MỤC ĐÍCH
Là để phát triển một cách thức để lưu trữ và truy cập thông tin phân tích nghiệp vụ.
MÔ TẢ
Thông tin phân tích nghiệp vụ bao gồm tất cả các thông tin mà BA khơi gợi, tạo ra, biên soạn và phổ biến trong quá trình thực hiện phân tích nghiệp vụ.
Mô hình, tuyên bố về phạm vi, mối quan tâm của các bên liên quan, kết quả khơi gợi, yêu cầu, thiết kế và các lựa chọn giải pháp chỉ là một vài ví dụ.
Điều này bao gồm các yêu cầu và thiết kế, từ các câu chuyện người dùng (user story) đến các tài liệu yêu cầu chính thức đến các nguyên mẫu hoạt động được.
Quản lý thông tin đòi hỏi phải xác định
- Thông tin nên được tổ chức như thế nào,
- Mức độ chi tiết mà thông tin cần được thu thập,
- Bất kỳ mối quan hệ nào giữa các thông tin,
- Thông tin có thể được sử dụng như thế nào trong nhiều sáng kiến và trong toàn bộ doanh nghiệp,
- Thông tin nên được truy cập và lưu trữ như thế nào, và
- Đặc điểm nào của thông tin phải được duy trì.
Quản lý thông tin giúp đảm bảo rằng thông tin phân tích nghiệp vụ đã được tổ chức theo chức năng và hữu ích, dễ dàng tiếp cận với người thích hợp và được lưu trữ trong một khoảng thời gian cần thiết.
ĐẦU VÀO
- Phương pháp tiếp cận phân tích nghiệp vụ: kết hợp phương pháp phân tích nghiệp vụ tổng thể vào phương pháp quản lý thông tin là cần thiết để đảm bảo tính nhất quán giữa các phương pháp tiếp cận.
- Phương pháp tiếp cận quản trị: xác định cách BA quản lý các thay đổi đối với yêu cầu và thiết kế, cách thức đưa ra quyết định và phê duyệt giao phẩm phân tích nghiệp vụ và cách thức các ưu tiên sẽ được thiết lập.
- Phương pháp tiếp cận sự cam kết của các bên liên quan: xác định các bên liên quan, hiểu nhu cầu giao tiếp và cộng tác của họ rất hữu ích trong việc xác định nhu cầu quản lý thông tin cụ thể.
CÁC YẾU TỐ
Tổ chức thông tin phân tích kinh doanh
BA chịu trách nhiệm tổ chức thông tin phân tích nghiệp vụ theo cách thức cho phép truy cập và sử dụng hiệu quả.
Thông tin phải được cấu trúc tốt để đảm bảo không khó xác định vị trí, không xung đột với thông tin khác hoặc không bị trùng lặp.
BA xác định cách tốt nhất để cấu trúc và tổ chức thông tin phân tích nghiệp vụ khi bắt đầu một sáng kiến. Điều này liên quan đến việc xem xét loại và lượng thông tin cần thu thập, nhu cầu truy cập và sử dụng của các bên liên quan cũng như quy mô và mức độ phức tạp của thay đổi.
Mối quan hệ giữa các loại thông tin phải được xác định để hỗ trợ việc quản lý ảnh hưởng của thông tin mới hoặc thay đổi trong tương lai.
Mức độ trừu tượng
Mô tả chiều rộng và chiều sâu của thông tin được cung cấp. Việc trình bày thông tin có thể bao gồm từ mức độ khái niệm tổng quát hoặc tóm tắt cho đến rất chi tiết.
Khi xác định mức độ chi tiết mà mỗi bên liên quan có thể yêu cầu khi sáng kiến phát triển, cần xem xét đến nhu cầu của các bên liên quan, mức độ phức tạp của những gì đang được giải thích và tầm quan trọng của sự thay đổi.
Thay vì trình bày cùng một thông tin cho tất cả các bên liên quan, BA nên trình bày thông tin với phạm vi rộng và mức độ chi tiết phù hợp dựa trên vai trò của mỗi bên liên quan.
Thông tin phân tích nghiệp vụ liên quan đến chủ đề có mức độ quan trọng hơn hoặc mức độ rủi ro cao thường xuyên được trình bày chi tiết hơn.
Lập kế hoạch phương pháp tiếp cận truy xuất nguồn gốc
Phương pháp truy xuất nguồn gốc dựa trên:
- Độ phức tạp lĩnh vực,
- Số lượng các yêu cầu sẽ được tạo ra,
- Rủi ro liên quan đến yêu cầu, tiêu chuẩn tổ chức, các yêu cầu áp dụng quy định, và
- Hiểu biết về chi phí và lợi ích liên quan đến việc truy xuất nguồn gốc.
BA có kế hoạch đảm bảo phương pháp tiếp cận ở mức độ chi tiết để gia tăng giá trị mà không cần chi phí quá cao.
Lập kế hoạch tái sử dụng yêu cầu
Việc tái sử dụng yêu cầu có thể tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí cho tổ chức, miễn là các yêu cầu có thể truy cập được và được cấu trúc theo cách hỗ trợ việc tái sử dụng chúng.
Các yêu cầu có tiềm năng sử dụng lâu dài là những yêu cầu mà một tổ chức phải đáp ứng thường xuyên, chẳng hạn như:
- Yêu cầu về quy định,
- Nghĩa vụ hợp đồng,
- Tiêu chuẩn chất lượng,
- Thỏa thuận mức dịch vụ,
- Quy tắc nghiệp vụ,
- Quy trình nghiệp vụ, hoặc
- Các yêu cầu mô tả sản phẩm mà doanh nghiệp sản xuất.
Các yêu cầu cũng có thể được tái sử dụng khi mô tả các tính năng hoặc dịch vụ chung được sử dụng trên nhiều hệ thống, quy trình hoặc chương trình khác nhau.
Để làm cho các yêu cầu trở nên hữu ích ngoài sự thay đổi hiện tại, BA phải lập kế hoạch trước cho việc tái sử dụng yêu cầu bằng cách xác định cách tốt nhất để cấu trúc, lưu trữ và truy cập các yêu cầu để chúng có thể sử dụng và truy cập được cho các nỗ lực phân tích nghiệp vụ trong tương lai.
Để các yêu cầu được tái sử dụng, chúng phải được đặt tên, xác định rõ ràng và được lưu trữ trong kho lưu trữ sẵn có cho các BA khác.
Lưu trữ và Truy cập
Thông tin phân tích nghiệp vụ có thể được lưu trữ theo nhiều cách. Quyết định lưu trữ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như ai phải truy cập thông tin, tần suất họ cần truy cập thông tin và điều kiện nào phải có để truy cập.
Các tiêu chuẩn tổ chức và tính sẵn có của công cụ cũng ảnh hưởng đến các quyết định về lưu trữ và truy cập.
Cách tiếp cận phân tích nghiệp vụ xác định cách các công cụ khác nhau sẽ được sử dụng theo sáng kiến, và cách thông tin sẽ được thu thập và lưu trữ trong các công cụ đó.
Các công cụ có thể định hình việc lựa chọn các kỹ thuật phân tích nghiệp vụ, các ký hiệu được sử dụng và cách tổ chức thông tin.
Nơi lưu trữ cũng cần lưu trữ thông tin khác ngoài các yêu cầu và thiết kế. Nó phải chỉ ra được trạng thái của bất kỳ thông tin được lưu trữ nào và cho phép sửa đổi thông tin đó theo thời gian.
Các thuộc tính của yêu cầu
Cung cấp thông tin về các yêu cầu và hỗ trợ trong việc quản lý liên tục các yêu cầu trong suốt quá trình thay đổi. Chúng được lên kế hoạch và xác định cùng với chính các yêu cầu.
Các thuộc tính yêu cầu cho phép BA kết hợp thông tin với các nhóm yêu cầu riêng lẻ hoặc liên quan.
Thông tin được ghi lại bởi các thuộc tính giúp nhóm thực hiện hiệu quả sự cân bằng giữa các yêu cầu, xác định các bên liên quan bị ảnh hưởng bởi những thay đổi tiềm ẩn và hiểu được tác động của một thay đổi được đề xuất.
Một số thuộc tính yêu cầu thường được sử dụng
- Tham chiếu tuyệt đối: cung cấp một định danh duy nhất. Tham chiếu không được thay đổi hoặc sử dụng lại nếu yêu cầu bị di chuyển, thay đổi hoặc bị xóa.
- Tác giả: cung cấp tên của người cần được tham vấn nếu yêu cầu sau đó trở nên mơ hồ, không rõ ràng hoặc mâu thuẫn.
- Độ phức tạp: cho biết mức độ khó khi thực hiện của yêu cầu.
- Quyền sở hữu: cho biết cá nhân hoặc nhóm cần yêu cầu này hoặc sẽ là chủ sở hữu nghiệp vụ (business owner) sau khi giải pháp được triển khai.
- Mức độ ưu tiên: chỉ ra tầm quan trọng tương đối của các yêu cầu. Mức độ ưu tiên có thể liên quan đến giá trị tương đối của một yêu cầu hoặc trình tự mà nó sẽ được thực hiện.
- Rủi ro: xác định các sự kiện không chắc chắn có thể ảnh hưởng đến các yêu cầu.
- Nguồn gốc: xác định nguồn gốc của yêu cầu. Nguồn gốc thường được tham khảo nếu yêu cầu thay đổi hoặc nếu cần có thêm thông tin liên quan đến yêu cầu hoặc nhu cầu thúc đẩy yêu cầu.
- Tính ổn định: cho biết mức độ chín muồi của yêu cầu.
- Trạng thái: cho biết trạng thái của yêu cầu, rằng chúng đang được đề xuất, chấp nhận, xác minh, bị tạm hoãn, bị hủy bỏ hay đã được triển khai.
- Tính khẩn cấp: cho biết độ cần thiết phải thực hiện sớm yêu cầu đến mức nào. Thông thường chỉ cần xác định thuộc tính này một cách riêng biệt với mức độ ưu tiên khi có thời hạn triển khai cụ thể.
NGUYÊN TẮC VÀ CÔNG CỤ
- Đánh giá hiệu suất phân tích nghiệp vụ: cung cấp kết quả của các đánh giá trước đó cần được xem xét và kết hợp vào tất cả các phương pháp lập kế hoạch.
- Chính sách doanh nghiệp: xác định các giới hạn mà các quyết định phải được đưa ra. Chúng có thể được mô tả bằng các quy định, hợp đồng, thỏa thuận, bảo đảm, chứng nhận hoặc các nghĩa vụ pháp lý khác.
- Công cụ quản lý thông tin: mỗi tổ chức sử dụng một số công cụ để lưu trữ, truy xuất và chia sẻ thông tin phân tích nghiệp vụ. Chúng có thể đơn giản như bảng trắng, hoặc phức tạp như một cổng thông tin toàn cầu hoặc công cụ mạnh mẽ giúp quản lý yêu cầu.
- Thông tin pháp lý/quy định: mô tả các quy tắc hoặc quy định pháp luật phải tuân theo và giúp xác định cách thông tin phân tích nghiệp vụ sẽ được quản lý.
KỸ THUẬT
- Động não: được sử dụng để giúp các bên liên quan khám phá nhu cầu quản lý thông tin phân tích nghiệp vụ của họ.
- Phỏng vấn: được sử dụng để giúp các bên liên quan cụ thể khám phá nhu cầu quản lý thông tin phân tích nghiệp vụ của họ.
- Theo dõi hạng mục: được sử dụng để theo dõi các vấn đề với quy trình quản lý thông tin hiện tại.
- Bài học kinh nghiệm: được sử dụng để tạo nguồn thông tin phân tích các phương pháp tiếp cận quản lý hiệu quả thông tin phân tích nghiệp vụ.
- Bản đồ tư duy: được sử dụng để xác định và phân loại các loại thông tin cần được quản lý.
- Mô hình hóa quy trình: được sử dụng để tài liệu hóa quy trình hoặc phương pháp quản lý thông tin phân tích nghiệp vụ.
- Khảo sát hoặc bảng câu hỏi: được sử dụng để yêu cầu các bên liên quan cung cấp đầu vào để xác định quản lý thông tin phân tích nghiệp vụ.
- Hội thảo: được sử dụng để khám phá nhu cầu quản lý thông tin phân tích nghiệp vụ trong bối cảnh làm việc nhóm.
CÁC BÊN LIÊN QUAN
- Chuyên gia về lĩnh vực nghiệp vụ: có thể cần truy cập và làm việc với thông tin phân tích nghiệp vụ và sẽ quan tâm đến góc nhìn cụ thể hơn về thông tin phân tích nghiệp vụ liên quan đến lĩnh vực chuyên môn của họ.
- Bộ phận điều tiết: có thể xác định các quy tắc và quy trình liên quan đến quản lý thông tin.
- Nhà tài trợ: đánh giá, nhận xét và phê duyệt thông tin phân tích nghiệp vụ.
ĐẦU RA
Phương pháp tiếp cận quản lý thông tin: bao gồm cách tiếp cận xác định về cách thông tin phân tích nghiệp vụ sẽ được lưu trữ, truy cập và sử dụng trong quá trình thay đổi và sau khi thay đổi hoàn tất.
Bạn có thể tải về bản gốc Tiếng Anh Tại đây
