản lý quy trình nghiệp vụ bao gồm:
- Mô hình quy trình nghiệp vụ
- Quy tắc nghiệp vụ
- Đo lường hiệu suất quy trình
- Các quyết định nghiệp vụ
- Đánh giá hiệu suất quá trình.
Mô hình quy trình nghiệp vụ
Các mô hình quy trình nghiệp vụ bắt đầu ở cấp độ cao nhất dưới dạng mô hình từ đầu đến cuối của toàn bộ quy trình và có thể trở nên cụ thể như lập mô hình luồng công việc cụ thể.
Các mô hình quy trình nghiệp vụ đóng vai trò vừa là đầu ra vừa là điểm khởi đầu để phân tích quy trình. Chúng được chia thành các mô hình trạng thái hiện tại (nguyên trạng) và trạng thái tương lai (tương lai). Các mô hình trạng thái hiện tại mô tả quá trình như nó đang hoạt động mà không có bất kỳ cải tiến nào. Mô hình trạng thái tương lai hình dung một quá trình sẽ trông như thế nào nếu tất cả các tùy chọn cải tiến được kết hợp. Lợi ích của việc phát triển mô hình trạng thái hiện tại là biện minh cho việc đầu tư vào quy trình bằng cách cho phép BA đo lường hiệu quả của việc cải tiến quy trình và ưu tiên các thay đổi đối với quy trình. Các mô hình chuyển tiếp mô tả giai đoạn tạm thời của các trạng thái cần thiết để chuyển từ quy trình trạng thái hiện tại sang quy trình trạng thái tương lai.
Quy tắc nghiệp vụ
Các quy tắc nghiệp vụ hướng dẫn các quy trình nghiệp vụ và nhằm mục đích khẳng định cấu trúc nghiệp vụ hoặc kiểm soát hành vi nghiệp vụ. Các quy tắc nghiệp vụ được xác định trong quá trình phân tích quy trình và yêu cầu và thường tập trung vào các tính toán nghiệp vụ, các vấn đề kiểm soát truy cập và chính sách của một tổ chức. Việc phân loại các quy tắc nghiệp vụ có thể giúp quyết định cách chúng sẽ được triển khai tốt nhất. Quy tắc nghiệp vụ cung cấp cái nhìn sâu sắc về cách thức hoạt động của doanh nghiệp và cách các quy trình góp phần đáp ứng các mục tiêu và mục tiêu của doanh nghiệp.
BA phân tích lý do tồn tại của một quy tắc nghiệp vụ và nghiên cứu tác động của nó đối với quy trình nghiệp vụ trước khi cải tiến hoặc thiết kế lại nó. Khi thích hợp, các quy tắc nghiệp vụ có thể được ánh xạ tới các quy trình riêng lẻ thông qua các quyết định mà chúng ảnh hưởng trừ khi chúng liên quan chặt chẽ đến hiệu suất của quy trình.
Đo lường hiệu suất quy trình
Các thước đo hiệu suất quy trình là các thông số được sử dụng để xác định các cơ hội cải tiến quy trình. Các biện pháp thực hiện quy trình được xác định và triển khai để đảm bảo rằng các quy trình được điều chỉnh phù hợp với nhu cầu nghiệp vụ và mục tiêu chiến lược của tổ chức. Các biện pháp thực hiện quy trình có thể giải quyết được nhiều khía cạnh của một quy trình bao gồm chất lượng, thời gian, chi phí, tính linh hoạt, hiệu quả, hiệu quả, khả năng đáp ứng, khả năng thích ứng, tính linh hoạt, sự hài lòng của khách hàng, tốc độ, tính thay đổi, khả năng hiển thị, sự đa dạng, số lần làm lại và khối lượng.
Nhiều thước đo hiệu suất quá trình tìm cách đo lường hiệu lực và hiệu quả của quá trình cũng như mức độ đạt được các mục tiêu của quá trình. Khi được triển khai trên toàn doanh nghiệp, các thước đo hiệu suất quy trình có thể chỉ ra mức độ trưởng thành của văn hóa quy trình trong một tổ chức và tạo ra sự hiểu biết chung về hiệu suất quy trình trong toàn tổ chức. Các biện pháp thực hiện là chìa khóa để xác định các thỏa thuận cấp độ dịch vụ trong đó một tổ chức cung cấp dịch vụ cho khách hàng của họ.
Quyết định nghiệp vụ
Quyết định nghiệp vụ là một loại nhiệm vụ hoặc hoạt động cụ thể trong một quy trình nghiệp vụ nhằm xác định tập hợp các tùy chọn nào sẽ được quy trình thực hiện. Các quyết định phải được đưa ra (sử dụng một nhiệm vụ hoặc hoạt động) và sau đó thực hiện theo (thường thông qua một cổng hoặc nhánh trong quy trình). Các quyết định có thể được thực hiện thủ công hoặc tự động, được mô hình hóa độc lập và được mô tả tốt nhất bằng cách sử dụng các quy tắc nghiệp vụ. Các quy tắc quyết định, thường được triển khai thông qua một công cụ quy tắc nghiệp vụ, cho phép các hoạt động nghiệp vụ này được tự động hóa.
Đánh giá hiệu suất quy trình
Sự thành công của bất kỳ sáng kiến BPM nào đều dựa trên ý định và khả năng liên tục đo lường và giám sát hiệu suất của các quy trình nghiệp vụ được nhắm mục tiêu. Đánh giá có thể ở dạng tĩnh và được ghi lại bằng các báo cáo đánh giá và phiếu ghi điểm hoặc động và được gửi qua bảng thông tin. Nó cung cấp thông tin cần thiết cho những người ra quyết định trong một tổ chức để triển khai lại và điều chỉnh các nguồn lực để đáp ứng các mục tiêu hiệu suất của quá trình.
