QUẢN LÝ SỰ HỢP TÁC CỦA CÁC BÊN LIÊN QUAN

MỤC ĐÍCH

Mục đích của quản lý sự hợp tác của các bên liên quan là khuyến khích các bên liên quan làm việc hướng tới một mục tiêu chung.

MÔ TẢ

Công việc phân tích nghiệp vụ tạo ra nhiều cơ hội hợp tác giữa các nhóm bên liên quan về các sản phẩm của công việc phân tích nghiệp vụ.

Các bên liên quan nắm giữ các mức độ ảnh hưởng và thẩm quyền khác nhau đối với việc phê duyệt các sản phẩm công việc, và cũng là một nguồn quan trọng của các nhu cầu, ràng buộc và giả định.

Khi công việc phân tích nghiệp vụ tiến triển, BA xác định các bên liên quan, xác nhận vai trò của họ và trao đổi với họ để đảm bảo rằng các bên liên quan phù hợp tham gia vào đúng thời điểm và với vai trò thích hợp.

Quản lý sự hợp tác của các bên liên quan là một hoạt động liên tục. Mặc dù việc quản lý sự hợp tác của các bên liên quan bắt đầu sau khi các bên liên quan đã được xác định và phân tích, các bên liên quan mới có thể được xác định tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình thực hiện dự án.

Khi các bên liên quan mới được xác định, vai trò, ảnh hưởng và mối quan hệ của họ đối với dự án ​​sẽ được phân tích. Vai trò, trách nhiệm, ảnh hưởng, thái độ và quyền hạn của mỗi bên liên quan có thể thay đổi theo thời gian.

Tác động của thay đổi hoặc khả năng hiển thị của nó trong tổ chức càng đáng kể, thì việc quản lý sự cộng tác của các bên liên quan càng được chú trọng. BA quản lý sự hợp tác của các bên liên quan để tận dụng các phản ứng tích cực và giảm thiểu hoặc tránh các phản ứng tiêu cực.

BA phải liên tục theo dõi và đánh giá thái độ của từng bên liên quan để xác định xem liệu nó có thể ảnh hưởng đến sự tham gia của họ vào các hoạt động phân tích nghiệp vụ hay không.

Mối quan hệ kém với các bên liên quan có thể có nhiều tác động bất lợi đến phân tích nghiệp vụ, bao gồm:

• Không cung cấp được thông tin có chất lượng,
• Phản ứng tiêu cực mạnh mẽ đối với những thất bại và trở ngại,
• Cản trở, chống lại sự thay đổi,
• Thiếu sự hỗ trợ và tham gia vào công việc phân tích nghiệp vụ, và
• Thông tin phân tích nghiệp vụ bị bỏ qua.

Những tác động này có thể được sửa đổi một phần thông qua các mối quan hệ mạnh mẽ, tích cực và dựa trên niềm tin với các bên liên quan.

BA cần tích cực quản lý mối quan hệ với các bên liên quan, những người sẽ:

• Cung cấp các dịch vụ cho BA, bao gồm đầu vào cho các nhiệm vụ phân tích nghiệp vụ và các hoạt động hỗ trợ khác,
• Phụ thuộc vào các dịch vụ do BA cung cấp, bao gồm cả kết quả đầu ra của các nhiệm vụ phân tích nghiệp vụ, và
• Tham gia vào việc thực hiện các nhiệm vụ phân tích nghiệp vụ.

ĐẦU VÀO

• Phương pháp tiếp cận sự cam kết của các bên liên quan: mô tả các loại cam kết dự kiến ​​với các bên liên quan và cách họ có thể cần được quản lý.
• Đánh giá hiệu quả phân tích nghiệp vụ: cung cấp thông tin chính về hiệu quả của các nhiệm vụ phân tích nghiệp vụ đang được thực hiện, bao gồm cả những nhiệm vụ tập trung vào sự tham gia của các bên liên quan

YẾU TỐ

Đạt được thỏa thuận về các cam kết

Các bên liên quan tham gia vào các hoạt động phân tích nghiệp vụ có thể được yêu cầu các cam kết về thời gian và nguồn lực. BA và các bên liên quan xác định và đồng ý với những cam kết này càng sớm càng tốt.

Các chi tiết cụ thể của các cam kết có thể được thông báo chính thức hoặc không chính thức, miễn là có sự hiểu biết rõ ràng về các kỳ vọng và kết quả mong muốn của cam kết.

Có thể có đối thoại và thương lượng về các điều khoản và điều kiện của các cam kết. Kỹ năng đàm phán, giao tiếp và giải quyết xung đột hiệu quả là rất quan trọng để quản lý hiệu quả các bên liên quan.

Giám sát sự tham gia của các bên liên quan

BA giám sát sự tham gia và hoạt động của các bên liên quan để đảm bảo rằng:

• Các chuyên gia nghiệp vụ (SMEs) và các bên liên quan khác tham gia hiệu quả,
• Thái độ và sự quan tâm của các bên liên quan không đổi hoặc được cải thiện,
• Kết quả khơi gợi được xác nhận một cách kịp thời, và
• Các thỏa thuận và cam kết được duy trì.

BA liên tục theo dõi các rủi ro như:

• Các bên liên quan được chuyển hướng sang công việc khác,
• Hoạt động khơi gợi không cung cấp được thông tin phân tích nghiệp vụ có chất lượng như yêu cầu, và
• Phê duyệt chậm trễ.

Hợp tác

Các bên liên quan có nhiều khả năng ủng hộ sự thay đổi hơn nếu BA cộng tác với họ và khuyến khích luồng thông tin, ý tưởng và sự cải tiến.

Sự tham gia thực sự của các bên liên quan đòi hỏi tất cả các bên liên quan cảm thấy rằng họ được lắng nghe, ý kiến ​​của họ quan trọng và những đóng góp của họ được công nhận.

Hợp tác bao gồm giao tiếp thường xuyên, liên tục và hai chiều. Mối quan hệ hợp tác giúp duy trì luồng thông tin tự do khi có trở ngại và chậm trễ, đồng thời thúc đẩy nỗ lực chung để giải quyết các vấn đề và đạt được kết quả mong muốn

NGUYÊN TẮC VÀ CÔNG CỤ

• Phương pháp tiếp cận phân tích nghiệp vụ: mô tả bản chất và mức độ hợp tác cần thiết từ mỗi nhóm bên liên quan để thực hiện các hoạt động phân tích nghiệp vụ theo kế hoạch.
• Mục tiêu nghiệp vụ: mô tả hướng mong muốn cần thiết để đạt được trạng thái trong tương lai. Chúng có thể được sử dụng để tập trung các bên liên quan đa dạng vào một tầm nhìn chung về các kết quả nghiệp vụ mong muốn.
• Mô tả trạng thái tương lai: xác định trạng thái mong muốn trong tương lai và giá trị kỳ vọng mà nó mang lại có thể được sử dụng để tập trung các bên liên quan đa dạng vào mục tiêu chung.
• Hành động khuyến nghị: truyền đạt những gì nên làm để nâng cao giá trị của giải pháp có thể giúp khơi gợi sự hỗ trợ và tập trung các bên liên quan vào một mục tiêu chung.
• Kết quả phân tích rủi ro: các rủi ro liên quan đến các bên liên quan sẽ cần được giải quyết để đảm bảo các hoạt động hợp tác của các bên liên quan được thành công.

KỸ THUẬT

• Trò ​​chơi hợp tác: được sử dụng để kích thích tinh thần đồng đội và cộng tác bằng cách tạm thời đưa người tham gia vào một tình huống an toàn và vui vẻ, trong đó họ có thể chia sẻ kiến ​​thức và kinh nghiệm của mình về một chủ đề nhất định, xác định các giả định ẩn và khám phá kiến ​​thức đó theo những cách có thể không xảy ra trong quá trình tương tác bình thường.
• Bài học kinh nghiệm: được sử dụng để hiểu sự hài lòng của các bên liên quan hoặc không hài lòng và cho họ cơ hội để giúp cải thiện mối quan hệ công việc.
• Phân tích và quản lý rủi ro: được sử dụng để xác định và quản lý rủi ro vì chúng liên quan đến sự tham gia, can thiệp và cam kết của các bên liên quan.
• Danh sách, bản đồ hoặc chủ thể của các bên liên quan: được sử dụng để xác định ai có thể tham gia vào công việc phân tích nghiệp vụ, chỉ ra mối quan hệ không chính thức giữa các bên liên quan và hiểu những bên liên quan nào cần được tham khảo về các loại thông tin phân tích nghiệp vụ khác nhau.

CÁC BÊN LIÊN QUAN

Tất cả các bên liên quan: tất cả các loại bên liên quan có thể tham gia vào cộng tác trong quá trình thay đổi.

ĐẦU RA

Sự cam kết của các bên liên quan: sự sẵn sàng của các bên liên quan tham gia vào các hoạt động phân tích nghiệp vụ và tương tác với BA khi cần thiết.

Ở bài viết tiếp theo, các bạn sẽ chuyển sang chương mới là “Quản lý vòng đời của yêu cầu”

Bạn có thể tải về bản gốc Tiếng Anh Tại đây