MỤC ĐÍCH
Mô hình hóa tổ chức được sử dụng để mô tả các vai trò, trách nhiệm và cấu trúc báo cáo tồn tại trong một tổ chức và để sắp xếp các cấu trúc đó với các mục tiêu của tổ chức.
MÔ TẢ
Một mô hình tổ chức xác định cách một tổ chức hoặc đơn vị tổ chức được cấu trúc. Mục đích của một đơn vị tổ chức là tập hợp một nhóm người lại với nhau để hoàn thành một mục đích chung. Nhóm có thể được tổ chức vì mọi người chia sẻ một bộ kỹ năng và kiến thức chung hoặc để phục vụ một thị trường cụ thể.
Một mô hình tổ chức là một đại diện trực quan của đơn vị tổ chức trong đó định nghĩa:
- Ranh giới của nhóm (ai trong nhóm)
- Các mối quan hệ chính thức giữa các thành viên (ai báo cáo cho ai)
- Vai trò chức năng của mỗi người
- Các giao diện (tương tác và phụ thuộc) giữa đơn vị và các đơn vị khác hoặc các bên liên quan.
YẾU TỐ
Các loại mô hình tổ chức
Có ba mô hình tổ chức ưu việt:
- Định hướng theo chức năng: nhóm nhân viên lại với nhau dựa trên các kỹ năng được chia sẻ hoặc lĩnh vực chuyên môn và thường khuyến khích tiêu chuẩn hóa công việc hoặc quy trình trong tổ chức. Các tổ chức theo chức năng có lợi vì chúng dường như tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý chi phí và giảm trùng lặp công việc, nhưng lại có xu hướng phát triển các vấn đề về giao tiếp và phối hợp giữa các chức năng (được gọi một cách không chính thức là “silo”).
- Định hướng thị trường: có thể nhằm phục vụ các nhóm khách hàng, khu vực địa lý, dự án hoặc quy trình cụ thể hơn là phân nhóm nhân viên theo kỹ năng hoặc chuyên môn chung. Cấu trúc định hướng thị trường cho phép tổ chức đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nhưng có xu hướng phát triển sự không nhất quán trong cách thức thực hiện công việc. Một số có thể phát hiện ra rằng họ đang thực hiện công việc trùng lặp trong nhiều lĩnh vực.
- Mô hình ma trận: có các nhà quản lý riêng biệt cho từng khu vực chức năng và cho từng sản phẩm, dịch vụ, nhóm khách hàng. Nhân viên báo cáo cho người quản lý trực tiếp, người chịu trách nhiệm thực hiện một loại công việc và xác định các cơ hội để đạt được hiệu quả trong công việc và cho người quản lý thị trường (hoặc sản phẩm, dịch vụ hoặc dự án), người chịu trách nhiệm quản lý sản phẩm hoặc dịch vụ trên nhiều lĩnh vực chức năng. Một thách thức của mô hình ma trận là mỗi nhân viên có hai người quản lý (những người tập trung vào các mục tiêu khác nhau) và khó duy trì trách nhiệm giải trình.
Vai trò
Một đơn vị tổ chức bao gồm một số vai trò được xác định. Mỗi vai trò yêu cầu một bộ kỹ năng và kiến thức nhất định, có trách nhiệm cụ thể, thực hiện một số loại công việc nhất định và có mối quan hệ xác định với các vai trò khác trong tổ chức.
Giao diện
Mỗi đơn vị tổ chức có giao diện với các đơn vị tổ chức khác. Các giao diện (tương tác) có thể ở dạng giao tiếp với mọi người trong các vai trò và gói công việc khác mà đơn vị tổ chức nhận được từ hoặc chuyển giao cho các đơn vị khác.
Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ nền tảng được sử dụng trong mô hình tổ chức là sơ đồ tổ chức (org chart).
Không có tiêu chuẩn nào được công nhận cho sơ đồ tổ chức, mặc dù có một số quy ước mà hầu hết các sơ đồ tổ chức đều tuân theo:
- Một hình hộp mô tả:
- Đơn vị tổ chức: con người, nhóm, phòng ban hoặc bộ phận. Sơ đồ tổ chức có thể kết hợp các đơn vị tổ chức và hiển thị kết hợp nhiều người, nhóm và các bộ phận cấp cao hơn.
- Vai trò và con người: vai trò trong một tổ chức và con người được giao cho từng vai trò.
- Một đường thẳng mô tả:
- Các dòng báo cáo: trách nhiệm giải trình và kiểm soát giữa các đơn vị. Một đường thẳng liền nét thường biểu thị quyền trực tiếp, trong khi đường chấm chấm biểu thị truyền thông tin hoặc thẩm quyền tình huống. Các dòng báo cáo mô tả mối quan hệ giữa người quản lý và đơn vị tổ chức
Người ảnh hưởng
Sơ đồ tổ chức là công cụ chính để bắt đầu lập mô hình tổ chức. Sơ đồ tổ chức thể hiện cấu trúc chính thức của tổ chức.
BA cũng xác định các dòng về thẩm quyền, ảnh hưởng và giao tiếp không chính thức có thể không trực tiếp phù hợp với sơ đồ tổ chức chính thức.
Việc xác định tất cả những người có ảnh hưởng là rất quan trọng trong việc lập kế hoạch truyền thông và đưa ra các điều khoản để người dùng chấp nhận. Một phương pháp xác định những người có ảnh hưởng có thể là hỏi các bên liên quan, “Tôi có thể hỏi ai…” và ghi lại các câu trả lời. Người có ảnh hưởng có thể là người mà mọi người tìm đến để biết thông tin, hướng dẫn và lời khuyên. Một phương pháp khác là lưu ý ai là người phát biểu cho nhóm trong các cuộc họp.
CÂN NHẮC SỬ DỤNG
Điểm mạnh
- Các mô hình tổ chức phổ biến ở hầu hết các tổ chức.
- Bao gồm một mô hình tổ chức trong thông tin phân tích nghiệp vụ cho phép các thành viên trong nhóm cung cấp hỗ trợ. Các dự án trong tương lai có thể được hưởng lợi từ việc biết ai đã tham gia vào dự án này và vai trò của họ là gì.
Hạn chế
- Các mô hình tổ chức đôi khi đã lỗi thời.
- Các dòng về quyền hạn, ảnh hưởng và giao tiếp không chính thức không được phản ánh trong sơ đồ tổ chức sẽ khó xác định hơn và có thể xung đột với sơ đồ tổ chức.
