Sự chuẩn bị (Preparation)
Những người tham gia làm việc cá nhân trên tài liệu được rà soát bằng cách sử dụng các tài liệu, thủ tục, quy tắc và danh sách kiểm tra được cung cấp liên quan. Cá nhân những người tham gia xác định lỗi, câu hỏi và nhận xét, theo sự hiểu biết của họ về tài liệu và vai trò. Tất cả các vấn đề được ghi lại, tốt nhất là sử dụng biểu mẫu ghi nhật ký. Lỗi chính tả cũng sẽ được ghi lại trong tài liệu được rà soát nhưng không được đề cập trong cuộc họp. Tài liệu chú thích được trao cho tác giả tài liệu vào cuối cuộc họp. Sử dụng danh sách kiểm tra trong giai đoạn này có thể giúp cho việc rà soát hiệu quả hơn, ví dụ: danh sách kiểm tra dựa trên các quan điểm như người dùng, người bảo trì, người kiểm thử hoặc người vận hành hoặc danh sách cho các vấn đề viết mã điển hình.
Một yếu tố thành công quan trọng cho sự chuẩn bị kỹ lưỡng là số trang được kiểm tra mỗi giờ. Đây được gọi là tỷ lệ kiểm tra. Tỷ lệ kiểm tra tối ưu là kết quả của sự kết hợp nhiều yếu tố, bao gồm loại tài liệu, độ phức tạp của tài liệu, số lượng tài liệu liên quan và kinh nghiệm của người rà soát.
Thông thường, tốc độ kiểm tra nằm trong khoảng từ 5 đến 10 trang mỗi giờ, nhưng có thể ít hơn nhiều đối với kiểm tra chính thức, ví dụ: một trang mỗi giờ. Trong quá trình chuẩn bị, người tham gia không được vượt quá tiêu chí này. Bằng cách thu thập dữ liệu và đo lường quá trình rà soát, có thể thiết lập các tiêu chí dành riêng cho công ty để kiểm tra tỷ lệ và kích thước tài liệu (xem giai đoạn lập kế hoạch), tốt nhất là cụ thể cho một loại tài liệu.
Họp rà soát (Review meeting)
Cuộc họp thường bao gồm các yếu tố sau (một phần tùy thuộc vào loại đánh giá): giai đoạn ghi nhật ký, giai đoạn thảo luận và giai đoạn quyết định.
Trong giai đoạn ghi nhật ký, các sự cố, ví dụ: các lỗi đã được xác định trong quá trình chuẩn bị được đề cập từng trang, từng người rà soát và được ghi lại bởi tác giả hoặc bởi người ghi chép. Một người riêng biệt thực hiện việc ghi nhật ký (a scribe) đặc biệt hữu ích đối với các loại rà soát chính thức như kiểm tra.
Để đảm bảo tiến độ và hiệu quả, các thảo luận thực sự trong giai đoạn ghi nhật ký là không được phép. Nếu một vấn đề cần thảo luận, mục này sẽ được ghi lại và sau đó được xử lý trong giai đoạn thảo luận. Một cuộc thảo luận chi tiết về việc một vấn đề có phải là lỗi hay không không có ý nghĩa lắm, vì sẽ hiệu quả hơn nhiều nếu chỉ ghi nhật ký vấn đề đó và tiến hành vấn đề tiếp theo.
Hơn nữa, bất chấp ý kiến của nhóm, một lỗi được thảo luận và loại bỏ cũng có thể trở thành một lỗi thực sự trong quá trình làm lại (rework).
Mỗi lỗi và mức độ nghiêm trọng của nó nên được ghi lại. Người tham gia xác định lỗi đề xuất mức độ nghiêm trọng. Các mức độ nghiêm trọng có thể là:
- Nghiêm trọng: lỗi sẽ gây ra thiệt hại lớn kéo theo nhiều lỗi khác (downstream); phạm vi và tác động của lỗi nằm ngoài tài liệu được kiểm tra.
- Chính: các khiếm khuyết có thể gây ra hiệu ứng lỗi ở phần khác (ví dụ: lỗi trong thiết kế có thể dẫn đến lỗi trong quá trình triển khai).
- Lỗi nhỏ: không có khả năng gây ra thiệt hại cho phần khác (ví dụ: không tuân thủ các tiêu chuẩn và mẫu).
Để giữ giá trị gia tăng của các rà soát, lỗi chính tả không phải là một phần của việc phân loại lỗi. Các lỗi chính tả được những người tham gia lưu ý trong tài liệu được xem xét và đưa cho tác giả vào cuối cuộc họp hoặc có thể được xử lý trong một bài kiểm tra hiệu đính riêng.
Trong giai đoạn ghi nhật ký, trọng tâm là ghi nhật ký càng nhiều lỗi càng tốt trong một khung thời gian nhất định. Để đảm bảo điều này, người điều hành cố gắng duy trì tốc độ ghi tốt (số lượng lỗi được ghi mỗi phút). Trong một cuộc họp rà soát chính thức được lãnh đạo tốt và có kỷ luật, tốc độ ghi nhật ký phải nằm trong khoảng từ một đến hai lỗi được ghi lại mỗi phút.
Với rà soát chính thức, các vấn đề được phân loại (như mục thảo luận) sẽ được xử lý trong giai đoạn họp này. Rà soát không chính thức thường sẽ không có giai đoạn ghi nhật ký riêng và sẽ bắt đầu ngay với phần thảo luận. Những người tham gia có thể tham gia vào cuộc thảo luận bằng cách đưa ra nhận xét và lập luận của họ. Là chủ tọa của cuộc họp thảo luận, người điều hành sẽ quan tâm đến các vấn đề của mọi người. Ví dụ: người điều hành ngăn các cuộc thảo luận trở nên quá riêng tư, viết lại các nhận xét nếu cần và yêu cầu tạm dừng để hạ nhiệt các cuộc thảo luận và/hoặc người tham gia “nóng”.
Người rà soát không cần tham gia thảo luận có thể rời đi hoặc ở lại. Người điều hành cũng điều hành phần này của cuộc họp và đảm bảo rằng tất cả các mục được thảo luận hoặc là có kết quả vào cuối cuộc họp hoặc được xác định như là một điểm hành động nếu cuộc thảo luận không thể giải quyết được trong cuộc họp. Kết quả của các cuộc thảo luận được ghi lại để tham khảo trong tương lai.
Vào cuối cuộc họp, những người tham gia phải đưa ra quyết định về tài liệu được rà soát, đôi khi dựa trên các tiêu chí kết thúc (exit criteria) chính thức. Tiêu chí kết thúc quan trọng nhất là số lượng trung bình các lỗi nghiêm trọng và/hoặc lỗi lớn được tìm thấy trên mỗi trang (ví dụ: không quá ba lỗi nghiêm trọng/chính trên mỗi trang). Nếu số lỗi được tìm thấy trên mỗi trang vượt quá một mức nhất định, thì tài liệu phải được rà soát lại sau khi nó đã được làm lại. Nếu tài liệu tuân thủ tiêu chí kết thúc, tài liệu sẽ được kiểm tra trong quá trình theo dõi bởi người điều hành hoặc một hoặc nhiều người tham gia. Sau đó, tài liệu có thể rời khỏi quá trình xem xét.
Nếu một dự án đang gấp, người điều hành đôi khi sẽ buộc phải bỏ qua việc rà soát lại và phải chấp nhận một tài liệu dễ bị lỗi. Việc đặt và thống nhất các tiêu chí kết thúc được định lượng giúp người điều hành luôn đưa ra quyết định chắc chắn.
Ngoài số lượng lỗi trên mỗi trang, các tiêu chí kết thúc khác được sử dụng để đo mức độ kỹ lưỡng của quy trình rà soát, chẳng hạn như đảm bảo rằng tất cả các trang đã được kiểm tra với tỷ lệ phù hợp. Số lượng lỗi trung bình trên mỗi trang chỉ là một chỉ số chất lượng hợp lệ nếu các tiêu chí quy trình này được đáp ứng.
Làm lại (Rework)
Dựa trên các khiếm khuyết được phát hiện, tác giả sẽ từng bước cải thiện tài liệu được rà soát. Không phải mọi khiếm khuyết được tìm thấy đều dẫn đến việc làm lại. Tác giả có trách nhiệm đánh giá xem một khiếm khuyết có cần phải sửa chữa hay không. Nếu không có gì được thực hiện về một vấn đề vì một lý do nào đó, thì ít nhất nó nên được báo cáo để chỉ ra rằng tác giả đã rà soát vấn đề đó.
Những thay đổi được thực hiện đối với tài liệu phải dễ dàng xác định trong quá trình theo dõi. Do đó, tác giả phải chỉ ra các thay đổi được thực hiện (ví dụ: sử dụng “Theo dõi các thay đổi” (Track changes) trong phần mềm xử lý văn bản).
Theo dõi (Follow up)
Người kiểm duyệt chịu trách nhiệm đảm bảo rằng các hành động thỏa đáng đã được thực hiện đối với tất cả các lỗi (được ghi lại), đề xuất cải tiến quy trình và yêu cầu thay đổi. Mặc dù người kiểm duyệt kiểm tra để đảm bảo rằng tác giả đã thực hiện hành động đối với tất cả các lỗi đã biết, nhưng người kiểm duyệt không cần thiết phải kiểm tra chi tiết tất cả các sửa chữa.
Nếu quyết định rằng tất cả những người tham gia sẽ kiểm tra tài liệu cập nhật, người điều hành sẽ đảm nhận việc phân phối và thu thập phản hồi. Đối với các loại đánh giá chính thức hơn, người kiểm duyệt sẽ kiểm tra việc tuân thủ các tiêu chí kết thúc.
Để kiểm soát và tối ưu hóa quy trình rà soát, người điều hành sẽ thu thập một số phép đo ở mỗi bước của quy trình. Ví dụ về các phép đo như vậy bao gồm số lượng lỗi được tìm thấy, số lượng lỗi được tìm thấy trên mỗi trang, thời gian dành cho việc kiểm tra trên mỗi trang, tổng nỗ lực xem xét…. Người điều hành có trách nhiệm đảm bảo rằng thông tin là chính xác và được lưu trữ để phân tích trong tương lai.
Bản gốc Tiếng Anh các bạn có thể Tải về Tại đây
