BABOK-Chương 3 – Lập kế hoạch và giám sát hoạt động phân tích nghiệp vụ BAPM – Mục 3.1- Phần 1/2

Ở phần trước, các bạn đã tìm hiểu về Mô hình khái niệm cốt lõi trong lập kế hoạch và giám sát hoạt đông phân tích nghiệp vụ, mục đích, mô tả, đầu vào trong lập kế hoạch phương pháp tiếp cận phân tích nghiệp vụ. Ở phần này, hãy cùng tìm hiểu các khái niệm tiếp theo nhé.

CÁC YẾU TỐ (ELEMENTS)

Phương pháp tiếp cận lập kế hoạch

Có nhiều phương pháp lập kế hoạch khác nhau được sử dụng trên các quan điểm, ngành và doanh nghiệp.

Nhiều phương pháp lập kế hoạch sẽ phù hợp với phần nào đó đó dọc theo một chuỗi liên tục giữa các phương pháp tiếp cận dự đoán (predictive) và thích ứng (adaptive).

Phương pháp tiếp cận dự đoán tập trung vào việc giảm thiểu sự không chắc chắn trước mắt và đảm bảo rằng giải pháp được xác định trước khi bắt đầu triển khai nhằm tối đa hóa khả năng kiểm soát và giảm thiểu rủi ro.

Những cách tiếp cận này thường được ưu tiên trong các tình huống mà các yêu cầu có thể được xác định một cách hiệu quả trước khi thực hiện, rủi ro thực hiện sai cao đến mức không thể chấp nhận được hoặc khi việc thu hút các bên liên quan cho thấy những thách thức đáng kể.

Phương pháp tiếp cận thích ứng

Các phương pháp tiếp cận thích ứng tập trung vào việc chuyển giao nhanh chóng giá trị nghiệp vụ trong các vòng lặp ngắn để đổi lại việc chấp nhận mức độ không chắc chắn cao hơn liên quan đến việc chuyển giao giải pháp tổng thể.

Những cách tiếp cận này có xu hướng được ưu tiên hơn khi thực hiện cách tiếp cận khám phá nhằm tìm ra giải pháp tốt nhất hoặc để cải tiến từng bước một giải pháp hiện có.

Các cách tiếp cận khác nhau có thể được sử dụng trong cùng một sáng kiến. Trong số các yếu tố khác, BA có thể xem xét các tiêu chuẩn của tổ chức, khả năng chịu đựng sự không chắc chắn và kinh nghiệm trước đây với các cách tiếp cận khác nhau khi lập kế hoạch cho các hoạt động phân tích nghiệp vụ.

Bất kể cách tiếp cận nào, thì lập kế hoạch là một tác vụ cần thiết để đảm bảo giá trị được chuyển giao đến doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch thường xảy ra nhiều lần đối với một sáng kiến ​​nhất định khi các kế hoạch được cập nhật để giải quyết các điều kiện kinh doanh đang thay đổi và các vấn đề mới đặt ra.

Phương pháp phân tích nghiệp vụ nên mô tả các kế hoạch sẽ thay đổi như thế nào được yêu cầu.

Tính chính thức và mức độ chi tiết của các giao phẩm phân tích nghiệp vụ

Cách tiếp cận dự đoán thường yêu cầu tài liệu và trình bày chính thức. Thông tin phân tích nghiệp vụ có thể được thu thập trong một tài liệu chính thức hoặc một tập hợp các trình bày theo các mẫu (template) được tiêu chuẩn hóa.

Thông tin có thể được thu thập ở nhiều mức độ chi tiết khác nhau. Nội dung và định dạng cụ thể của thông tin phân tích nghiệp vụ có thể khác nhau tùy thuộc vào phương pháp, quy trình và mẫu mà tổ chức sử dụng.

Phương pháp tiếp cận thích ứng thiên về việc xác định các yêu cầu và thiết kế thông qua tương tác nhóm và thu thập phản hồi về một giải pháp hoạt động. Các yêu cầu bắt buộc trình bày thường được giới hạn trong một danh sách các yêu cầu ưu tiên.

Nhóm có thể tạo tài liệu phân tích nghiệp vụ bổ sung và thường bao gồm các mô hình được phát triển để nâng cao hiểu biết của nhóm về một vấn đề cụ thể. Tài liệu chính thức thường được tạo ra sau khi giải pháp được triển khai để tạo điều kiện cho việc chuyển giao kiến ​​thức.

Các cân nhắc khác có thể ảnh hưởng đến cách tiếp cận bao gồm

• Thay đổi phức tạp và rủi ro cao,
• Tổ chức đang  tương tác với các ngành được quản lý chặt chẽ,
• Hợp đồng hoặc thỏa thuận yêu cầu tính hình thức,
• Các bên liên quan phân bổ ở các vùng địa lý khác nhau,
• Nguồn lực được thuê ngoài,
• Nhân viên luân chuyển cao và/hoặc các thành viên trong nhóm thiếu kinh nghiệm,
• Các yêu cầu phải được chính thức ký duyệt, và
• Thông tin phân tích nghiệp vụ phải được duy trì lâu dài hoặc được bàn giao để sử dụng cho các sáng kiến ​​trong tương lai.

Hình 3.1.2: Tính chính thức và mức độ chi tiết của giao phẩm phân tích nghiệp

Hoạt động phân tích nghiệp vụ

Cách tiếp cận phân tích nghiệp vụ cung cấp mô tả về các loại hoạt động mà BA sẽ thực hiện. Các phương pháp luận thường được thông qua tổ chức mà ảnh hưởng đến các hoạt động được lựa chọn.

Tích hợp các hoạt động phân tích nghiệp vụ trong phương pháp phân tích nghiệp vụ bao gồm:

• Xác định các hoạt động cần thiết để hoàn thành từng hoạt động có thể chuyển giao,  sau đó chia từng hoạt động thành các tác vụ,
• Chia công việc thành các vòng lặp, xác định các kết quả chuyển giao cho mỗi lần lặp, sau đó xác định các hoạt động và tác vụ liên quan, hoặc
• Sử dụng sáng kiến ​​tương tự trước đó làm đề cương và áp dụng thêm các tác vụ cùng  hoạt động chi tiết duy nhất cho sáng kiến ​​hiện tại.

Thời gian của Công việc Phân tích nghiệp vụ

BA xác định thời điểm cần thực hiện các tác vụ phân tích nghiệp vụ và mức độ nỗ lực phân tích nghiệp vụ có cần thay đổi theo thời gian hay không.

Loại lập kế hoạch này bao gồm việc xác định xem các nhiệm vụ phân tích nghiệp vụ được thực hiện trong các nhóm kiến ​​thức khác sẽ được thực hiện chủ yếu trong các giai đoạn cụ thể hay lặp đi lặp lại trong suốt quá trình của sáng kiến.

Thời gian của các hoạt động phân tích nghiệp vụ cũng có thể bị ảnh hưởng bởi

• Sự sẵn có của các nguồn lực,
• Mức độ ưu tiên và/hoặc tính cấp thiết của sáng kiến,
• Các sáng kiến ​​đồng thời khác, hoặc
• Các ràng buộc như điều khoản hợp đồng hoặc thời hạn quy định.

Sự phức tạp và tính rủi ro

Mức độ phức tạp, quy mô của sự thay đổi và rủi ro tổng thể của nỗ lực đối với tổ chức được xem xét khi xác định phương pháp phân tích nghiệp vụ. Khi mức độ phức tạp và rủi ro tăng hoặc giảm, bản chất và phạm vi của công việc phân tích nghiệp vụ có thể được thay đổi và phản ánh trong cách tiếp cận.

Cách tiếp cận cũng có thể được thay đổi dựa trên số lượng các bên liên quan hoặc các nguồn lực phân tích kinh doanh tham gia vào sáng kiến. Khi số lượng các bên liên quan tăng lên, cách tiếp cận có thể được điều chỉnh để bao gồm các bước quy trình bổ sung nhằm quản lý tốt hơn công việc phân tích kinh doanh.

Các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến sự phức tạp bao gồm

• Độ lớn của sự thay đổi,
• Số lượng lĩnh vực hoặc hệ thống nghiệp vụ bị ảnh hưởng,
• Cân nhắc về địa lý và văn hóa,
• Sự phức tạp về công nghệ và
• Bất kỳ rủi ro nào có thể cản trở nỗ lực phân tích nghiệp vụ.

Các yếu tố có thể ảnh hưởng đến mức độ rủi ro của nỗ lực phân tích nghiệp vụ bao gồm

• Kinh nghiệm BA,
• Lĩnh vực kiến thức của BA,
• Mức độ kinh nghiệm của các bên liên quan trong việc truyền đạt nhu cầu của họ,
• Thái độ của các bên liên quan về sự thay đổi và công việc phân tích nghiệp vụ nói chung,
• Lượng thời gian được phân bổ bởi các bên liên quan cho các hoạt động phân tích nghiệp vụ,
• Bất kỳ khuôn khổ, phương pháp luận, công cụ và/hoặc kỹ thuật được lựa chọn trước nào được áp đặt bởi các chính sách và thông lệ của tổ chức, và
• Chuẩn mực văn hóa của tổ chức.

Độ chấp thuận

Phương pháp phân tích nghiệp vụ được xem xét và thống nhất bởi các bên liên quan chính.

Trong một số tổ chức, quy trình phân tích nghiệp vụ có thể có cấu trúc tốt hơn và yêu cầu các bên liên quan chính phải ký tên vào phương pháp tiếp cận để đảm bảo tất cả các hoạt động phân tích nghiệp vụ đã được xác định, các ước lượng là thực tế, các vai trò và trách nhiệm được đề xuất là đúng.

Bất kỳ vấn đề nào do các bên liên quan đưa ra khi xem xét cách tiếp cận đều được BA tài liệu hóa lại và tìm kiếm giải pháp.

Các bên liên quan cũng đóng vai trò trong việc xem xét và chấp nhận các thay đổi đối với cách tiếp cận khi các thay đổi được thực hiện để phù hợp với các điều kiện thay đổi trong sáng kiến.

Ở phần tiếp theo, các bạn sẽ được tìm hiểu về  các nguyên tắc hướng dẫn và công cụ, kỹ thuật, các bên liên quan và đầu ra.

Bạn có thể tải về bản gốc Tiếng Anh Tại đây