Phương pháp chuyển giao
Cách tiếp cận phân phối các sáng kiến BPM trong các tổ chức bao gồm từ một tập hợp các phương pháp chiến thuật tập trung vào việc cải thiện các quy trình riêng lẻ cho đến một nguyên tắc quản lý liên quan đến tất cả các quy trình trong một tổ chức. Mục đích chính của chuyển đổi quy trình là giúp các tổ chức xác định, ưu tiên và tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ của họ để mang lại giá trị cho các bên liên quan.
Các tổ chức tiến hành đánh giá định kỳ các quy trình chính và tham gia cải tiến liên tục để đạt được và duy trì sự xuất sắc của quy trình. Sự thành công của BPM có thể được đo lường bằng mức độ phù hợp của sáng kiến BPM với các mục tiêu đặt ra cho BPM trong tổ chức.
Có một số cơ chế có thể được sử dụng để triển khai BPM:
- Tái thiết kế quy trình nghiệp vụ: các phương pháp nhằm thiết kế lại quy trình lớn trong toàn doanh nghiệp.
- Các hình tiến hóa của sự thay đổi: các phương pháp đặt ra mục tiêu tổng thể cho quy trình và sau đó thực hiện các thay đổi riêng lẻ nhằm đưa các quy trình con phù hợp với các mục tiêu đó.
- Khám phá quan trọng: các phương pháp được sử dụng khi các quy trình của tổ chức không được xác định hoặc nếu phiên bản tài liệu của quy trình khác biệt đáng kể so với quy trình thực tế đang được sử dụng. Khám phá thực chất là tiết lộ các quy trình thực tế và là một phương pháp phân tích tổ chức.
- Đo điểm chuẩn quy trình: so sánh các quy trình nghiệp vụ và số liệu hiệu suất của tổ chức với các phương pháp hay nhất trong ngành. Các kích thước thường được đo là chất lượng, thời gian và chi phí.
- Các ứng dụng BPMs chuyên dụng: được thiết kế để hỗ trợ các sáng kiến BPM và thực hiện trực tiếp các mô hình quy trình. Các ứng dụng này là công cụ tự động hóa các hoạt động BPM. Thông thường các quy trình của tổ chức cần phải được thay đổi để phù hợp với cách tiếp cận tự động.
Các phương pháp tiếp cận cải tiến quy trình có thể được phân loại theo điểm xuất phát và liệu các giải pháp của chúng chủ yếu mang tính tổ chức (dựa trên con người) hay công nghệ (dựa trên CNTT). Các tổ chức có thể hiểu rõ hơn về phương pháp cải tiến quy trình, như đã đề cập ở đoạn trước, để áp dụng dựa trên các nguyên tắc tổ chức sau:
- Từ trên xuống: các sáng kiến thường được quản lý cấp cao điều phối từ điểm kiểm soát trung tâm và có phạm vi tổ chức trải rộng, nhắm vào các quy trình từ đầu đến cuối hoặc các phần chính của nghiệp vụ.
- Từ dưới lên: các sáng kiến thường là những cách tiếp cận mang tính chiến thuật để cải thiện các quy trình riêng lẻ và quy trình làm việc của phòng ban hoặc các quy trình phụ trong các bộ phận nhỏ hơn của tổ chức.
- Lấy con người làm trung tâm: những sáng kiến trong đó sự thay đổi chủ yếu là về các hoạt động và quy trình làm việc trong một tổ chức.
- Tập trung vào CNTT: các sáng kiến thường tập trung vào tự động hóa quy trình.
Giả định chính
Sau đây là danh sách các giả định chính từ nguyên tắc BPM:
- Các quy trình thường được hỗ trợ bởi hệ thống CNTT, nhưng việc phát triển các hệ thống đó không được bao phủ bởi hầu hết các phương pháp BPM. BA có thể đề xuất các yêu cầu nghiệp vụ bổ sung dựa trên hệ thống CNTT hiện có.
- Các sáng kiến BPM có sự hỗ trợ của quản lý cấp cao. BA có thể tham gia đề xuất các yêu cầu nghiệp vụ bổ sung dựa trên chiến lược của tổ chức.
- Hệ thống BPM yêu cầu tích hợp chặt chẽ với chiến lược tổ chức nhưng hầu hết các phương pháp không giải quyết được việc phát triển chiến lược nằm ngoài phạm vi của quan điểm này.
- Các sáng kiến BPM có tính chất đa chức năng và xuyên suốt trong tổ chức.
PHẠM VI PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ
Nhà tài trợ thay đổi
Các sáng kiến BPM trên toàn doanh nghiệp thường được bắt đầu bởi các giám đốc điều hành tập trung vào giá trị và kết quả, sau đó liên kết các mục tiêu chiến lược này với các quy trình nghiệp vụ tương ứng hỗ trợ chặt chẽ nhất cho các mục tiêu.
Các sáng kiến BPM thường được kích hoạt bởi một tình huống bên ngoài tạo ra nhu cầu nghiệp vụ. Thực tiễn phân tích nghiệp vụ doanh nghiệp được áp dụng để phát triển trường hợpnghiệp vụ cho sáng kiến BPM.
Việc cải tiến quy trình thường được khởi xướng hoặc ít nhất được quản lý bởi người quản lý quy trình ở mọi cấp độ của tổ chức. Phạm vi của quy trình hoặc quy trình phụ thường xác định quyền hạn của người quản lý quy trình.
Mục tiêu thay đổi
Các mục tiêu thay đổi chính có thể có cho sáng kiến BPM bao gồm:
- Khách hàng: bên liên quan chính trong mọi sáng kiến BPM. Trọng tâm chính là khách hàng bên ngoài nhưng khách hàng nội bộ cũng được xem xét. Vì bản chất BPM lấy khách hàng làm trung tâm nên khách hàng là một phần của các sáng kiến BPM nhằm xác nhận tính hiệu quả của việc thay đổi quy trình. Việc thu hút khách hàng sớm tham gia sáng kiến sẽ giảm thiểu nguy cơ thất bại bằng cách đảm bảo các mục tiêu của quá trình phân phối phù hợp với mong đợi của khách hàng.
- Cơ quan quản lý: bên liên quan trong bất kỳ sáng kiến BPM nào do sự phát triển yêu cầu về tuân thủ và quản lý rủi ro của một số các tổ chức. Các cơ quan quản lý có thể kích hoạt sáng kiến BPM do những thay đổi trong quy định liên quan đến các vấn đề như an toàn công cộng, tính minh bạch, cơ hội bình đẳng và không phân biệt đối xử.
- Chủ sở hữu quy trình: bên liên quan chính trong mọi sáng kiến BPM và có trách nhiệm và quyền hạn đưa ra quyết định cuối cùng về mọi thay đổi đối với các quy trình bị ảnh hưởng. Chủ sở hữu quy trình cũng chịu trách nhiệm đo lường hiệu suất của quy trình.
- Người tham gia quy trình: các bên liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào quá trình được đánh giá. Những người tham gia này xác định các hoạt động của quá trình. Để đảm bảo đáp ứng lợi ích của những người tham gia quy trình, chủ sở hữu quy trình sẽ thu hút họ tham gia trong quá trình thiết kế quy trình.
- Người quản lý dự án: quản lý sáng kiến BPM và chịu trách nhiệm về các quyết định phân phối và thúc đẩy sáng kiến đó. Người quản lý dự án làm việc với một nhóm bao gồm các nhà phân tích quy trình, chủ sở hữu quy trình và nhà thiết kế quy trình. Người quản lý dự án chịu trách nhiệm lập kế hoạch, lập kế hoạch, quản lý truyền thông, quản lý thay đổi và quản lý rủi ro.
- Nhóm thực hiện: chuyển đổi các kế hoạch của sáng kiến BPM thành quy trình nghiệp vụ. Thành công của sáng kiến BPM là khả năng tích hợp tất cả các chức năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng
