MỤC ĐÍCH
Mục đích của Xác định Chiến lược thay đổi là phát triển và đánh giá các phương pháp thay thế cho sự thay đổi, sau đó chọn phương pháp được đề xuất.
MÔ TẢ
Phát triển một chiến lược thay đổi sẽ đơn giản hơn khi trạng thái hiện tại và trạng thái tương lai đã được xác định, bởi vì chúng cung cấp một số bối cảnh cho sự thay đổi.
Chiến lược thay đổi mô tả rõ ràng bản chất của sự thay đổi về:
- Bối cảnh của sự thay đổi
- Xác định các chiến lược thay đổi thay thế
- Giải thích lý do tại sao một chiến lược thay đổi cụ thể lại là cách tiếp cận tốt nhất
- Sự đầu tư và nguồn lực cần thiết để hướng tới trạng thái tương lai
- Doanh nghiệp sẽ nhận ra giá trị như thế nào sau khi giải pháp được chuyển giao
- Các bên liên quan chính trong sự thay đổi
- Trạng thái chuyển tiếp trong quá trình thực hiện.
Việc trình bày chiến lược thay đổi phù hợp phụ thuộc vào quan điểm của nhóm thay đổi và các bên liên quan. Chiến lược thay đổi có thể được trình bày như một phần của tình huống nghiệp vụ, bản kệ công việc (SOW – Statement Of Work), kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp hoặc ở các định dạng khác.
Việc xác định một chiến lược thay đổi thường bao gồm đến việc xác định nhiều chiến lược và cuối cùng là lựa chọn một chiến lược phù hợp nhất với tình huống.
Chiến lược thay đổi ban đầu có thể chỉ đòi hỏi đạt được vài phần của trạng thái tương lai, và do đó chỉ bao gồm một vài phần của một giải pháp hoàn chỉnh. Đối với mỗi trạng thái chuyển tiếp trong quá trình đạt đến trạng thái tương lai, chiến lược thay đổi cần làm rõ phần nào của giải pháp đã được hoàn thành và phần nào chưa, cũng như phần nào của giá trị có thể được hiện thực hóa và phần nào thì không thể.
ĐẦU VÀO
- Mô tả trạng thái hiện tại: cung cấp bối cảnh về trạng thái hiện tại, bao gồm các đánh giá về ảnh hưởng bên trong và bên ngoài đối với doanh nghiệp đang được xem xét.
- Mô tả trạng thái tương lai: cung cấp ngữ cảnh về trạng thái tương lai mong muốn.
- Kết quả phân tích rủi ro: mô tả các rủi ro đã xác định và mức độ rủi ro của từng rủi ro.
- Phương pháp tiếp cận sự cam kết của các bên liên quan: hiểu nhu cầu giao tiếp và cộng tác của các bên liên quan có thể giúp xác định các hoạt động liên quan đến thay đổi cần được đưa vào như một phần của chiến lược thay đổi
YẾU TỐ
Phạm vi giải pháp
Giải pháp là kết quả của một sự thay đổi cho phép doanh nghiệp thỏa mãn một nhu cầu. Như một phần của chiến lược thay đổi, nhiều tùy chọn giải pháp có thể được đánh giá, cách tiếp cận giải pháp tốt nhất được chứng minh và lựa chọn. Phạm vi giải pháp xác định ranh giới của giải pháp và được mô tả đủ chi tiết để cho phép các bên liên quan hiểu được những khả năng mới mà sự thay đổi sẽ mang lại.
Nó cũng mô tả cách giải pháp được đề xuất giúp đạt được các mục tiêu của trạng thái tương lai. Phạm vi giải pháp có thể phát triển xuyên suốt sáng kiến khi khám phá thêm được thông tin.
Phạm vi giải pháp có thể được mô tả theo nhiều cách khác nhau, bao gồm cả việc sử dụng:
- Khả năng,
- Công nghệ,
- Quy tắc nghiệp vụ,
- Quyết định nghiệp vụ,
- Dữ liệu,
- Quy trình,
- Tài nguyên,
- Kiến thức và kỹ năng,
- Các mô hình và mô tả về thị trường,
- Địa điểm,
- Mạng lưới các mối quan hệ,
- Cơ cấu tổ chức,
- Quy trình làm việc,
- Sự kiện,
- Trình tự,
- Động lực
- Logic kinh doanh.
Phạm vi giải pháp cũng có thể bao gồm các mô tả về các thành phần giải pháp ngoài phạm vi để mang lại sự rõ ràng.
Phân tích lỗ hổng
Phân tích lỗ hổng (gap analysis) xác định sự khác biệt giữa trạng thái hiện tại và trạng thái tương lai. Để thực hiện phân tích lỗ hổng, cả trạng thái hiện tại và trạng thái tương lai phải được xác định. Việc sử dụng các kỹ thuật tương tự để mô tả cả trạng thái hiện tại và tương lai sẽ hỗ trợ phân tích lỗ hổng, vì nó đơn giản hóa việc so sánh.
Phân tích lỗ hổng có thể giúp xác định những lỗ hổng mà ngăn doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu và đạt được mục tiêu. Nó có thể được sử dụng để xác định xem doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu của mình bằng cách sử dụng cấu trúc, nguồn lực, khả năng và công nghệ hiện có hay không. Nếu doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu với khả năng hiện tại thì sự thay đổi có thể sẽ tương đối nhỏ, hoặc có thể không có thay đổi nào cả. Trong các trường hợp khác, một chiến lược thay đổi là cần thiết để tạo ra những khả năng còn thiếu hoặc cải thiện những khả năng hiện có. Các khả năng được phân tích trong phân tích lỗ hổng có thể bao gồm:
- Quy trình,
- Chức năng,
- Lĩnh vực nghiệp vụ,
- Cơ cấu tổ chức,
- Địa điểm,
- Dữ liệu và thông tin,
- Năng lực của nhân viên,
- Kiến thức và kỹ năng,
- Đào tạo,
- Cơ sở vật chất,
- Các hệ thống ứng dụng
- Cơ sở hạ tầng công nghệ
Các lỗ hổng cần được giải quyết trong các trạng thái chuyển tiếp và trạng thái tương lai.
Đánh giá sự sẵn sàng của doanh nghiệp
BA phân tích doanh nghiệp để đánh giá khả năng thực hiện thay đổi và duy trì sự thay đổi trong trạng thái tương lai. Đánh giá mức độ sẵn sàng xem xét năng lực của doanh nghiệp không chỉ để thực hiện thay đổi mà còn để sử dụng và duy trì giải pháp cũng như nhận ra giá trị từ giải pháp. Việc đánh giá cũng tính đến sự sẵn sàng về văn hóa của các bên liên quan và sự sẵn sàng hoạt động trong việc đưa ra thay đổi, thời gian từ khi thay đổi được thực hiện đến khi giá trị có thể được nhận ra và các nguồn lực sẵn có để hỗ trợ nỗ lực thay đổi.
Chiến lược thay đổi
Chiến lược thay đổi là một kế hoạch ở cấp độ cao về các hoạt động và sự kiện chính sẽ được sử dụng để chuyển doanh nghiệp từ trạng thái hiện tại sang trạng thái tương lai. Các chiến lược thay đổi có thể là một sáng kiến đơn lẻ bao gồm các thay đổi nhỏ hơn có thể được cấu trúc thành một tập hợp hoặc chuỗi các dự án hoặc dưới dạng các nỗ lực cải tiến liên tục khác nhau. Mỗi yếu tố thay đổi có thể không giải quyết được hoàn toàn nhu cầu, vì vậy có thể cần phải thực hiện nhiều thay đổi.
Trong quá trình phát triển chiến lược thay đổi, một số tùy chọn được xác định, khám phá và mô tả đủ chi tiết để xác định tùy chọn nào khả thi. Các giải pháp thay thế có thể được xác định thông qua động não và tham khảo ý kiến của các chuyên gia về lĩnh vực đó (SMEs). Nguồn ý tưởng có thể bao gồm ý tưởng trong quá khứ, chiến lược của các thị trường khác và cách tiếp cận của đối thủ cạnh tranh.
Một chiến lược thay đổi ưu tiên được chọn từ tập hợp các tùy chọn này và được phát triển chi tiết hơn. Chiến lược thay đổi ưa thích nên được lựa chọn xem xét:
- Sự sẵn sàng của tổ chức để thực hiện thay đổi,
- Chi phí và đầu tư lớn cần thiết để thực hiện thay đổi,
- Các mốc thời gian để thực hiện thay đổi,
- Liên kết với các mục tiêu nghiệp vụ,
- Các mốc thời gian để thực hiện giá trị
- Chi phí cơ hội của chiến lược thay đổi.
BA có thể phát triển một trường hợp nghiệp vụ cho từng chiến lược thay đổi tiềm năng để hỗ trợ việc ra quyết định. Chi phí cơ hội của mỗi chiến lược thay đổi cũng cần được xem xét. Chi phí cơ hội đề cập đến những lợi ích có thể đạt được bằng cách lựa chọn một chiến lược thay đổi thay thế. Các tùy chọn được cân nhắc và bị từ chối là một thành phần quan trọng của chiến lược cuối cùng, cung cấp cho các bên liên quan với sự hiểu biết về ưu và nhược điểm của các cách tiếp cận khác nhau để thực hiện thay đổi.
Khi xác định chiến lược thay đổi, đầu tư để thực hiện thay đổi sang trạng thái tương lai cũng được cân nhắc. Lợi nhuận ròng của trạng thái tương lai có thể rất cao, nhưng nếu khoản đầu tư không thể chịu nổi (“họ không đủ khả năng thay đổi”) thì doanh nghiệp có thể bỏ qua cơ hội và đầu tư vào thứ khác.
Giá trị tiềm năng, bao gồm các chi tiết về lợi ích và chi phí dự kiến, là các thành phần chính để tạo ra một trường hợp nghiệp vụ cho sự thay đổi. Các mô tả liên quan đến giá trị tiềm năng với các phép đo giá trị thực tế hiện đang đạt được cho phép các bên liên quan hiểu được sự thay đổi dự kiến về giá trị. Mặc dù mọi thay đổi được hỗ trợ bởi BA đều nhằm mục đích tăng giá trị, nhưng một số thay đổi làm giảm giá trị ở các bộ phận của doanh nghiệp trong khi tăng giá trị ở những bộ phận khác.
Các trạng thái chuyển tiếp và kế hoạch phát hành
Trong nhiều trường hợp, trạng thái tương lai sẽ cần đạt được theo thời gian chứ không phải thông qua một thay đổi đơn lẻ, nghĩa là doanh nghiệp sẽ phải hoạt động trong một hoặc nhiều trạng thái chuyển tiếp. Lập kế hoạch phát hành liên quan đến việc xác định những yêu cầu nào cần đưa vào mỗi lần phát hành, giai đoạn hoặc lần lặp lại thay đổi.
BA giúp tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc thảo luận lập kế hoạch phát hành để giúp các bên liên quan đưa ra quyết định. Có nhiều yếu tố hướng dẫn các quyết định này, chẳng hạn như ngân sách tổng thể, thời hạn hoặc hạn chế về thời gian, hạn chế về nguồn lực, lịch trình đào tạo và khả năng tiếp thu các thay đổi của doanh nghiệp trong một khung thời gian xác định. Có thể có những hạn chế hoặc chính sách về mặt tổ chức phải được tuân thủ trong bất kỳ quá trình triển khai nào. BA hỗ trợ lập kế hoạch thời gian thực hiện để tối thiểu hóa sự gián đoạn trong các hoạt động của doanh nghiệp, và đảm bảo rằng tất cả các bên đều hiểu được tác động đối với tổ chức.
Bạn có thể tải về bản gốc Tiếng Anh Tại đây
