TIẾN HÀNH KHƠI GỢI

MỤC ĐÍCH

Mục đích của hoạt động tiến hành khơi gợi là để dẫn xuất, khám phá và xác định thông tin liên quan đến sự thay đổi.

MÔ TẢ

Có ba hình thức khơi gợi phổ biến:

• Hợp tác: liên quan đến tương tác trực tiếp với các bên liên quan và dựa trên kinh nghiệm, chuyên môn và khả năng phán đoán của họ.
• Nghiên cứu: liên quan đến việc khám phá và nghiên cứu một cách có hệ thống thông tin từ các tài liệu hoặc các nguồn không trực tiếp biết được mà các bên liên quan tham gia vào sự thay đổi đó. Các bên liên quan vẫn có thể tham gia vào nghiên cứu. Việc nghiên cứu có thể bao gồm phân tích dữ liệu của dữ liệu lịch sử để xác định xu hướng hoặc kết quả trong quá khứ.
• Thử nghiệm: liên quan đến việc xác định thông tin không thể biết được nếu không triển khai một số loại thử nghiệm có kiểm soát. Một số thông tin không thể được lấy từ con người hoặc tài liệu — bởi vì nó không xác định được. Thử nghiệm có thể giúp khám phá loại thông tin này. Thử nghiệm bao gồm các nghiên cứu quan sát, chứng minh khái niệm và nguyên mẫu.

Một hoặc nhiều kỹ thuật khơi gợi có thể được sử dụng để tạo ra kết quả mong muốn trong phạm vi khơi gợi. Các bên liên quan có thể hợp tác trong việc khơi gợi bằng cách:

• Tham gia và tương tác trong hoạt động khơi gợi, và
• Nghiên cứu, học tập và cung cấp phản hồi về tài liệu, hệ thống, mô hình và giao diện.

ĐẦU VÀO

Kế hoạch cho hoạt động khơi gợi: bao gồm các hoạt động và kỹ thuật khơi gợi đã được lên kế hoạch, hoạt động hậu cần (ví dụ: ngày, giờ, địa điểm, nguồn lực, lịch trình), phạm vi của hoạt động khơi gợi và các nguồn thông tin cơ bản sẵn có

YẾU TỐ

Hướng dẫn Hoạt động khơi gợi

Hiểu được các cách trình bày đề xuất của thông tin phân tích nghiệp vụ, đã được xác định trong việc lập kế hoạch, giúp đảm bảo rằng các hoạt động khơi gợi tập trung vào việc tạo ra thông tin dự kiến ​​ở mức độ chi tiết mong muốn.

Điều này áp dụng cho từng trường hợp của hoạt động khơi gợi xuyên suốt một sự thay đổi và có thể khác nhau dựa trên từng hoạt động. Để giúp hướng dẫn và tạo điều kiện cho các kết quả mong đợi, BA xem xét:

• Các mục tiêu và chương trình hoạt động khơi gợi,
• Phạm vi thay đổi,
• Các dạng đầu ra mà hoạt động sẽ tạo ra,
• Các bản trình bày khác mà kết quả hoạt động sẽ hỗ trợ,
• Cách mà đầu ra tích hợp vào những gì đã biết,
• Ai cung cấp thông tin,
• Ai sẽ sử dụng thông tin và
• Thông tin sẽ được sử dụng như thế nào.

Mặc dù hầu hết các yếu tố này được cân nhắc khi lập kế hoạch cho hoạt động khơi gợi, chúng cũng rất quan trọng trong khi thực hiện hoạt động khơi gợi để giữ cho nó đi đúng hướng và đạt được mục tiêu.

Ví dụ, các bên liên quan có thể có các cuộc thảo luận nằm ngoài phạm vi của hoạt động hoặc phạm vi thay đổi và BA cần nhận ra điều này ngay thời điểm đó để xác định bước tiếp theo; hoặc công nhận nó và tiếp tục, hoặc dẫn dắt cuộc trò chuyện theo hướng khác.

BA cũng cần sử dụng thông tin này để xác định khi nào thì hoạt động khơi gợi đã đủ để dừng hoạt động.

Nắm bắt các kết quả khơi gợi

Tiến hành khơi gợi thường xuyên lặp đi lặp lại và diễn ra trong một loạt các phiên, song song hoặc theo trình tự, tùy theo phạm vi của hoạt động khơi gợi.

Nếu hoạt động khơi gợi không được lập kế hoạch, các kết quả sẽ được ghi lại và tích hợp vào các kết quả được lập kế hoạch thích hợp.

Việc nắm bắt các kết quả khơi gợi giúp đảm bảo rằng thông tin được tạo ra trong các hoạt động khơi gợi được ghi lại để tham khảo và sử dụng sau này.

NGUYÊN TẮC VÀ CÔNG CỤ

• Phương pháp tiếp cận phân tích nghiệp vụ: ảnh hưởng đến cách thực hiện mỗi hoạt động khơi gợi, vì nó xác định các loại đầu ra sẽ cần dựa trên cách tiếp cận.
• Thông tin phân tích nghiệp vụ hiện tại: có thể hướng dẫn các câu hỏi được đặt ra trong quá trình khơi gợi và cách tiếp cận được sử dụng để thu thập thông tin từ các bên liên quan khác nhau.
• Phương pháp tiếp cận sự cam kết của các bên liên quan: cung cấp sự hợp tác và các phương pháp giao tiếp có thể hiệu quả trong quá trình khơi gợi.
• Tài liệu hỗ trợ: bao gồm bất kỳ tài liệu nào để chuẩn bị cho cả BA và những người tham gia trước khi khơi gợi, cũng như bất kỳ thông tin, công cụ hoặc thiết bị nào được sử dụng trong quá trình khơi gợi.

KỸ THUẬT

• Đo điểm chuẩn và phân tích thị trường (Benchmarking and Market Analysis): được sử dụng như một nguồn thông tin phân tích nghiệp vụ bằng cách so sánh một quy trình, hệ thống, sản phẩm, dịch vụ hoặc cấu trúc cụ thể với một số đường cơ sở bên ngoài, chẳng hạn như một tổ chức tương tự hoặc đường cơ sở do hiệp hội ngành cung cấp. Phân tích thị trường được sử dụng để xác định những gì khách hàng muốn và những gì đối thủ cung cấp.
• Động não: được sử dụng để tạo ra nhiều ý tưởng từ một nhóm các bên liên quan trong một khoảng thời gian ngắn, và để tổ chức và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những ý tưởng đó
• Phân tích các quy tắc nghiệp vụ: được sử dụng để xác định các quy tắc chi phối các quyết định trong một tổ chức và xác định, hạn chế hoặc kích hoạt các hoạt động của tổ chức.
• Trò ​​chơi hợp tác (Collaborative Games): được sử dụng để phát triển sự hiểu biết tốt hơn về một vấn đề hoặc để kích thích các giải pháp sáng tạo.
• Mô hình hóa khái niệm: được sử dụng để xác định các thuật ngữ chính và ý tưởng có tầm quan trọng và xác định mối quan hệ giữa chúng.
• Khai phá dữ liệu: được sử dụng để xác định các thông tin và mẫu có liên quan.
• Mô hình hóa dữ liệu: được sử dụng để hiểu các mối quan hệ thực thể trong quá trình khơi gợi.
• Phân tích tài liệu: được sử dụng để xem xét các hệ thống, hợp đồng, thủ tục kinh doanh và các chính sách, tiêu chuẩn và quy định hiện có.
• Nhóm trọng tâm (focus group): được sử dụng để xác định và hiểu các ý tưởng và thái độ của nhóm.
• Phân tích giao diện: được sử dụng để hiểu sự tương tác và đặc điểm của sự tương tác đó giữa hai thực thể, chẳng hạn như hai hệ thống, hai tổ chức, hoặc hai người hoặc vai trò.
• Phỏng vấn: được sử dụng để đặt câu hỏi cho các bên liên quan nhằm khám phá nhu cầu, xác định vấn đề hoặc phát hiện cơ hội.
• Bản đồ tư duy: được sử dụng để tạo ra nhiều ý tưởng từ một nhóm các bên liên quan trong một khoảng thời gian ngắn, và để sắp xếp và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những ý tưởng đó.
• Quan sát: được sử dụng để hiểu rõ về cách thức công việc hiện đang được thực hiện, có thể ở các địa điểm khác nhau và trong các hoàn cảnh khác nhau.
• Phân tích quy trình: được sử dụng để hiểu các quy trình hiện tại và xác định các cơ hội cải tiến trong các quy trình đó.
• Mô hình hóa quy trình: được sử dụng để đưa ra các quy trình với các bên liên quan trong các hoạt động khơi gợi.
• Tạo nguyên mẫu: được sử dụng để khơi gợi và xác nhận nhu cầu của các bên liên quan thông qua quy trình lặp đi lặp lại tạo ra một mô hình yêu cầu hoặc thiết kế.
• Khảo sát hoặc bảng câu hỏi: được sử dụng để thu thập thông tin phân tích nghiệp vụ, bao gồm thông tin về khách hàng, sản phẩm, cách làm việc và thái độ, từ một nhóm người theo cách có cấu trúc và trong một khoảng thời gian tương đối ngắn.
• Hội thảo: được sử dụng để thu thập thông tin phân tích nghiệp vụ, bao gồm thông tin về khách hàng, sản phẩm, phương thức làm việc và thái độ, từ một nhóm người theo cách hợp tác, tạo điều kiện.

CÁC BÊN LIÊN QUAN

• Khách hàng: sẽ cung cấp thông tin phân tích nghiệp vụ có giá trị trong quá trình khơi gợi.
• Chuyên gia về lĩnh vực nghiệp vụ: có chuyên môn về một số khía cạnh của tình huống và có thể cung cấp thông tin phân tích nghiệp vụ cần thiết. Thường hướng dẫn và hỗ trợ BA trong việc xác định các nguồn nghiên cứu thích hợp và có thể giúp sắp xếp nghiên cứu, thử nghiệm và tạo điều kiện thuận lợi.
• Người dùng cuối: là người sử dụng các giải pháp hiện tại và tương lai, nên tham gia vào việc khơi gợi.
• Chuyên gia triển khai: thiết kế và triển khai một giải pháp và cung cấp kiến ​​thức chuyên môn, đồng thời có thể tham gia vào việc khơi gợi bằng cách đặt các câu hỏi làm rõ và đưa ra các giải pháp thay thế.
• Nhà tài trợ: cấp quyền và đảm bảo rằng các bên liên quan cần thiết cho việc khơi gợi đều sẽ tham gia.
• Bất kỳ bên liên quan nào (any stakeholder): có thể có kiến ​​thức hoặc kinh nghiệm liên quan để tham gia vào các hoạt động khơi gợi.

ĐẦU RA

Kết quả khơi gợi (chưa được xác nhận): thông tin thu thập được ở định dạng cụ thể cho hoạt động khơi gợi.

Ở phần tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu hoạt động xác nhận kết quả khơi gợi.

Bạn có thể tải về bản gốc Tiếng Anh Tại đây