MỤC ĐÍCH
Backlog được sử dụng để ghi lại, theo dõi và ưu tiên các hạng mục công việc còn lại.
MÔ TẢ
Một backlog xảy ra khi khối lượng hạng mục công việc phải hoàn thành vượt quá khả năng hoàn thành.
Quản lý backlog đề cập đến cách tiếp cận có kế hoạch để xác định:
- Những hạng mục công việc nào nên được chính thức đưa vào backlog
- Cách mô tả các hạng mục công việc
- Cách theo dõi các hạng mục công việc
- Các hạng mục công việc nên được xem xét định kỳ và ưu tiên như thế nào so với tất cả các hạng mục khác trong backlog
- Các hạng mục công việc cuối cùng nên được chọn để thực hiện
- Cách các hạng mục công việc cuối cùng nên được loại bỏ khỏi backlog
Trong một backlog được quản lý, các mục ở trên cùng có giá trị về nghiệp vụ cao nhất và mức độ ưu tiên cao nhất. Đây thường là những mục tiếp theo được chọn để thực hiện.
Việc xem xét định kỳ toàn bộ backlog nên diễn ra vì những thay đổi về nhu cầu và mức độ ưu tiên của các bên liên quan có thể đòi hỏi phải thay đổi mức độ ưu tiên của một số hạng mục trong backlog. Trong nhiều môi trường, backlog được xem xét theo các khoảng thời gian đã lên kế hoạch.
Những thay đổi về số lượng mục trong backlog được theo dõi thường xuyên. Nguyên nhân gốc rễ của những thay đổi này được nghiên cứu: backlog ngày càng tăng có thể cho thấy nhu cầu tăng hoặc năng suất giảm; các hạng mục trong backlog giảm dần có thể cho thấy nhu cầu giảm hoặc những cải tiến trong quy trình sản xuất.
Có thể có nhiều hơn một backlog. Ví dụ: một backlog có thể được sử dụng để quản lý một tập hợp các hạng mục chung, trong khi backlog thứ hai có thể được sử dụng để quản lý các hạng mục sắp được xử lý trong tương lai rất gần.
YẾU TỐ
Các hạng mục trong backlog
Các hạng mục trong backlog có thể là bất kỳ loại mục nào có thể có công việc liên quan đến nó. Một backlog có thể chứa, nhưng không giới hạn ở bất kỳ sự kết hợp nào của các mục sau:
- Trường hợp sử dụng (use cases)
- Câu chuyện người dùng (user stories)
- Yêu cầu chức năng
- Yêu cầu phi chức năng
- Thiết kế
- Yêu cầu của khách hàng
- Hạng mục rủi ro
- Các yêu cầu thay đổi
- Khiếm khuyết (defect)
- Lập kế hoạch công việc làm lại
- Bảo trì
- Tiến hành một phần thuyết trình
- Hoàn thành một tài liệu.
Một hạng mục được thêm vào backlog nếu nó có giá trị đối với bên liên quan. Có thể có một người có thẩm quyền thêm các hạng mục mới vào backlog hoặc có thể có một ủy ban bổ sung các hạng mục mới dựa trên sự đồng thuận. Trong một số trường hợp, trách nhiệm thêm các mục mới có thể được giao cho BA.
Cũng có thể có các chính sách và quy tắc quy định những gì sẽ được thêm vào và khi nào, như có thể xảy ra với các lỗi sản phẩm lớn.
Ưu tiên
Các hạng mục trong backlog được đánh độ ưu tiên dựa trên việc so sánh với nhau. Theo thời gian, những ưu tiên này sẽ thay đổi khi ưu tiên của các bên liên quan thay đổi hoặc khi sự phụ thuộc giữa các mục trong backlog xuất hiện. Các quy tắc về cách quản lý công việc trong backlog cũng có thể ảnh hưởng đến mức độ ưu tiên.
Cách tiếp cận ưu tiên nhiều giai đoạn cũng có thể được sử dụng. Khi các mục lần đầu tiên được thêm vào backlog, mức độ ưu tiên có thể rất rộng, sử dụng các danh mục như cao, trung bình hoặc thấp. Các mục ưu tiên cao có xu hướng được xem xét thường xuyên hơn vì chúng có khả năng là ứng cử viên cho công việc sắp tới. Để phân biệt giữa các mục có mức độ ưu tiên cao, cách tiếp cận chi tiết hơn được sử dụng để chỉ định mức độ ưu tiên tương đối với các mục có mức độ ưu tiên cao khác, chẳng hạn như xếp hạng bằng dạng số dựa trên một số thước đo giá trị
Ước lượng
Mức độ chi tiết được sử dụng để mô tả từng hạng mục trong backlog có thể khác nhau đáng kể. Các mục gần đầu của backlog thường được mô tả chi tiết hơn, với ước lượng chính xác tương ứng về kích thước và độ phức tạp tương đối của chúng sẽ giúp xác định chi phí và nỗ lực để hoàn thành. Khi một mục được thêm vào lần đầu tiên, có thể có rất ít chi tiết được đưa vào, đặc biệt nếu mục đó không có khả năng được xử lý trong thời gian tới.
Một số lượng công việc tối thiểu được thực hiện trên mỗi mục trong khi nó ở trong backlog; chỉ đủ để có thể hiểu được công việc liên quan để hoàn thành nó. Khi công việc tiến triển trên các hạng mục khác trong backlog, mức độ ưu tiên tương đối của một hạng mục riêng lẻ có thể tăng lên, dẫn đến nhu cầu xem xét lại và có thể xây dựng thêm hoặc phân tách nó để hiểu rõ hơn và ước tính quy mô cũng như độ phức tạp của nó.
Phản hồi từ quy trình sản xuất về chi phí và nỗ lực để hoàn thành các mục trước đó có thể được sử dụng để tinh chỉnh các ước lượng của các mục vẫn còn trong backlog.
Quản lý các thay đổi đối với Backlog
Các mục được đưa lên đầu danh sách backlog dựa trên mức độ ưu tiên tương đối của chúng so với các mục khác trong danh mục tồn đọng. Khi các yêu cầu mới hoặc đã thay đổi được xác định, chúng sẽ được thêm vào backlog và được sắp xếp tương ứng với các mục khác đã có ở đó.
Bất cứ khi nào khả năng làm việc có sẵn, backlog sẽ được xem xét và các hạng mục được chọn dựa trên khả năng hiện có, sự phụ thuộc giữa các hạng mục, hiểu biết hiện tại về quy mô và độ phức tạp.
Các mục được xóa khỏi backlog khi chúng được hoàn thành hoặc nếu một quyết định đã được đưa ra là không thực hiện thêm bất kỳ công việc nào đối với chúng. Tuy nhiên, các mục đã xóa có thể được thêm lại vào backlog vì nhiều lý do, bao gồm:
- Nhu cầu của các bên liên quan có thể thay đổi đáng kể
- Có thể tốn nhiều thời gian hơn ước tính
- Các hạng mục ưu tiên khác có thể mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành so với ước tính
- Sản phẩm công việc tạo ra có thể có lỗi
Cân nhắc khi sử dụng
Điểm mạnh
- Một cách tiếp cận hiệu quả để đáp ứng nhu cầu và ưu tiên của các bên liên quan đang thay đổi vì các mục công việc tiếp theo được chọn từ backlog luôn phù hợp với các ưu tiên hiện tại của các bên liên quan.
- Chỉ những hạng mục gần đầu của backlog mới được xây dựng và ước tính chi tiết; các hạng mục ở gần cuối backlog phản ánh mức độ ưu tiên thấp hơn và nhận được ít sự chú ý cũng như nỗ lực hơn.
- Có thể là một phương tiện giao tiếp hiệu quả vì các bên liên quan có thể hiểu những hạng mục nào sắp được thực hiện, những hạng mục nào được lên lịch xa hơn và những hạng mục nào có thể không được thực hiện trong một thời gian.
Hạn chế
- Các công việc lớn trong backlog có thể trở nên cồng kềnh và khó quản lý.
- Cần có kinh nghiệm để có thể chia nhỏ công việc cần thực hiện thành đủ chi tiết để ước tính chính xác.
- Việc thiếu chi tiết trong các hạng mục của backlog có thể dẫn đến mất thông tin theo thời gian.
Bạn có thể tải về bản gốc Tiếng Anh Tại đây
