BABOK – Chương 10 – Mục 10.35 – Mô hình hóa quy trình

MỤC ĐÍCH

Mô hình hóa quy trình là một mô hình đồ họa tiêu chuẩn hóa được sử dụng để chỉ ra cách thức thực hiện công việc và là cơ sở để phân tích quy trình.

MÔ TẢ

Các mô hình quy trình mô tả luồng công việc hoặc các hoạt động tuần tự. Mô hình quy trình nghiệp vụ mô tả luồng công việc tuần tự giữa các nhiệm vụ và hoạt động được xác định thông qua một doanh nghiệp hoặc một phần của doanh nghiệp. Mô hình quy trình hệ thống xác định luồng điều khiển tuần tự giữa các chương trình hoặc đơn vị trong hệ thống máy tính. Luồng quy trình chương trình hiển thị việc thực hiện tuần tự các câu lệnh chương trình trong một chương trình phần mềm. Một mô hình quá trình cũng có thể được được sử dụng trong việc ghi lại các thủ tục hoạt động.

Một mô hình quy trình có thể được xây dựng trên nhiều cấp độ, mỗi cấp độ có thể được căn chỉnh theo quan điểm của các bên liên quan khác nhau. Các cấp độ này tồn tại để dần dần phân tách một quy trình phức tạp thành các quy trình thành phần, với mỗi cấp độ cung cấp độ chi tiết và độ chính xác ngày càng tăng. Ở cấp độ cao (doanh nghiệp hoặc bối cảnh), mô hình cung cấp hiểu biết chung về quy trình và mối quan hệ của nó với các quy trình khác. Ở cấp độ thấp hơn (hoạt động), nó có thể xác định chi tiết hơn các hoạt động và xác định tất cả các kết quả, bao gồm các trường hợp ngoại lệ và các đường dẫn thay thế. Ở mức thấp nhất (hệ thống), mô hình có thể được sử dụng làm cơ sở để mô phỏng hoặc thực thi.

Các mô hình quy trình có thể được sử dụng để:

Mô tả bối cảnh của giải pháp hoặc một phần của giải pháp
Mô tả những gì thực sự xảy ra, hoặc mong muốn xảy ra, trong một quy trình
Cung cấp một mô tả dễ hiểu về chuỗi hoạt động tuần tự cho người quan sát bên ngoài
Cung cấp một hình ảnh trực quan đi kèm với một mô tả văn bản
Cung cấp cơ sở cho việc phân tích quy trình.

BA có thể sử dụng mô hình quy trình để xác định trạng thái hiện tại của một quy trình (còn được gọi là mô hình hiện tại as-is model) hoặc trạng thái tiềm năng trong tương lai (còn được gọi là mô hình tương lai to-be model). Mô hình của trạng thái hiện tại có thể cung cấp sự hiểu biết và thỏa thuận về những gì đang xảy ra. Mô hình của trạng thái tương lai có thể cung cấp sự liên kết với những gì mong muốn xảy ra trong tương lai.

Các mô hình quy trình thường bao gồm:

Những người tham gia vào quy trình
Sự kiện nghiệp vụ kích hoạt quy trình
Các bước hoặc hoạt động của quy trình (cả thủ công và tự động)
Các đường đi (luồng) và các điểm quyết định giúp liên kết một cách logic các hoạt động đó
Kết quả của quy trình.

Mô hình quy trình cơ bản nhất bao gồm: sự kiện kích hoạt, chuỗi hoạt động và kết quả.

Một mô hình quy trình toàn diện hơn có thể bao gồm các yếu tố khác, chẳng hạn như dữ liệu/vật liệu, đầu vào và đầu ra và các mô tả gọi ra bổ sung cho biểu diễn đồ họa.

YẾU TỐ

Các loại mô hình quy trình và ký hiệu

Nhiều ký hiệu khác nhau được sử dụng trong quá trình mô hình hóa.

Các ký hiệu được sử dụng phổ biến nhất bao gồm:

Lưu đồ (Flowchart) và Ánh xạ dòng giá trị (VSM): dùng trong lĩnh vực nghiệp vụ.
Sơ đồ luồng dữ liệu (Data flow) và Ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất™ (UML®): được sử dụng trong lĩnh vực Công nghệ Thông tin.
Ký hiệu và mô hình quy trình nghiệp vụ (BPMN): được sử dụng trên cả hai lĩnh vực nghiệp vụ và Công nghệ Thông tin; ngày càng được chấp nhận như một tiêu chuẩn của ngành.
Ký hiệu định nghĩa tích hợp (IDEF) và Sơ đồ đầu vào, Hướng dẫn, Đầu ra, Bộ hỗ trợ (IGOE): được sử dụng để thiết lập phạm vi.
SIPOC và Phân tích dòng giá trị: được sử dụng để lập mô hình quy trình.

Các mô hình quy trình thường chứa một số hoặc tất cả các yếu tố chính sau:

Hoạt động: một bước hoặc một phần công việc riêng lẻ tạo thành một phần của quy trình nghiệp vụ. Nó có thể là một nhiệm vụ đơn lẻ hoặc có thể được phân tách thành một quy trình con (với các hoạt động, quy trình và các yếu tố quy trình khác của riêng nó).
Sự kiện: một sự kiện xảy ra tại thời điểm không bắt đầu, làm gián đoạn hoặc chấm dứt một hoạt động hoặc nhiệm vụ trong một quy trình hoặc chính quy trình đó. Nó có thể là một thông điệp nhận được, thời gian trôi qua hoặc sự xuất hiện của một điều kiện như được xác định trong quy tắc nghiệp vụ.
Luồng định hướng: một đường dẫn biểu thị trình tự logic của quy trình làm việc. Nói chung, các biểu đồ được vẽ để thể hiện thời gian trôi qua theo một kiểu nhất quán (thường là theo hướng mà văn bản sẽ được đọc).
Điểm quyết định: một điểm trong quy trình mà luồng công việc chia thành hai hoặc nhiều luồng (đường dẫn), có thể là các phương án thay thế hoặc song song loại trừ lẫn nhau. Một quyết định cũng có thể được sử dụng để định vị các quy tắc nơi các luồng riêng biệt kết hợp với nhau.
Liên kết: kết nối với các bản đồ quy trình khác.
Vai trò: một loại người hoặc nhóm tham gia vào quá trình. Các định nghĩa của nó thường khớp với những định nghĩa trong mô hình tổ chức.

Lưu đồ

Lưu đồ được sử dụng phổ biến với các đối tượng không có kỹ thuật và rất thích hợp để đạt được cả sự liên kết với cả quy trình và bối cảnh cho một giải pháp. Lưu đồ có thể đơn giản, chỉ hiển thị chuỗi các hoạt động hoặc có thể toàn diện hơn, sử dụng các đường bơi (swimlane). Swimlane là một khu vực được phân vùng (ngang hoặc dọc) tách biệt các hoạt động đó trong quy trình được thực hiện bởi một vai trò cụ thể.

Ký hiệu và mô hình quy trình nghiệp vụ (BPMN)

Ký hiệu và Mô hình Quy trình nghiệp vụ (BPMN) cung cấp ngôn ngữ tiêu chuẩn ngành để lập mô hình quy trình nghiệp vụ ở dạng mà cả người dùng doanh nghiệp và nhà phát triển kỹ thuật đều có thể truy cập được. BPMN được thiết kế để bao gồm nhiều loại mô hình hóa, bao gồm cả quy trình nội bộ (riêng tư) và quy trình cộng tác (công khai). Nó có thể là đầu vào để xử lý các công nghệ tự động hóa.

Một tính năng chính của BPMN là khả năng phân biệt các hoạt động của những người tham gia khác nhau trong một quy trình với hồ bơi (pool) và swimlane. Khi luồng công việc vượt qua ranh giới của một swimlane, trách nhiệm đối với công việc sẽ chuyển sang vai trò khác trong tổ chức. Swimlanes là một phần của một pool. Pool là một thực thể nghiệp vụ (độc lập) tự điều chỉnh, thường là một tổ chức hoặc một hệ thống. Một pool có thể bao gồm một số swimlane, mỗi swimlane đại diện cho một vai trò. Thông thường, một quy trình bao gồm một nhóm cho khách hàng và nhóm thứ hai cho tổ chức đang được nghiên cứu, mặc dù một quy trình có thể bao gồm bất kỳ số lượng nhóm nào.

Sơ đồ hoạt động

Sơ đồ hoạt động là một trong những sơ đồ thực hiện trường hợp sử dụng được xác định trong Ngôn ngữ lập mô hình thống nhất™ (UML®). Ban đầu được thiết kế để xây dựng chi tiết cho một trường hợp sử dụng duy nhất, sơ đồ hoạt động đã được áp dụng cho các mục đích mô hình hóa quy trình tổng quát hơn, bao gồm cả mô hình hóa quy trình nghiệp vụ. Mặc dù có hình thức tương tự như lưu đồ, nhưng sơ đồ hoạt động thường sử dụng các swimlane để hiển thị trách nhiệm, các thanh đồng bộ hóa để hiển thị quá trình xử lý song song và nhiều điểm quyết định thoát.

CÂN NHẮC SỬ DỤNG

Điểm mạnh

Kêu gọi sự hiểu biết cơ bản của con người về các hoạt động tuần tự.
Hầu hết các bên liên quan đều cảm thấy thoải mái với các khái niệm và yếu tố cơ bản của mô hình quy trình.
Việc sử dụng các cấp độ có thể đáp ứng các quan điểm khác nhau của các nhóm liên quan khác nhau.
Hiệu quả trong việc hiển thị cách xử lý một số lượng lớn các kịch bản và các nhánh song song.
Có thể giúp xác định bất kỳ nhóm bên liên quan nào có thể đã bị bỏ qua.
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định các cải tiến tiềm năng bằng cách làm nổi bật “điểm khó khăn” trong cấu trúc quy trình (tức là trực quan hóa quy trình).
Có khả năng có giá trị theo đúng nghĩa của nó. Chúng cung cấp tài liệu cho các mục đích tuân thủ và có thể được các bên nghiệp vụ liên quan sử dụng để đào tạo và điều phối các hoạt động.
Có thể được sử dụng làm cơ sở để cải tiến liên tục.
Đảm bảo tính nhất quán ghi nhãn trên các hiện vật.
Cung cấp sự minh bạch và rõ ràng cho chủ sở hữu quy trình và người tham gia về trách nhiệm hoạt động, trình tự và bàn giao.

Hạn chế

Đối với nhiều người trong lĩnh vực CNTT, một mô hình quy trình chính thức có xu hướng phản ánh cách tiếp cận cũ hơn và nhiều tài liệu hơn đối với việc phát triển phần mềm. Do đó, thời gian của dự án không được phân bổ để phát triển một mô hình quy trình, đặc biệt là về trạng thái hiện tại hoặc miền vấn đề.
Có thể trở nên cực kỳ phức tạp và khó sử dụng nếu không được cấu trúc cẩn thận. Điều này đặc biệt đúng nếu các quy tắc và quyết định nghiệp vụ không được quản lý tách biệt với quy trình.
Các quy trình phức tạp có thể liên quan đến nhiều hoạt động và vai trò; điều này có thể khiến cho một cá nhân gần như không thể hiểu và ‘đăng xuất’.
Các vấn đề trong một quy trình không phải lúc nào cũng có thể được xác định bằng cách xem xét một mô hình cấp cao. Một mô hình chi tiết hơn có tham chiếu đến siêu dữ liệu (chẳng hạn như tần suất đường dẫn, chi phí và các yếu tố thời gian) thường được yêu cầu. Thường cần phải tham gia trực tiếp với các bên liên quan để tìm ra các vấn đề vận hành mà họ gặp phải khi làm việc với một quy trình.
Trong một môi trường năng động cao, nơi mọi thứ thay đổi nhanh chóng, các mô hình quy trình có thể trở nên lỗi thời.
Có thể khó duy trì nếu mô hình quy trình chỉ đóng vai trò tài liệu, vì các bên liên quan có thể thay đổi quy trình để đáp ứng nhu cầu của họ mà không cần cập nhật mô hình.