Ở phần trước, các bạn đã tìm hiểu về Lập kế hoạch tiếp cận phân tích nghiệp vụ. Ở phần này, chúng ta tiếp tục tìm hiểu về Lập kế hoạch gắn kết các bên liên quan.
LẬP KẾ HOẠCH GẮN KẾT CÁC BÊN LIÊN QUAN
Mục đích
Nhằm lập kế hoạch về cách tiếp cận nhằm thiết lập và duy trì mối quan hệ làm việc hiệu quả với các bên liên quan.
Mô tả
Lập kế hoạch gắn kết các bên liên quan bao gồm việc tiến hành phân tích kỹ lưỡng các bên liên quan sẽ tham gia và phân tích đặc điểm của họ.
Sau đó, kết quả của phân tích được sử dụng để xác định các cách tiếp cận hợp tác tác và truyền thông tốt nhất cho sáng kiến và lập kế hoạch thích hợp cho các rủi ro của các bên liên quan.
Khi lập kế hoạch gắn kết các bên liên quan, mức độ phức tạp có thể tăng lên một cách không tương đồng vì số lượng các bên liên quan tham gia vào các hoạt động phân tích nghiệp vụ tăng lên.
Điều này rất quan trọng vì các kỹ thuật mới hay khác biệt để quản lý các bên liên quan có thể được yêu cầu khi sự tham gia này thay đổi, chuyển từ cộng tác với một vài bên liên quan thành hàng chục, hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn người.
Đầu vào
-
- Nhu cầu: việc hiểu nhu cầu nghiệp vụ và các bộ phận của doanh nghiệp mà nó ảnh hưởng giúp xác định các bên liên quan. Nhu cầu có thể phát triển khi phân tích các bên liên quan được thực hiện.
- Phương pháp tiếp cận phân tích nghiệp vụ: kết hợp phương pháp phân tích nghiệp v ụ tổng thể vào phương pháp tiếp cận phân tích, cộng tác và giao tiếp với các bên liên quan là cần thiết để đảm bảo tính nhất quán giữa các phương pháp tiếp cận.
Hình 3.2.1: Sơ đồ đầu vào / đầu ra khi lập kế hoạch gắn kết các bên liên quan
Các yếu tố
Thực hiện phân tích các bên liên quan
Phân tích các bên liên quan bao gồm việc xác định các bên liên quan (những người sẽ bị tác động trực tiếp hoặc gián tiếp bởi sự thay đổi) và đặc điểm của họ, cũng như phân tích thông tin sau khi thu thập được. Được thực hiện lặp đi lặp lại khi các hoạt động phân tích nghiệp vụ tiếp tục được diễn ra.
Một danh sách các bên liên quan đầy đủ và chi tiết đảm bảo rằng các bên liên quan không bị bỏ sót.
Việc hiểu rõ các bên liên quan là ai, tác động của các thay đổi được đề xuất đối với họ và ảnh hưởng của họ đối với sự thay đổi là rất quan trọng để hiểu nhu cầu, mong muốn và mong đợi phải được thỏa mãn bằng một giải pháp.
Nếu các bên liên quan không được xác định, BA có thể bỏ lỡ việc phát hiện ra các nhu cầu quan trọng. Các nhu cầu của các bên liên quan được phát hiện muộn thường sẽ yêu cầu sửa đổi các tác vụ phân tích nghiệp vụ đang thực hiện hoặc đã hoàn thành.
Điều này có thể dẫn đến tăng chi phí và giảm sự hài lòng của các bên liên quan.
BA thực hiện phân tích các bên liên quan như thế nào?
Cách BA thực hiện phân tích các bên liên quan có thể khác nhau giữa các dự án, phương pháp luận và tổ chức.
Sơ đồ tổ chức và các quy trình nghiệp vụ của công ty có thể đóng vai trò là nguồn ban đầu để xác định các bên liên quan nội bộ.
Nhà tài trợ cũng có thể xác định các bên liên quan. Các bên liên quan bên ngoài tổ chức có thể được xác định và có thể phát hiện ra bằng cách hiểu bất kỳ hợp đồng hiện có nào có thể được áp dụng, các nhà cung cấp được dự đoán có thể có vai trò dựa trên các mối quan hệ hiện có với tổ chức, cũng như các cơ quan quản lý và quản lý có thể ảnh hưởng đến công việc.
Cổ đông, khách hàng và nhà cung cấp cũng được xem xét khi tìm kiếm các bên liên quan bên ngoài tổ chức.
Vai trò
BA xác định vai trò của các bên liên quan để hiểu được vị trí và cách thức các bên liên quan sẽ đóng góp vào sáng kiến.
Điều quan trọng là BA phải nhận thức được các vai trò khác nhau mà một bên liên quan chịu trách nhiệm trong tổ chức.
Thái độ
Thái độ của các bên liên quan có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực đến sự thay đổi.
BA xác định thái độ của các bên liên quan để hiểu đầy đủ điều gì có thể ảnh hưởng đến các hoạt động và hành vi của bên liên quan.
Biết cách một bên liên quan nhận thức về sáng kiến cho phép BA có cơ hội lập kế hoạch cụ thể về sự hợp tác và gắn kết của họ với bên liên quan đó.
BA phân tích thái độ của các bên liên quan về
- Mục tiêu nghiệp vụ, mục tiêu của sáng kiến và mọi giải pháp được đề xuất,
- Phân tích nghiệp vụ nói chung,
- Mức độ quan tâm đến sự thay đổi,
- Nhà tài trợ,
- Các thành viên trong nhóm và các bên liên quan khác, và
- Hợp tác và cách tiếp cận theo nhóm.
Các bên liên quan có thái độ tích cực có thể là những người đi đầu và đóng góp lớn.
Các bên liên quan khác có thể không thấy hết giá trị của công việc, có thể hiểu sai giá trị đang được cung cấp, hoặc có thể lo ngại về ảnh hưởng của thay đổi đối với họ.
Các bên liên quan được kỳ vọng sẽ đóng những vai trò quan trọng và tham gia nhiều vào các hoạt động phân tích nghiệp vụ, nhưng nếu họ nhìn nhận sự thay đổi theo hướng tiêu cực, thì có thể sẽ cần đến các phương pháp tiếp cận hợp tác để tăng sự hợp tác của họ.
Thẩm quyền ra quyết định
BA xác định cấp độ quyền hạn mà một bên liên quan có đối với các hoạt động phân tích nghiệp vụ, các sản phẩm chuyển giao và các thay đổi đối với công việc phân tích nghiệp vụ.
Việc hiểu rõ các cấp thẩm quyền từ trước giúp loại bỏ sự nhầm lẫn trong quá trình phân tích nghiệp vụ và đảm bảo BA cộng tác với các bên liên quan thích hợp khi tìm kiếm quyết định được đưa ra hoặc tìm kiếm sự chấp thuận.
Mức độ quyền lực hoặc ảnh hưởng
Hiểu được bản chất của ảnh hưởng cũng như cấu trúc và kênh ảnh hưởng trong một tổ chức có thể chứng tỏ là hữu ích khi tìm cách xây dựng mối quan hệ và lòng tin.
Hiểu được ảnh hưởng và thái độ mà mỗi bên liên quan có thể có giúp phát triển các chiến lược để có được sự đồng thuận và cộng tác.
BA giá mức độ ảnh hưởng cần thiết để thực hiện một thay đổi so với mức độ ảnh hưởng mà các bên liên quan chính có thể mang lại.
Nếu có sự ảnh hưởng không phù hợp và mức độ ảnh hưởng mà bên liên quan có hoặc được cho là có, BA sẽ phát triển các kế hoạch rủi ro, phản ứng và các chiến lược khác có thể cần thiết để đạt được mức độ hỗ trợ cần thiết.
Xác định sự hợp tác của các bên liên quan
Đảm bảo sự hợp tác hiệu quả với các bên liên quan là điều cần thiết để duy trì sự tham gia của họ vào các hoạt động phân tích nghiệp vụ.
Hợp tác có thể là một sự kiện tự phát. Tuy nhiên, nhiều sự hợp tác là có chủ ý và có kế hoạch, với các hoạt động và kết quả cụ thể được xác định trước thời hạn trong các hoạt động lập kế hoạch.
BA có thể lập kế hoạch các phương pháp hợp tác khác nhau cho các bên liên quan bên trong và bên ngoài, và các phương pháp tiếp cận có thể khác nhau tùy theo hoạt động phân tích nghiệp vụ.
Mục tiêu là lựa chọn các phương pháp tiếp cận phù hợp nhất để đáp ứng nhu cầu của từng nhóm bên liên quan và đảm bảo duy trì sự quan tâm và sự tham gia của họ trong toàn bộ sáng kiến.
Một số cân nhắc khi lập kế hoạch cộng tác bao gồm:
- Thời gian và tần suất hợp tác,
- Địa điểm,
- Các công cụ có sẵn như cổng thông tin (wiki) và các cộng đồng trực tuyến,
- Phương thức phân phối chẳng hạn như trực tiếp (in-person) hoặc ảo (virtual), và
- Sở thích của các bên liên quan.
Các cân nhắc về lập kế hoạch có thể được lập thành văn bản dưới dạng kế hoạch cộng tác của các bên liên quan. Khi các yếu tố thay đổi, kế hoạch có thể được xem xét lại và có thể thực hiện các điều chỉnh và điều chỉnh để đảm bảo sự tham gia liên tục của các bên liên quan.
Nhu cầu giao tiếp của các bên liên quan
BA cần đánh giá:
- Những gì cần được trao đổi,
- Phương thức thích hợp là gì (bằng văn bản hay bằng lời nói),
- Đối tượng thích hợp là ai,
- Khi nào việc giao tiếp nên xảy ra,
- Tần suất giao tiếp thế nào,
- Vị trí địa lý của các bên liên quan sẽ nhận được thông tin liên lạc,
- Mức độ chi tiết thích hợp cho giao tiếp và các bên liên quan, và
- Mức độ hình thức của thông tin giao tiếp.
Các cân nhắc về giao tiếp có thể được lập thành văn bản dưới dạng một kế hoạch truyền thông của các bên liên quan. BA xây dựng và xem xét các kế hoạch giao tiếp với các bên liên quan để đảm bảo các yêu cầu và kỳ vọng giao tiếp của họ được đáp ứng.
Hướng dẫn và Công cụ
- Đánh giá hiệu suất phân tích nghiệp vụ: cung cấp kết quả của các đánh giá trước đó cần được xem xét và tổng hợp lại.
- Chiến lược thay đổi: được sử dụng để cải thiện việc đánh giá tác động của các bên liên quan và phát triển các chiến lược gắn kết các bên liên quan hiệu quả hơn.
- Mô tả trạng thái hiện tại: cung cấp bối cảnh mà công việc cần được hoàn thành. Thông tin này sẽ dẫn đến việc phân tích các bên liên quan hiệu quả hơn và hiểu rõ hơn về tác động của thay đổi mong muốn.
Kỹ thuật
- Động não: được sử dụng để lập danh sách các bên liên quan và xác định các vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan.
- Phân tích quy tắc nghiệp vụ: được sử dụng để xác định các bên liên quan là nguồn của các quy tắc nghiệp vụ.
- Phân tích tài liệu: được sử dụng để xem xét các tài sản hiện có của tổ chức có thể hỗ trợ trong việc lập kế hoạch tham gia của các bên liên quan.
- Phỏng vấn: được sử dụng để tương tác với các bên liên quan cụ thể để đạt được nhiều thông tin hoặc kiến thức hơn về các nhóm bên liên quan.
- Bài học kinh nghiệm: được sử dụng để xác định kinh nghiệm trước đây của doanh nghiệp (cả thành công và thách thức) với việc lập kế hoạch tham gia của các bên liên quan.
- Bản đồ Tư duy (Mind Mapping): được sử dụng để xác định các bên liên quan tiềm năng và giúp hiểu mối quan hệ giữa họ.
- Mô hình tổ chức (Organization Modelling): được sử dụng để xác định xem các đơn vị tổ chức hoặc những người được liệt kê có bất kỳ nhu cầu và lợi ích riêng nào cần được xem xét hay không. Các mô hình tổ chức mô tả các vai trò và chức năng trong tổ chức và các cách thức mà các bên liên quan tương tác có thể giúp xác định các bên liên quan sẽ bị ảnh hưởng bởi một sự thay đổi.
- Mô hình hóa quy trình: được sử dụng để phân loại các bên liên quan theo hệ thống hỗ trợ quy trình nghiệp vụ của họ.
- Phân tích và quản lý rủi ro: được sử dụng để xác định rủi ro đối với sáng kiến xuất phát từ thái độ của các bên liên quan hoặc việc các bên liên quan chính không có khả năng tham gia vào sáng kiến.
- Mô hình hóa phạm vi: được sử dụng để phát triển mô hình phạm vi để hiển thị các bên liên quan nằm ngoài phạm vi của giải pháp nhưng vẫn tương tác với nó theo một cách nào đó.
- Danh sách, bản đồ hoặc chân dung các bên liên quan: được sử dụng để mô tả mối quan hệ của các bên liên quan đối với giải pháp và với nhau.
- Khảo sát hoặc Bảng câu hỏi: được sử dụng để xác định các đặc điểm chung của một nhóm các bên liên quan.
- Hội thảo: được sử dụng để tương tác với các nhóm bên liên quan để có thêm thông tin về các nhóm bên liên quan.
Các bên liên quan
- Khách hàng: một nguồn các bên liên quan từ bên ngoài.
- Chuyên gia lĩnh vực nghiệp vụ: có thể giúp xác định các bên liên quan và bản thân họ có thể được xác định để hoàn thành một hoặc nhiều vai trò trong sáng kiến.
- Người dùng cuối: một nguồn của các bên liên quan từ nội bộ.
- Quản lý dự án: có thể xác định và đề xuất các bên liên quan. Có thể chia sẻ trách nhiệm về việc xác định và quản lý các bên liên quan với BA.
- Cơ quan quản lý (bộ phận điều tiết): có thể yêu cầu các đại diện hoặc nhóm các bên liên quan cụ thể phải tham gia vào hoạt động phân tích nghiệp vụ.
- Nhà tài trợ: có thể yêu cầu các bên liên quan cụ thể tham gia vào hoạt động phân tích nghiệp vụ.
- Nhà cung cấp: một nguồn các bên liên quan bên ngoài.
Kết quả đầu ra
Phương pháp tiếp cận sự tham gia của các bên liên quan: bao gồm danh sách các bên liên quan, các đặc điểm của họ đã được phân tích và danh sách các vai trò và trách nhiệm đối với sự thay đổi.
Nó cũng xác định các phương pháp cộng tác và giao tiếp mà BA sẽ sử dụng trong suốt sáng kiến.
Bạn có thể tải về bản gốc Tiếng Anh Tại đây
