LẬP KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ

MỤC ĐÍCH

Mục đích của lập kế hoạch quản trị phân tích nghiệp vụ là xác định cách thức đưa ra các quyết định về các yêu cầu và thiết kế, bao gồm xem xét, kiểm soát thay đổi, phê duyệt và sắp xếp thư tự ưu tiên.

MÔ TẢ

BA đảm bảo rằng một quy trình quản trị được thực hiện và làm rõ bất kỳ sự mơ hồ nào trong đó.

Quy trình quản trị xác định những người ra quyết định, quy trình và thông tin cần thiết để đưa ra quyết định. Quy trình quản trị mô tả cách thức thực hiện các phê duyệt và quyết định ưu tiên đối với các yêu cầu và thiết kế.

Khi hoạch định phương pháp quản trị, BA xác định:

• Công việc phân tích nghiệp vụ sẽ được tiếp cận và ưu tiên như thế nào,
• Quy trình đề xuất thay đổi thông tin phân tích nghiệp vụ là gì,
• Ai có thẩm quyền và trách nhiệm đề xuất các thay đổi và ai nên tham gia vào các cuộc thảo luận về thay đổi,
• Người có trách nhiệm phân tích các yêu cầu thay đổi,
• Ai có thẩm quyền phê duyệt các thay đổi, và
• Các thay đổi sẽ được ghi lại và truyền đạt như thế nào.

ĐẦU VÀO

• Phương pháp Tiếp cận Phân tích nghiệp vụ: kết hợp phương pháp tiếp cận phân tích nghiệp vụ tổng thể vào phương pháp quản trị là cần thiết để đảm bảo tính nhất quán giữa các phương pháp tiếp cận.
• Phương pháp tiếp sự tham gia của các bên liên quan: xác định các bên liên quan và hiểu nhu cầu giao tiếp và cộng tác của họ rất hữu ích trong việc xác định sự tham gia của họ vào phương pháp quản trị. Cách tiếp cận hợp tác có thể được cập nhật dựa trên sự hoàn thiện của cách tiếp cận quản trị.

Hình 3.3.1: Lập kế hoạch Phân tích Kinh doanh Sơ đồ Quản trị Đầu vào / Đầu ra

YẾU TỐ

Ra quyết định

Các quyết định được thực hiện trong suốt sáng kiến. Một bên liên quan có thể đóng các vai trò khác nhau trong quá trình ra quyết định như:

• Tham gia vào các cuộc thảo luận ra quyết định,
• Chuyên gia nghiệp vụ (SME) cung cấp kinh nghiệm và kiến ​​thức cho quá trình ra quyết định,
• Người xem xét thông tin, và
• Người phê duyệt các quyết định.

Quy trình ra quyết định xác định điều gì sẽ xảy ra khi các nhóm không thể đạt được sự đồng thuận, bằng cách xác định mức độ leo thang và các bên liên quan chính nắm quyền ra quyết định cuối cùng.

Quy trình kiểm soát thay đổi

Khi BA phát triển quy trình kiểm soát thay đổi, họ:

Quyết định quy trình yêu cầu thay đổi

Chỉ rõ các yêu cầu và thiết kế quy trình kiểm soát thay đổi bao gồm và xác định xem nó có áp dụng cho tất cả các thay đổi hay chỉ đối với những thay đổi ở quy mô, chi phí hoặc mức độ nỗ lực cụ thể.

Quy trình này trình bày chi tiết các bước để đề xuất thay đổi, khi nào có thể đề xuất thay đổi, ai có thể đề xuất thay đổi và cách truyền đạt yêu cầu thay đổi.

Quyết định các yếu tố của yêu cầu thay đổi

Xác định thông tin cần được đưa vào trong đề xuất để hỗ trợ việc ra quyết định và thực hiện nếu nó được chấp thuận.

Các thành phần có thể cần xem xét đối với một yêu cầu thay đổi là:

• Ước tính chi phí và thời gian: với từng khu vực bị ảnh hưởng bởi đề xuất
  thay đổi, chi phí thay đổi dự kiến ​​được ước tính.
• Lợi ích: giải thích về việc thay đổi phù hợp với sáng kiến ​​và mục tiêu nghiệp vụ như thế nào để cho thấy sự thay đổi làm tăng giá trị như thế nào. Các lợi ích được xem xét bao gồm cả lợi ích tài chính và lợi ích chiến thuật, chẳng hạn như tác động đến phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng và nguồn lực.
• Rủi ro: phân tích rủi ro đối với sáng kiến, giải pháp hoặc mục tiêu nghiệp vụ.
• Ưu tiên: mức độ quan trọng của thay đổi so với các yếu tố khác như mục tiêu của tổ chức, yêu cầu tuân thủ quy định và nhu cầu của các bên liên quan.
• Các quy trình hành động: quy trình thực hiện thay đổi bao gồm việc đánh giá các thành phần của yêu cầu thay đổi (chi phí, thời gian, lợi ích, rủi ro và mức độ ưu tiên). Người ta thường xác định một số khóa học thay thế, bao gồm các khóa học do người yêu cầu và các bên liên quan khác đề xuất để những người ra quyết định có thể đưa ra lựa chọn phù hợp nhất với nhu cầu của sáng kiến.

Quyết định cách thức các thay đổi sẽ được ưu tiên:

Độ ưu tiên của thay đổi đã đề xuất được thiết lập tương ứng với các lợi ích cạnh tranh khác trong sáng kiến ​​hiện tại.

Quyết định cách các thay đổi sẽ được tài liệu hóa lại

Việc quản lý cấu hình và  tiêu chuẩn truy xuất nguồn gốc thiết lập đường cơ sở (baseline) sản phẩm và các thông lệ kiểm soát phiên bản giúp xác định đường cơ sở nào bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi.

Quyết định các thay đổi sẽ được truyền đạt như thế nào

Cho thấy cách mà những thay đổi đã đề xuất, các thay đổi đang được xem xét và được chấp thuận, từ chối hoặc hoãn lại các thay đổi sẽ được thông báo cho các bên liên quan.

Quyết định ai sẽ thực hiện phân tích tác động

Chỉ rõ ai là chịu trách nhiệm thực hiện phân tích các tác động thay đổi được đề xuất sẽ có trong sáng kiến.

Quyết định ai sẽ cho phép thay đổi

Bao gồm chỉ định ai có thể phê duyệt các thay đổi và thông tin phân tích nghiệp vụ nào nằm trong quyền hạn của họ bao gồm.

Lập kế hoạch tiếp cận việc sắp xếp thứ tự ưu tiên

Các mốc thời gian, giá trị mong đợi, các yếu tố phụ thuộc, các hạn chế về nguồn lực, các phương pháp luận được áp dụng và các yếu tố khác ảnh hưởng đến cách các yêu cầu và thiết kế được ưu tiên.

Khi lập kế hoạch cho quá trình ưu tiên, BA xác định:

• Tính chính thức và tính nghiêm ngặt của quy trình ưu tiên,
• Những người tham gia sẽ tham gia vào việc sắp xếp thứ tự ưu tiên,
• Quy trình quyết định mức độ ưu tiên sẽ diễn ra như thế nào, bao gồm
  các kỹ thuật ưu tiên sẽ được sử dụng, và
• Tiêu chí được sử dụng để xếp thứ tự ưu tiên. Ví dụ, các yêu cầu có thể được ưu tiên dựa trên chi phí, rủi ro và giá trị.

Cách tiếp cận cũng cần xác định những bên liên quan nào sẽ có vai trò trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên.

Lập kế hoạch phê duyệt

Sự phê duyệt sẽ chính thức hóa thỏa thuận giữa tất cả các bên liên quan rằng nội dung và bản trình bày của các yêu cầu và thiết kế là chính xác, đầy đủ và có đủ chi tiết để cho phép tiếp tục đạt được tiến độ.

Thời gian và tần suất phê duyệt phụ thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của thay đổi và các rủi ro liên quan của việc phê duyệt trước hoặc trì hoãn.

BA phải xác định loại yêu cầu và thiết kế cần được phê duyệt, thời gian phê duyệt, quy trình cần tuân theo để được phê duyệt và ai sẽ phê duyệt các yêu cầu và thiết kế.

Khi lập kế hoạch quy trình phê duyệt thích hợp, BA xem xét văn hóa tổ chức và loại thông tin đang được phê duyệt.

Ví dụ: các hệ thống hoặc quy trình mới cho các ngành được quản lý cao như tài chính, dược phẩm hoặc chăm sóc sức khỏe có khả năng yêu cầu xem xét và phê duyệt thường xuyên và nghiêm ngặt các thông số kỹ thuật rất chi tiết. Đối với các loại sáng kiến ​​khác, quy trình phê duyệt chuyên sâu có thể phù hợp hơn và dẫn đến việc triển khai nhanh hơn.

Lập kế hoạch phê duyệt cũng bao gồm lịch trình của các sự kiện nơi các phê duyệt sẽ xảy ra và cách chúng sẽ được theo dõi.

Sự sẵn sàng, thái độ và sự sẵn sàng tham gia của các bên liên quan quyết định hiệu quả của quá trình phê duyệt và có thể ảnh hưởng đáng kể đến tiến độ chuyển giao.

NGUYÊN TẮC VÀ CÔNG CỤ

• Đánh giá hiệu suất phân tích nghiệp vụ: cung cấp kết quả của các đánh giá trước đó cần được xem xét và kết hợp vào tất cả các phương pháp lập kế hoạch.
• Chính sách doanh nghiệp: xác định các giới hạn mà các quyết định phải được đưa ra. Chúng có thể được mô tả bằng các quy định, hợp đồng, thỏa thuận, bảo đảm, chứng nhận hoặc các nghĩa vụ pháp lý khác.
• Mô tả trạng thái hiện tại: cung cấp bối cảnh mà công việc cần được hoàn thành. Thông tin này có thể giúp định hướng cách đưa ra quyết định tốt hơn.
• Thông tin Pháp lý/quy định: mô tả các quy tắc hoặc quy định phải tuân theo và có thể được sử dụng để giúp phát triển một khuôn khổ đảm bảo việc ra quyết định đúng đắn.

KỸ THUẬT

• Động não: được sử dụng để tạo danh sách ban đầu gồm tên các bên liên quan tiềm năng có thể cần vai trò phê duyệt trong quy trình quản trị đã xác định.
• Phân tích tài liệu: được sử dụng để đánh giá các quy trình hoặc bản mẫu quản trị hiện có.
• Phỏng vấn: được sử dụng để xác định các phương pháp tiếp cận có thể ra quyết định, kiểm soát thay đổi, phê duyệt hoặc ưu tiên, những người tham gia là một cá nhân hoặc một nhóm nhỏ.
• Theo dõi hạng mục: được sử dụng để theo dõi bất kỳ vấn đề nào phát sinh khi hoạch định phương pháp quản trị.
• Bài học kinh nghiệm: được sử dụng để tìm hiểu xem các sáng kiến ​​trong quá khứ có xác định được những kinh nghiệm quý báu về quản trị có thể được tận dụng cho các sáng kiến ​​hiện tại hoặc tương lai hay không.
• Mô hình hóa tổ chức: được sử dụng để hiểu các vai trò/trách nhiệm bên trong tổ chức với nỗ lực xác định cách tiếp cận quản trị có sự tham gia của các bên liên quan phù hợp.
• Mô hình hóa quy trình: được sử dụng để tài liệu hóa quy trình hoặc phương pháp điều chỉnh phân tích nghiệp vụ.
• Đánh giá: được sử dụng để xem xét kế hoạch quản trị được đề xuất với các bên liên quan chính.
• Khảo sát hoặc Bảng câu hỏi: được sử dụng để xác định các phương pháp tiếp cận và người tham gia có thể ra quyết định, kiểm soát thay đổi, phê duyệt hoặc ưu tiên.
• Hội thảo: được sử dụng để xác định các phương pháp tiếp cận có thể ra quyết định, kiểm soát thay đổi, phê duyệt hoặc sắp xếp thứ tự ưu tiên trong bối cảnh làm việc nhóm.

CÁC BÊN LIÊN QUAN

• Chuyên gia lĩnh vực nghiệp vụ: có thể là một nguồn khả thi của thay đổi được yêu cầu hoặc có thể được xác định là cần tham gia vào các cuộc thảo luận về thay đổi.
• Quản lý dự án: làm việc với BA để đảm bảo rằng quản trị dự án tổng thể phù hợp với phương pháp quản trị phân tích nghiệp vụ.
• Cơ quan quản lý: có thể áp đặt các quy tắc hoặc quy định cần được xem xét khi xác định kế hoạch quản trị phân tích nghiệp vụ. Cũng có thể là một nguồn có thể xảy ra thay đổi được yêu cầu.
• Nhà tài trợ: có thể áp đặt các yêu cầu của riêng họ về cách quản lý thông tin phân tích nghiệp vụ. Tham gia vào các cuộc thảo luận về thay đổi và phê duyệt các thay đổi được đề xuất.

ĐẦU RA

Phương pháp tiếp cận quản trị: xác định các bên liên quan sẽ có trách nhiệm và quyền hạn để đưa ra quyết định về công việc phân tích nghiệp vụ bao gồm ai sẽ chịu trách nhiệm thiết lập các ưu tiên và ai sẽ chấp thuận các thay đổi đối với thông tin phân tích nghiệp vụ.

Nó cũng xác định quy trình sẽ được sử dụng để quản lý các thay đổi về yêu cầu và thiết kế trong toàn bộ sáng kiến.

Phần tiếp theo, các bạn sẽ được tìm hiểu kiến thức về Lập kế hoạch quản lý thông tin phân tích nghiệp vụ.

Bạn có thể tải về bản gốc Tiếng Anh Tại đây