BABOK – Chương 10 – Mục 10.41 – Mô hình hóa phạm vi

MỤC ĐÍCH

Các mô hình phạm vi xác định bản chất của một hoặc nhiều giới hạn hoặc ranh giới và đặt các phần tử bên trong hoặc bên ngoài các ranh giới đó.

MÔ TẢ

Các mô hình phạm vi thường được sử dụng để mô tả ranh giới kiểm soát, thay đổi, giải pháp hoặc nhu cầu. Chúng cũng có thể được sử dụng để phân định bất kỳ ranh giới đơn giản nào (khác với các chân trời, các đặc tính nổi bật và các hệ thống đệ quy).

Những mô hình này có thể hiển thị các yếu tố bao gồm:

Trong phạm vi: mô hình xác định một ranh giới khi nhìn từ bên trong, cũng như các yếu tố chứa trong ranh giới đó (ví dụ: phân rã chức năng).
Ngoài phạm vi: mô hình xác định một ranh giới nhìn từ bên ngoài, cũng như các yếu tố không nằm trong ranh giới đó (ví dụ: sơ đồ ngữ cảnh).
Cả hai: mô hình xác định một ranh giới nhìn từ cả hai phía, cũng như các phần tử ở cả hai phía của ranh giới (ví dụ: sơ đồ venn hoặc mô hình use case).

Các mô hình phạm vi cung cấp cơ sở để hiểu ranh giới của:

Phạm vi của sự kiểm soát: những gì đang được phân tích, vai trò và trách nhiệm, những gì thuộc nội bộ và bên ngoài tổ chức.
Phạm vi của nhu cầu: nhu cầu của các bên liên quan, giá trị cần chuyển giao, các lĩnh vực chức năng và đơn vị tổ chức cần khám phá.
Phạm vi của giải pháp: đáp ứng các yêu cầu, giá trị mang lại và tác động của thay đổi.
Phạm vi của sự thay đổi: các hành động cần thực hiện, các bên liên quan bị ảnh hưởng hoặc có liên quan và các sự kiện cần gây ra hoặc ngăn chặn.

Các mô hình phạm vi thường được biểu diễn dưới dạng kết hợp các sơ đồ, ma trận và giải thích bằng văn bản. Nếu phạm vi được triển khai theo từng giai đoạn hoặc lặp lại, mô hình phạm vi phải được mô tả cho mỗi giai đoạn hoặc lần lặp lại.

YẾU TỐ

Mục tiêu

Các mô hình phạm vi thường được sử dụng để làm rõ:

Khoảng thời gian kiểm soát
Sự liên quan của các yếu tố
Nơi nỗ lực sẽ được áp dụng.

Tùy thuộc vào hành động hoặc nhu cầu của các bên liên quan mà mô hình hỗ trợ, BA sẽ xác định loại mô hình sẽ được sử dụng và chọn ranh giới cũng như các thành phần.

Phạm vi thay đổi và bối cảnh

Thông thường, BA quan tâm đến các yếu tố sẽ bị thay đổi như một phần của sự thay đổi, cũng như các yếu tố bên ngoài có liên quan đến sự thay đổi. Đối với các yếu tố nằm trong phạm vi thay đổi, BA sẽ tham gia vào việc thiết lập cách thức sửa đổi các yếu tố đó. Đối với các yếu tố nằm ngoài phạm vi thay đổi nhưng có liên quan đến thay đổi, BA sẽ tham gia vào việc thiết lập mối tương tác giữa thay đổi, giải pháp hiện tại và đề xuất cũng như bối cảnh.

BA thường xác định:

Quy trình nghiệp vụ được xác định hoặc sửa đổi
Các chức năng nghiệp vụ sẽ được thêm, thay đổi, tối ưu hóa hoặc chỉ định lại
Những khả năng mới cần được xây dựng hoặc những khả năng hiện có cần được thay đổi
Các sự kiện bên ngoài và bên trong cần được phản hồi
Các trường hợp sử dụng và tình huống cần được hỗ trợ
Công nghệ sẽ được thay đổi hoặc thay thế
Tài sản thông tin cần được thu thập, sản xuất hoặc xử lý
Các bên liên quan và vai trò của tổ chức bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi
Các tác nhân và thực thể bên ngoài và nội bộ bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi
Các tổ chức và đơn vị tổ chức (phòng ban, nhóm, nhóm) bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi
Hệ thống, thành phần, công cụ và tài sản vật chất cần thiết cho sự thay đổi hoặc bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi.

Mức độ chi tiết

Mục đích của việc phân tích xác định mức độ trừu tượng thích hợp mà tại đó các thành phần phạm vi được mô tả. Mức độ chi tiết phù hợp giúp giảm thiểu sự không chắc chắn một cách có ý nghĩa đồng thời ngăn chặn tình trạng “tê liệt phân tích” ở giai đoạn xác định phạm vi.

Các yếu tố của mô hình phạm vi cuối cùng có thể được mô tả bằng cách liệt kê chúng, bằng cách tham chiếu đến một mức cụ thể của hệ thống phân cấp phân rã của chúng, hoặc bằng cách nhóm chúng thành các tập hợp ràng buộc về mặt logic.

Ví dụ: một chủ đề thay đổi có thể được xác định là một danh sách các quy trình nghiệp vụ cụ thể, như một quy trình nghiệp vụ cấp cao bao gồm tất cả chúng hoặc như một chức năng nghiệp vụ chung. Tương tự, các bên liên quan trong phạm vi có thể được xác định bằng cách liệt kê các chức danh cụ thể hoặc bằng cách đề cập đến vai trò tổ chức chung của họ.

Mối quan hệ

Khám phá mối quan hệ giữa các yếu tốphạm vi tiềm năng giúp đảm bảo tính đầy đủ và toàn vẹn của mô hình phạm vi bằng cách xác định các mối quan hệ phụ thuộc của chúng hoặc bằng cách khám phá các thành phần khác có liên quan hoặc bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi.

Có nhiều kỹ thuật lập sơ đồ khác nhau để khám phá các mối quan hệ thuộc các loại cụ thể, bao gồm:

Cha – Con hoặc Thành phần – Tập con: liên kết các phần tử cùng loại bằng cách phân rã theo cấp bậc. Các mối quan hệ thuộc loại này xuất hiện dưới dạng sơ đồ tổ chức, trong sơ đồ mối quan hệ lớp hoặc thực thể, dưới dạng các quy trình con trong mô hình quy trình nghiệp vụ hoặc dưới dạng trạng thái tổng hợp trên sơ đồ trạng thái.
Chức năng – Trách nhiệm: liên kết một chức năng với tác nhân (bên liên quan, đơn vị tổ chức hoặc thành phần giải pháp) chịu trách nhiệm thực hiện chức năng đó. Các mối quan hệ thuộc loại này xuất hiện trên các mô hình quy trình kinh doanh và trên các sơ đồ cộng tác, trình tự và ca sử dụng.
Nhà cung cấp – Người tiêu dùng: liên kết các yếu tố bằng cách truyền tải thông tin hoặc tài liệu giữa chúng. Các phần tử có thể là các quá trình, hệ thống, thành phần giải pháp và đơn vị tổ chức cho cả thực thể bên trong và bên ngoài. Các mối quan hệ thuộc loại này xảy ra trong sơ đồ luồng dữ liệu, mô hình quy trình nghiệp vụ và trong sơ đồ cộng tác, trình tự và độ bền.
Nguyên nhân – Kết quả: liên kết các yếu tố theo logic ngẫu nhiên nhằm xác định chuỗi các yếu tố liên quan có liên quan hoặc bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi. Các mối quan hệ kiểu này xuất hiện trong sơ đồ xương cá (Ishikawa) và các sơ đồ nhân quả khác.
Xuất hiện: trong hầu hết các hệ thống phức tạp, một số yếu tố có thể tương tác với nhau để tạo ra các kết quả không thể dự đoán hoặc hiểu được nếu chỉ dựa vào các thành phần.

Giả định

Tại thời điểm lập mô hình phạm vi, tính hợp lệ của mô hình phụ thuộc rất nhiều vào các giả định như xác định nhu cầu, quan hệ nhân quả của kết quả, tác động của những thay đổi, khả năng áp dụng và tính khả thi của giải pháp. Mô hình phạm vi kết quả phải bao gồm các tuyên bố rõ ràng về các giả định quan trọng và ý nghĩa của chúng.

Kết quả mô hình hóa phạm vi

Kết quả của mô hình hóa phạm vi có thể được biểu diễn dưới dạng:

Mô tả văn bản của các yếu tố, bao gồm tiêu chí để đưa ra quyết định trong phạm vi hoặc ngoài phạm vi
Sơ đồ minh họa mối quan hệ của các thành phần phạm vi
Ma trận mô tả sự phụ thuộc giữa các phần tử phạm vi.

CÂN NHẮC SỬ DỤNG

.1 Điểm mạnh

Mô hình phạm vi tạo điều kiện thuận lợi cho việc thỏa thuận làm cơ sở cho:

Xác định nghĩa vụ hợp đồng
Ước tính nỗ lực của dự án
Biện minh cho các quyết định trong phạm vi/ngoài phạm vi trong phân tích yêu cầu
Đánh giá tính đầy đủ và tác động của các giải pháp.

.2 Hạn chế

Một mô hình cấp cao ban đầu có thể thiếu mức độ chi tiết đủ, đặc biệt đối với các phần tử ranh giới, cần thiết để đảm bảo xác định phạm vi rõ ràng.
Một khi phạm vi đã được xác định, việc thay đổi nó có thể khó khăn vì lý do chính trị và nghĩa vụ hợp đồng. Trong khi đó, nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến tính hiệu lực của phạm vi trước khi đạt được mục tiêu. Những yếu tố như giả định ban đầu sai, tình hình thay đổi, sự phát triển nhu cầu của các bên liên quan hoặc đổi mới công nghệ có thể gây ra nhu cầu sửa đổi phạm vi một phần hoặc toàn bộ.
Các mô hình phạm vi truyền thống không thể giải quyết các ranh giới phức tạp chung, chẳng hạn như đường chân trời (ranh giới hoàn toàn phụ thuộc vào vị trí của các bên liên quan).