SẮP XẾP THỨ TỰ ƯU TIÊN CỦA YÊU CẦU

MỤC ĐÍCH

Mục đích của việc sắp xếp thứ tự ưu tiên của yêu cầu là để xếp hạng các yêu cầu theo thứ tự mức độ quan trọng tương đối.

MÔ TẢ

Sắp xếp thứ tự ưu tiên là hành động xếp hạng các yêu cầu để xác định tầm quan trọng tương đối của chúng đối với các bên liên quan.

Khi một yêu cầu được đánh giá độ ưu tiên, nó sẽ được xếp mức ưu tiên cao hơn hoặc thấp hơn. Mức độ ưu tiên có thể đề cập đến giá trị tương đối của một yêu cầu hoặc trình tự mà nó sẽ được thực hiện.

Sắp xếp thứ tự ưu tiên là một quá trình liên tục, với các mức độ ưu tiên thay đổi khi bối cảnh thay đổi. Sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các yêu cầu được xác định và có thể được sử dụng làm cơ sở để xếp thứ tự ưu tiên. Sắp xếp thứ tự ưu tiên là một bài toán quan trọng nhằm đảm bảo đạt được giá trị tối đa.

ĐẦU VÀO

• Yêu cầu: bất kỳ yêu cầu nào dưới dạng văn bản, ma trận hoặc sơ đồ đã sẵn sàng cho việc sắp xếp mức độ ưu tiên.
• Thiết kế: bất kỳ thiết kế nào dưới dạng văn bản, nguyên mẫu hoặc sơ đồ đã sẵn sàng cho việc sắp xếp mức độ ưu tiên.

YẾU TỐ

Cơ sở để sắp xếp thứ tự ưu tiên

Cơ sở để các yêu cầu được sắp thứ tự ưu tiên được đồng ý bởi các bên liên quan như đã định nghĩa trong nhóm kiến ​​thức Lập kế hoạch và giám sát hoạt động phân tích nghiệp vụ.

Các yếu tố điển hình ảnh hưởng đến mức độ ưu tiên bao gồm:

Lợi ích

Là lợi thế tích lũy cho các bên liên quan do thực hiện yêu cầu, được đo lường so với các mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn của sự thay đổi.

Lợi ích được cung cấp có thể là một chức năng cụ thể, chất lượng mong muốn hoặc mục tiêu chiến lược hoặc mục tiêu nghiệp vụ.

Nếu có nhiều bên liên quan, mỗi nhóm có thể nhận thức lợi ích khác nhau. Giải quyết xung đột và thương lượng có thể được sử dụng để đi đến sự đồng thuận về lợi ích chung.

Hình phạt

Là hậu quả do không thực hiện một yêu cầu nhất định.

Điều này bao gồm việc xác định thứ tự ưu tiên các yêu cầu để đáp ứng các nhu cầu về quy định hoặc chính sách đặt ra đối với tổ chức, có thể được ưu tiên hơn các lợi ích của các bên liên quan khác.

Hình phạt cũng có thể đề cập đến hậu quả tiêu cực của việc không thực hiện yêu cầu cải thiện trải nghiệm của khách hàng.

Chi phí

Là nỗ lực và nguồn lực cần thiết để thực hiện yêu cầu.

Thông tin về chi phí thường đến từ nhóm thực hiện hoặc nhà cung cấp. Khách hàng có thể thay đổi mức độ ưu tiên của một yêu cầu sau khi biết chi phí.

Chi phí thường được sử dụng cùng với các tiêu chí khác, chẳng hạn như phân tích chi phí – lợi ích.

Rủi ro

Là khả năng mà yêu cầu không thể mang lại giá trị tiềm năng hoặc hoàn toàn không thể đáp ứng được yêu cầu.

Điều này có thể bao gồm nhiều yếu tố như khó khăn trong việc thực hiện một yêu cầu, hoặc khả năng các bên liên quan sẽ không chấp nhận một thành phần giải pháp.

Nếu có rủi ro rằng giải pháp không khả thi về mặt kỹ thuật, yêu cầu khó thực hiện nhất có thể được ưu tiên lên đầu danh sách để giảm thiểu các nguồn lực đã chi trước khi biết rằng giải pháp được đề xuất không thể được chuyển giao.

Một bằng chứng về khái niệm (Proof of Concept) có thể được phát triển để xác định các tùy chọn mang tính rủi ro cao là khả thi hay không.

Sự phụ thuộc

Là mối quan hệ giữa các yêu cầu trong đó một yêu cầu không thể được thực hiện trừ khi yêu cầu khác được đáp ứng.

Trong một số tình huống, có thể đạt được hiệu quả bằng cách thực hiện đồng thời các yêu cầu liên quan.

Các yếu tố phụ thuộc cũng có thể nằm ngoài sáng kiến, bao gồm nhưng không giới hạn ở các quyết định, cam kết tài trợ và khả năng sẵn có của các nhóm khác. Các yếu tố phụ thuộc được xác định là một phần của tác vụ Truy xuất nguồn gốc yêu cầu.

Độ nhạy về thời gian

 Là hạn sử dụng (best before date) của yêu cầu, nghĩa là sau ngày đó thì việc thực hiện yêu cầu sẽ mất đi giá trị đáng kể.

Điều này bao gồm các kịch bản về thời gian ra mắt thị trường, trong đó lợi ích thu được sẽ lớn hơn theo cấp số nhân nếu chức năng được chuyển giao trước đối thủ cạnh tranh.

Nó cũng có thể đề cập đến chức năng theo mùa chỉ có giá trị tại một thời điểm cụ thể trong năm.

Tính ổn định

Là khả năng yêu cầu sẽ thay đổi, do yêu cầu cần phân tích thêm hoặc do các bên liên quan chưa đạt được sự đồng thuận về nó.

Nếu một yêu cầu không ổn định, nó có thể có mức độ ưu tiên thấp hơn để giảm thiểu việc làm lại không lường trước và lãng phí công sức.

Tuân thủ quy định hoặc chính sách

Các yêu cầu phải được thực hiện để đáp ứng các nhu cầu về quy định hoặc chính sách đặt ra đối với tổ chức, chúng có thể được ưu tiên hơn cả các lợi ích của các bên liên quan khác.

Những thách thức trong việc  sắp xếp độ ưu tiên

Mức độ ưu tiên là một đánh giá về giá trị tương đối. Mỗi bên liên quan có thể đánh giá khác nhau. Khi điều này xảy ra, có thể có xung đột giữa các bên liên quan.

Các bên liên quan cũng có thể gặp khó khăn trong việc xác định yêu cầu nào có mức độ ưu tiên thấp hơn và điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng thực hiện các đánh đổi cần thiết.

Ngoài ra, các bên liên quan có thể (cố ý hoặc vô ý) chỉ ra mức độ ưu tiên để tác động đến kết quả mong muốn của họ.

Các loại yêu cầu khác nhau có thể không đáp ứng tất cả các tiêu chí theo cách giống nhau và có thể xuất hiện xung đột. Lúc này, có thể sẽ cần các bên liên quan đánh đổi trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên.

Sắp xếp thứ tự uu tiên liên tục

Các ưu tiên có thể thay đổi khi bối cảnh phát triển và khi có thêm thông tin.

Ban đầu, việc ưu tiên được thực hiện ở mức độ trừu tượng cao hơn. Khi các yêu cầu được hoàn thiện hơn, việc ưu tiên được thực hiện ở cấp độ chi tiết hơn và sẽ kết hợp các cơ sở bổ sung để xác định mức độ ưu tiên khi chúng trở nên phù hợp.

Cơ sở để xác định mức độ ưu tiên có thể khác nhau ở các giai đoạn thay đổi khác nhau. Ví dụ, các bên liên quan ban đầu có thể ưu tiên dựa trên lợi ích. Các nhóm thực hiện sau đó có thể sắp xếp lại thứ tự ưu tiên các yêu cầu dựa trên trình tự mà chúng phải được thực hiện do những hạn chế về kỹ thuật.

Một khi nhóm thực hiện đã cung cấp chi phí cho từng yêu cầu, các bên liên quan có thể tái ưu tiên một lần nữa.

HƯỚNG DẪN VÀ CÔNG CỤ

• Các ràng buộc nghiệp vụ: các quy chế pháp lý, nghĩa vụ hợp đồng và các chính sách nghiệp có thể xác định các ưu tiên.
• Chiến lược thay đổi: cung cấp thông tin về chi phí, thời gian và hiện thực hóa giá trị được sử dụng để xác định mức độ ưu tiên của các yêu cầu.
• Kiến thức lĩnh vực: kiến ​​thức và chuyên môn về lĩnh vực nghiệp vụ cần thiết để hỗ trợ việc sắp xếp độ ưu tiên.
• Phương pháp tiếp cận quản trị: phác thảo cách tiếp cận để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các yêu cầu.
• Kiến trúc yêu cầu: được sử dụng để hiểu mối quan hệ với các yêu cầu và sản phẩm công việc khác.
• Công cụ quản lý/kho lưu trữ yêu cầu: bao gồm các thuộc tính yêu cầu để sắp xếp mức độ ưu tiên có thể giúp BA sắp xếp và truy cập các yêu cầu theo mức độ ưu tiên.
• Phạm vi giải pháp: được xem xét khi sắp xếp thứ tự ưu tiên các yêu cầu để đảm bảo phạm vi được quản lý.

KỸ THUẬT

• Quản lý việc tồn đọng (Backlog Management): dùng để so sánh các yêu cầu được ưu tiên. Công việc tồn đọng có thể là vị trí mà mức độ ưu tiên được duy trì.
• Trường hợp nghiệp vụ (Business Case): được sử dụng để đánh giá các yêu cầu so với các mục tiêu nghiệp vụ dài hạn và ngắn hạn đã xác định để xác định mức độ quan trọng.
• Phân tích quyết định (Decision Analysis): được sử dụng để xác định các yêu cầu có giá trị cao.
• Ước lượng: được sử dụng để tạo ra các ước tính làm cơ sở  cho việc sắp xếp độ ưu tiên.
• Phân tích tài chính: được sử dụng để đánh giá giá trị tài chính của một tập hợp các yêu cầu và thời điểm chuyển giao sẽ ảnh hưởng như thế nào đến giá trị đó.
• Phỏng vấn: được sử dụng để hiểu về cơ sở của một hoặc một nhóm nhỏ các bên liên quan về mức độ ưu tiên hoặc các ưu tiên của một bên liên quan hoặc một nhóm nhỏ các bên liên quan.
• Theo dõi hạng mục: được sử dụng để theo dõi các vấn đề do các bên liên quan đưa ra trong quá trình ưu tiên.
• Sắp xếp thứ tự ưu tiên (Priorization): được sử dụng để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sắp xếp thứ tự ưu tiên.
• Phân tích và quản lý rủi ro: được sử dụng để hiểu các rủi ro để làm cơ sở  sắp xếp độ ưu tiên.
• Hội thảo: được sử dụng để hiểu về cơ sở của các bên liên quan về mức độ ưu tiên hoặc các ưu tiên trong bối cảnh nhóm được tạo điều kiện.

CÁC BÊN LIÊN QUAN

• Khách hàng: xác minh rằng các yêu cầu được ưu tiên sẽ mang lại giá trị từ quan điểm của khách hàng hoặc người dùng cuối. Khách hàng cũng có thể thương lượng để thay đổi mức độ ưu tiên dựa trên giá trị tương đối.
• Người dùng cuối: xác minh rằng các yêu cầu được ưu tiên sẽ mang lại giá trị từ quan điểm của khách hàng hoặc người dùng cuối.
• Chuyên gia triển khai: cung cấp đầu vào liên quan đến các phụ thuộc kỹ thuật và có thể thương lượng để thay đổi mức độ ưu tiên dựa trên các ràng buộc kỹ thuật.
• Quản lý dự án: sử dụng mức độ ưu tiên làm đầu vào cho kế hoạch dự án và phân bổ các yêu cầu cho các bản phát hành.
• Cơ quan quản lý: có thể xác minh rằng mức độ ưu tiên phù hợp với các ràng buộc pháp lý và quy định.
• Nhà tài trợ: xác minh rằng các yêu cầu được ưu tiên sẽ mang lại giá trị từ góc độ tổ chức.

ĐẦU RA

• Các yêu cầu (được ưu tiên): các yêu cầu được xếp hạng hoặc được ưu tiên có sẵn cho công việc bổ sung, đảm bảo rằng các yêu cầu có giá trị cao nhất được giải quyết trước tiên.
• Thiết kế (được ưu tiên): các thiết kế được ưu tiên hoặc xếp hạng có sẵn cho công việc tiếp theo, đảm bảo rằng các thiết kế có giá trị cao nhất sẽ được giải quyết trước tiên.

Nội dung tiếp theo sẽ giới thiệu về hoạt động Đánh giá các thay đổi yêu cầu.

Bạn có thể tải về bản gốc Tiếng Anh Tại đây