XÁC ĐỊNH PHƯƠNG PHÁP CẢI TIẾN HIỆU SUẤT PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ

MỤC ĐÍCH

Mục đích của việc xác định phương pháp cải tiến hiệu suất phân tích nghiệp vụ là để đánh giá công việc phân tích nghiệp vụ và lập kế hoạch cải tiến các quy trình khi cần thiết.

MÔ TẢ

Để giám sát và cải thiện hoạt động, cần thiết lập các biện pháp thực hiện, tiến hành phân tích hoạt động, báo cáo kết quả phân tích và xác định mọi hành động phòng ngừa, khắc phục hoặc phát triển cần thiết.

Phân tích hiệu suất phải được thực hiện xuyên suốt trong suốt dự án. Khi các cải tiến hiệu suất tiềm năng được xác định, chúng sẽ trở thành hướng dẫn cho lần thực hiện tác vụ tiếp theo.

ĐẦU VÀO

Phương pháp tiếp cận phân tích nghiệp vụ: xác định các tài liệu phân tích nghiệp vụ sẽ được tạo ra, các hoạt động sẽ cần được thực hiện (bao gồm khi nào chúng sẽ được thực hiện và ai sẽ thực hiện chúng) và các kỹ thuật được sử dụng.

Mục tiêu hiệu suất (bên ngoài): mô tả các kết quả hiệu suất dự kiến mà doanh nghiệp hoặc tổ chức đang hi vọng đạt được.

Phân tích hiệu suất

Thành phần cấu tạo nên các hoạt động phân tích nghiệp vụ hiệu quả phụ thuộc vào bối cảnh của tổ chức hoặc sáng kiến ​​cụ thể.

Các báo cáo hiệu suất phân tích nghiệp vụ có thể không chính thức mà chỉ bằng lời nói, hoặc chúng có thể được thực hiện bằng tài liệu chính thức.

Các báo cáo hiệu suất phân tích nghiệp vụ được thiết kế và điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu của nhưng nhóm người đánh giá khác nhau.

Các biện pháp đánh giá

Nếu đã có sẵn các biện pháp, BA có thể tận dụng chúng hoặc xác định các biện pháp mới. BA cũng có thể đưa ra các biện pháp đánh giá từ các bên liên quan.

Thước đo hiệu suất có thể dựa trên ngày đến hạn được nêu trong kế hoạch phân tích nghiệp vụ, các chỉ số như tần suất thay đổi các sản phẩm công việc phân tích nghiệp vụ, số chu kỳ xem xét được yêu cầu, hiệu quả nhiệm vụ hoặc phản hồi định tính từ các bên liên quan và đồng nghiệp liên quan đến phân tích nghiệp vụ của BA.

Các biện pháp thực hiện phù hợp cho phép BA xác định khi nào các vấn đề đang xảy ra có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện phân tích nghiệp vụ hoặc xác định các cơ hội để cải tiến.

Các biện pháp có thể là cả định lượng và định tính. Các biện pháp định tính thường mang tính chủ quan và có thể bị ảnh hưởng nhiều bởi thái độ, nhận thức và các tiêu chí chủ quan khác của các bên liên quan.

Một số biện pháp có thể là

• • Tính chính xác và tính hoàn thiện: xác định xem sản phẩm làm việc của BA có chính xác và phù hợp khi được giao hay không, hoặc liệu có cần phải sửa đổi liên tục để được các bên liên quan chấp nhận hay không.
  • Kiến thức: đánh giá xem BA có các kỹ năng và/hoặc kinh nghiệm để thực hiện nhiệm vụ được giao hay không.
  • Tính hiệu quả: đánh giá xem các sản phẩm làm việc BA có dễ sử dụng như các sản phẩm độc lập hay không hoặc liệu chúng có yêu cầu giải thích sâu hơn để được hiểu hay không.
  • Hỗ trợ từ tổ chức: đánh giá xem có đủ nguồn lực sẵn có để hoàn thành các hoạt động phân tích nghiệp vụ khi cần thiết hay không.
  • Tầm quan trọng: xem xét lợi ích thu được từ sản phẩm công việc và đánh giá xem liệu chi phí, thời gian và nguồn lực đầu tư để sản xuất sản phẩm công việc có phù hợp với giá trị mà chúng mang lại hay không.
  • Chiến lược: xem xét liệu các mục tiêu nghiệp vụ đã được đáp ứng, các vấn đề đã được giải quyết và các cải tiến đã đạt được hay chưa.
  • Tính kịp thời: đánh giá xem liệu BA có bàn giao công việc đúng thời hạn theo kỳ vọng và lịch trình của các bên liên quan hay không.

Tất cả các chỉ số hiệu suất sẽ khuyến khích một số hành vi nhất định và làm nản chí một vài hành vi khác. Chỉ số được lựa chọn không tốt có thể thúc đẩy hành vi gây bất lợi cho doanh nghiệp nói chung.

Phân tích kết quả

Quy trình và sản phẩm chuyển giao của hoạt động phân tích nghiệp vụ được so sánh với tập hợp các thước đo đã xác định. Việc phân tích có thể được thực hiện trên quy trình phân tích nghiệp vụ, các nguồn lực liên quan và các sản phẩm được chuyển giao.

Hiệu suất có thể được xác định theo quan điểm của các bên liên quan tiếp nhận công việc phân tích nghiệp vụ. Các trường hợp khác, người quản lý nhân sự hoặc Trung tâm xuất sắc (COE) có thể đưa ra quyết định này và đưa ra các đánh giá.

Tất cả các bên liên quan có thể có ý kiến ​​đóng góp trong việc đánh giá giá trị của công việc phân tích nghiệp vụ nhưng các tổ chức có thể khác nhau về việc ai có thẩm quyền thiết lập các mục tiêu để đo lường hiệu suất.

Đề xuất hành động để cải thiện

Khi quá trình phân tích hiệu suất hoàn tất, BA sẽ tương tác với các bên liên quan thích hợp để xác định các hành động sau:

• • Phòng ngừa: giảm xác suất xảy ra của sự kiện có tác động tiêu cực.
  • Điều chỉnh: thiết lập các cách để giảm tác động tiêu cực của một sự kiện.
  • Cải tiến: thiết lập các cách để tăng xác suất hoặc tác động của các sự kiện có tác động tích cực.

Những hành động này có thể dẫn đến những thay đổi đối với phương pháp phân tích kinh doanh, các quy trình lặp lại và các công cụ

NGUYÊN TẮC VÀ CÔNG CỤ

Tiêu chuẩn hiệu suất của tổ chức: có thể bao gồm các thước đo hiệu suất hoặc các kỳ vọng đối với công việc phân tích nghiệp vụ do tổ chức ủy quyền.

KỸ THUẬT

• • Động não: được sử dụng để đưa ra các ý tưởng về cơ hội cải tiến.
  • Phỏng vấn: dùng để thu thập các đánh giá về hoạt động phân tích nghiệp vụ.
  • Theo dõi hạng mục: dùng để theo dõi các vấn đề xảy ra trong quá trình thực hiện phân tích nghiệp vụ để có hướng giải quyết sau này.
  • Bài học kinh nghiệm: được sử dụng để xác định các thay đổi được khuyến nghị đối với quy trình phân tích nghiệp vụ, tài liệu phân phối, bản mẫu và các tài sản thuộc quy trình tổ chức khác có thể được kết hợp vào dự án ​​hiện tại và công việc trong tương lai.
  • Chuẩn đo và chỉ số hiệu suất chính (KPI): được sử dụng để xác định xem chỉ số đo lường nào phù hợp để đánh giá hiệu suất phân tích nghiệp vụ và cách chúng có thể được theo dõi.
  • Quan sát: dùng để chứng kiến ​​hoạt động hiệu suất phân tích nghiệp vụ.
  • Phân tích quy trình: được sử dụng để phân tích các quy trình phân tích nghiệp vụ hiện có và xác định các cơ hội cải tiến.
  • Mô hình hóa quy trình: được sử dụng để xác định các quy trình phân tích nghiệp vụ và hiểu cách cải tiến các quy trình đó để giảm bớt các vấn đề do quy trình thực hiện, cải thiện thời gian chu kỳ hoặc thay đổi cách thực hiện công việc phân tích nghiệp vụ để hỗ trợ các cải tiến trong các quy trình đầu ra.
  • Đánh giá: được sử dụng để xác định các thay đổi đối với quy trình phân tích nghiệp vụ và các sản phẩm có thể được kết hợp vào công việc trong tương lai.
  • Phân tích và quản lý rủi ro: được sử dụng để xác định và quản lý các điều kiện hoặc sự kiện tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến hoạt động phân tích nghiệp vụ.
  • Phân tích nguyên nhân gốc rễ: được sử dụng để giúp xác định nguyên nhân cơ bản của những thất bại hoặc khó khăn trong việc hoàn thành công việc phân tích nghiệp vụ.
  • Khảo sát hoặc bảng câu hỏi: được sử dụng để thu thập phản hồi từ các bên liên quan về mức độ hài lòng của họ đối với các hoạt động phân tích nghiệp vụ và các sản phẩm được giao.
  • Hội thảo: được sử dụng để thu thập các đánh giá về hiệu suất phân tích nghiệp vụ và đưa ra các ý tưởng về các cơ hội cải tiến.

CÁC BÊN LIÊN QUAN

• • Chuyên gia lĩnh vực nghiệp vụ: cần được thông báo về các hoạt động phân tích nghiệp vụ để đặt ra các kỳ vọng liên quan đến sự tham gia của họ trong công việc và thu hút phản hồi của họ về những cải tiến có thể có đối với phương pháp tiếp cận.
  • Quản lý dự án: chịu trách nhiệm về sự thành công của một dự án và phải được thông báo về tình trạng hiện tại của công việc phân tích nghiệp vụ. Nếu các vấn đề tiềm ẩn hoặc cơ hội cải tiến được xác định, người quản lý dự án phải được tham khảo ý kiến ​​trước khi thực hiện các thay đổi để đánh giá xem những thay đổi đó có tác động đến dự án hay không. Họ cũng có thể cung cấp các báo cáo về hiệu suất phân tích nghiệp vụ cho nhà tài trợ và các bên liên quan khác.
  • Nhà tài trợ: có thể yêu cầu báo cáo về hiệu suất phân tích nghiệp vụ để giải quyết các vấn đề khi chúng được xác định. Quản lý của BA cũng có thể tài trợ cho các sáng kiến ​​nhằm cải thiện hiệu suất của các hoạt động phân tích nghiệp vụ.

ĐẦU RA

Đánh giá hiệu suất phân tích nghiệp vụ: bao gồm so sánh hiệu suất theo kế hoạch so với hiệu suất thực tế, xác định nguyên nhân gốc rễ của sự khác biệt so với hiệu suất dự kiến, các phương pháp tiếp cận được đề xuất để giải quyết các vấn đề và các phát hiện khác để giúp hiểu hiệu suất của các quá trình phân tích nghiệp vụ.

Ở bài viết tiếp theo, các bạn sẽ được tìm hiểu thêm về các yếu tố, công cụ và hướng dẫn, các bên liên quan và đầu ra.

Bạn có thể tải về bản gốc Tiếng Anh Tại đây