Bài 10 – Thư tín
| STT | Từ vựng | Diễn giải | Nghĩa tiếng Việt | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| 1 | assemble (v) | to put together; to bring together | Tập hợp | |
| 2 | beforehand (adv) | early, in advance | Tới trước, trước | |
| 3 | complication (n) | difficulty, complex situation | Sự phức tạp | complicate (v)
complicated (adj) |
| 4 | courier (n) | a messenger, an official delivery person | Chuyển phát nhanh, người đưa thư | |
| 5 | express (adj) | fast and direct | Nhanh | |
| 6 | fold (v) | to bend paper | Gấp lại | |
| 7 | layout (n) | a format; the organization of material on a page | Sự bố trí, cách trình bày | |
| 8 | mention (n, v) | v. to refer to;
n. something read or written |
Đề cập | mentionable (adj) |
| 9 | petition (n. v) | n. a formal, written request;
v. to make a formal request |
Đơn kiến nghị, kiến nghị | |
| 10 | proof (v, n) | to look for errors | Bằng chứng | |
| 11 | register (v, n) | recorded and tracked | Đăng ký | Registration (n)
registered (adj) |
| 12 | revise (v) | to rewrite | Sửa lại |
WORDS IN CONTEXT (BÀI TẬP NGỮ CẢNH)
| Read the following passage and write the words in the blanks below.
(Đọc đoạn văn sau và viết các từ vào chỗ trống bên dưới.) |
|||
| assemble | courier | layout | proofed |
| beforehand | express | mention | registered |
| complicated | folding | petition | revision |
In small offices, it is often execution assistant who must manage all of the printed material that the firm produces. The job responsibilities include typing and printing out the correspondence. These letters and memos must all be carefully __(1)__ to make sure they are error-free. If not, the errors should be corrected. If the meaning is not clear, the correspondence should be revised. This __(2)__ should be done __(3)__, not when the letter is ready to be sent.
Before putting correspondence into an envelope, the executive assistant must __(4)__ all the various attachments and other documents to be enclosed with the letter. When __(5)__ the correspondence, the assistant should make sure that when opening the envelope, the recipient sees the letterhead first.
Once prepare, the correspondence must be sent appropriately Local, urgent mall could be hand-delivered by a __(6)__ service. Long-distance, urgent mail could be sent overnight or by __(7)__ mail. If a record is required, mail can be __(8)__ and receipts are given.
In addition to transmitting and receiving faxes, the executive assistant must work closely with company officials. When the company executives have to make a presentation, the executive assistant often becomes a graphic designer charged with the __(9)__, or the look of, the graphics and text for the printed materials used during the presentations. Did I __(10)__ that these duties generally involve learning extremely __(11)__ design software? It’s a wonder that more executive assistants don’t __(12)__ their bosses for a raise.
| Đáp án | |||
| assemble (4) | courier (6) | layout (9) | proofed (1) |
| beforehand (3) | express (7) | mention (10) | registered (8) |
| complicated (11) | folding (5) | petition (12) | revision (2) |
Dịch nghĩa:
Trong các văn phòng nhỏ, trợ lý điều hành thường phải quản lý tất cả các tài liệu in ấn mà công ty tạo ra. Trách nhiệm công việc bao gồm đánh máy và in thư từ. Những bức thư và bản ghi nhớ này đều phải được kiểm tra cẩn thận để đảm bảo không có sai sót. Nếu không, các lỗi cần được sửa chữa. Nếu ý nghĩa không rõ ràng, thư tín nên được sửa lại. Việc sửa đổi này phải được thực hiện trước, không phải khi thư đã sẵn sàng để gửi.
Trước khi bỏ thư vào phong bì, trợ lý điều hành phải tập hợp tất cả các tài liệu đính kèm và các tài liệu khác để gửi kèm theo thư. Khi gấp thư, người trợ lý phải đảm bảo rằng khi mở phong bì, người nhận sẽ nhìn thấy tiêu đề thư trước tiên.
Sau khi chuẩn bị, thư từ phải được gửi một cách thích hợp. Tại địa phương, trung tâm mua sắm khẩn cấp có thể được dịch vụ chuyển phát nhanh giao tận tay. Thư khẩn cấp, đường dài có thể được gửi qua đêm hoặc bằng thư chuyển phát nhanh. Nếu cần có hồ sơ, có thể đăng ký qua thư và nhận biên lai.
Ngoài việc truyền và nhận fax, trợ lý điều hành phải phối hợp chặt chẽ với các công ty. Khi các giám đốc điều hành của công ty phải thuyết trình, trợ lý điều hành thường trở thành nhà thiết kế đồ họa chịu trách nhiệm bố trí hoặc xem hình thức của đồ họa và văn bản cho các tài liệu in được sử dụng trong bài thuyết trình. Tôi đã đề cập rằng những nhiệm vụ này thường liên quan đến việc học phần mềm thiết kế cực kỳ phức tạp phải không? Điều ngạc nhiên là ngày càng có nhiều trợ lý điều hành không kiến nghị sếp để tăng lương.
