BA sử dụng nhiều ứng dụng phần mềm để hỗ trợ giao tiếp và cộng tác, tạo và duy trì các tạo tác yêu cầu, mô hình hóa khái niệm, theo dõi các vấn đề và tăng năng suất tổng thể.
Tài liệu yêu cầu thường được phát triển bằng các công cụ xử lý văn bản, trong khi quá trình phát triển các yêu cầu nghiệp vụ có thể yêu cầu sử dụng các công cụ tạo mẫu và mô phỏng, cũng như các công cụ chuyên dụng để lập mô hình và lập biểu đồ.
Các công nghệ quản lý yêu cầu hỗ trợ quy trình làm việc yêu cầu, phê duyệt, tạo cơ sở và kiểm soát thay đổi. Những công nghệ này cũng có thể hỗ trợ truy xuất nguồn gốc giữa các yêu cầu và hỗ trợ xác định tác động của những thay đổi đối với các yêu cầu.
Tương tác với các bên liên quan và các thành viên trong nhóm có thể yêu cầu việc sử dụng các công cụ giao tiếp và cộng tác, cũng như phần mềm trình bày để trình bày ý tưởng và tạo ra cuộc thảo luận giữa các bên liên quan và thành viên trong nhóm.
Công cụ phân tích nghiệp vụ và công nghệ cốt lõi bao gồm:
- Công cụ và Công nghệ quản lý hiệu suất Văn phòng (trang 212)
- Công cụ và Công nghệ Phân tích nghiệp vụ (trang 213)
- Công cụ và Công nghệ Truyền thông (tr. 215)
CÔNG CỤ VÀ CÔNG NGHỆ QUẢN LÝ HIỆU SUẤT VĂN PHÒNG (Office Productivity Tools and Technology)
Mục đích
BA sử dụng các công cụ và công nghệ quản lý hiệu suất văn phòng để ghi lại và theo dõi thông tin và tạo tác (artifact).
Định nghĩa
Công cụ và công nghệ quản lý hiệu suất văn phòng cung cấp cho BA khả năng tổ chức, phân tích, thao tác, hiểu và truyền đạt thông tin rõ ràng. Việc sử dụng các công cụ này đòi hỏi phải làm quen với các nguồn lực sẵn có.
Việc hiểu một chương trình phần mềm có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc về các khả năng hoặc hoạt động có thể so sánh được trong các chương trình tương tự. Ngoài ra, một số chương trình được thiết kế để cung cấp các công cụ bổ sung cho các chương trình khác hoặc trao đổi thông tin, chẳng hạn như e-mail hoặc các chương trình có thể nhập/xuất tệp. Nhiều tổ chức sử dụng các công cụ này để nghiên cứu, lưu trữ và phân phối thông tin.
Công cụ và công nghệ quản lý hiệu suất văn phòng bao gồm:
- Các chương trình trình bày và xử lý văn bản (Word processing and presentation programs): cung cấp khả năng trình bày thông tin dưới dạng thư, báo, áp phích, bài nghiên cứu, trình chiếu slide hoặc hình ảnh động. Bộ xử lý văn bản thường được sử dụng để phát triển và duy trì các tài liệu yêu cầu, cho phép kiểm soát rất nhiều định dạng và cách trình bày của chúng. Các mẫu tài liệu yêu cầu tiêu chuẩn có sẵn rộng rãi cho các trình xử lý văn bản. Hầu hết các công cụ xử lý văn bản có khả năng hạn chế trong việc theo dõi các thay đổi và ghi lại các nhận xét và không được thiết kế để cộng tác với tác giả; tuy nhiên, có những giải pháp đám mây cung cấp chức năng cộng tác.
- Phần mềm trình chiếu (Presentation software): phục vụ việc tạo tài liệu đào tạo hoặc trình bày thông tin để kích thích thảo luận giữa các bên liên quan. Một số ứng dụng này có thể được sử dụng theo cách rất hạn chế để nắm bắt các yêu cầu hoặc tạo nguyên mẫu cơ bản.
- Bảng tính (Spreadsheets): cho phép thao tác toán học và logic. Chúng thường được sử dụng để duy trì danh sách (chẳng hạn như yêu cầu ở mức nguyên tử (rất chi tiết), tính năng, hành động, sự cố hoặc lỗi). Chúng cũng được sử dụng để nắm bắt và thực hiện các thao tác cơ bản đối với dữ liệu số. Chúng có thể hỗ trợ phân tích quyết định và rất hiệu quả trong việc tóm tắt các tình huống phức tạp. Chúng hỗ trợ theo dõi thay đổi hạn chế và có thể được chia sẻ giữa nhiều người dùng giống như cách xử lý văn bản tài liệu.
- Công cụ giao tiếp (e-mail và chương trình nhắn tin nhanh): cung cấp phương tiện để giao tiếp với các bên liên quan ở xa (những người không thể trả lời câu hỏi ngay lập tức hoặc những người có thể cần ghi lại cuộc thảo luận trong thời gian dài hơn). Chúng thường có sẵn cho hầu hết tất cả các bên liên quan và rất dễ sử dụng. Tuy nhiên, chúng thường không hiệu quả đối với việc lưu trữ hoặc lưu giữ thông tin lâu dài. Chúng được sử dụng chủ yếu là để tạo điều kiện thuận lợi giao tiếp theo thời gian hoặc khoảng cách.
- Các công cụ quản lý tri thức và cộng tác (Collaboration and knowledge management tools): hỗ trợ thu thập tri thức mà được phân phối trong toàn tổ chức và phổ biến rộng rãi nhất có thể. Chúng cho phép toàn bộ nhóm có thể truy cập tài liệu và tạo điều kiện cộng tác. Chúng cũng cho phép nhiều người dùng làm việc đồng thời trên một tài liệu và thường hỗ trợ nhận xét và thảo luận về nội dung tài liệu. Những công cụ này có thể ở dạng một tài liệu kho lưu trữ (tích hợp với phần mềm quản lý hiệu suất văn phòng), wiki (cho phép dễ dàng tạo và liên kết các trang web), diễn đàn thảo luận, dịch vụ đám mây hoặc các công cụ dựa trên web khác.
- Phần cứng (Hardware): cho phép sao chép và phân phối thông tin để tạo điều kiện giao tiếp với các bên liên quan. Các công cụ như máy in và máy chiếu kỹ thuật số thường được sử dụng để dịch thông tin kỹ thuật số được tạo trên máy tính thành thông tin vật lý để dễ sử dụng. Máy photocopy và máy quét sao chép các tài liệu vật lý và có thể cung cấp khả năng chia sẻ chúng dưới dạng điện tử.
Thước đo hiệu quả
Các thước đo của các công cụ và công nghệ quản lý hiệu suất văn phòng hiệu quả bao gồm:
- Tăng hiệu quả và hợp lý hóa các quy trình bằng cách khám phá các tính năng và chức năng của công cụ
- Nhận thức về các công cụ có sẵn, hoạt động và khả năng của chúng
- Khả năng xác định công cụ sẽ đáp ứng tốt nhất nhu cầu của các bên liên quan
- Khả năng truyền đạt rõ ràng các tính năng chính của các công cụ có sẵn
Bạn có thể tải về bản gốc Tiếng Anh Tại đây
