ĐỊNH NGHĨA TRẠNG THÁI TƯƠNG LAI

MỤC ĐÍCH

Mục đích của Xác định Trạng thái Tương lai là xác định tập hợp các điều kiện cần thiết để đáp ứng nhu cầu kinh doanh.

MÔ TẢ

Tất cả sự thay đổi có mục đích phải bao gồm một định nghĩa về thành công. Các nhà phân tích kinh doanh làm việc để đảm bảo rằng trạng thái tương lai của doanh nghiệp được xác định rõ ràng, rằng nó có thể đạt được với các nguồn lực sẵn có và rằng các bên liên quan chính có một tầm nhìn đồng thuận chung về kết quả. Như với phân tích trạng thái hiện tại, mục đích của phân tích trạng thái trong tương lai không phải là tạo ra một mô tả toàn diện về kết quả ở mức độ chi tiết sẽ hỗ trợ trực tiếp cho việc thực hiện. Trạng thái tương lai sẽ được xác định ở mức độ chi tiết:

• Cho phép các chiến lược cạnh tranh để đạt được trạng thái trong tương lai được xác định và đánh giá,
• Cung cấp một định nghĩa rõ ràng về các kết quả sẽ đáp ứng các nhu cầu kinh doanh,
• Nêu chi tiết về phạm vi của không gian giải pháp,
• Cho phép đánh giá giá trị liên quan đến trạng thái trong tương lai, và
• Cho phép đạt được sự đồng thuận giữa các bên liên quan chính.

Mô tả trạng thái tương lai có thể bao gồm bất kỳ bối cảnh nào về trạng thái tương lai được đề xuất. Nó mô tả các thành phần mới, bị loại bỏ và sửa đổi của doanh nghiệp.
Nó có thể bao gồm những thay đổi đối với ranh giới của chính tổ chức, chẳng hạn như gia nhập thị trường mới hoặc thực hiện sáp nhập hoặc mua lại. Trạng thái trong tương lai cũng có thể là những thay đổi đơn giản đối với các thành phần hiện có của tổ chức, chẳng hạn như thay đổi một bước trong quy trình hoặc xóa một tính năng khỏi ứng dụng hiện có.

Có thể cần thay đổi đối với bất kỳ thành phần nào của doanh nghiệp, bao gồm (nhưng không giới hạn):

• Quy trình kinh doanh,
• Chức năng,
• Ngành nghề kinh doanh,
• Cấu trúc tổ chức,
• Năng lực của nhân viên,
• Kiến ​​thức và kỹ năng,
• Tập huấn,
• Cơ sở,
• Công cụ máy tính để bàn,
• Địa điểm tổ chức,
• Dữ liệu và thông tin,
• Hệ thống ứng dụng và / hoặc
• Cơ sở hạ tầng công nghệ.

Mô tả có thể bao gồm mô hình trực quan và văn bản để hiển thị rõ ràng ranh giới phạm vi và chi tiết. Các mối quan hệ liên quan giữa các thực thể được xác định và mô tả. Nỗ lực cần thiết để mô tả trạng thái tương lai thay đổi tùy thuộc vào bản chất của sự thay đổi. Kết quả mong đợi từ một thay đổi có thể bao gồm các số liệu cụ thể hoặc kết quả được xác định lỏng lẻo. Mô tả trạng thái trong tương lai cho phép các bên liên quan hiểu được giá trị tiềm năng có thể nhận ra từ một giải pháp, có thể được sử dụng như một phần của quá trình ra quyết định liên quan đến chiến lược thay đổi. Trong những môi trường mà những thay đổi dẫn đến kết quả có thể dự đoán được và phân phối giá trị có thể dự đoán được và nơi có một số lượng lớn các thay đổi có thể có có thể làm tăng giá trị, mục đích của phân tích trạng thái trong tương lai là thu thập
đầy đủ thông tin để đưa ra lựa chọn tốt nhất có thể trong số các lựa chọn tiềm năng.

Trong trường hợp khó dự đoán giá trị được thực hiện bởi một thay đổi, trạng thái trong tương lai có thể được xác định bằng cách xác định các biện pháp thực hiện thích hợp (để đưa ra một tập hợp các biện pháp đã thỏa thuận cho giá trị doanh nghiệp) và chiến lược thay đổi sẽ hỗ trợ việc khám phá nhiều lựa chọn.

ĐẦU VÀO

• Yêu cầu nghiệp vụ: các vấn đề, cơ hội hoặc hạn chế mà trạng thái tương lai sẽ giải quyết

YẾU TỐ

Mục tiêu nghiệp vụ dài hạn và ngắn hạn

Trạng thái tương lai có thể được mô tả dưới dạng các mục tiêu nghiệp vụ dài hạn hoặc mục tiêu nghiệp vụ ngắn hạn nhằm định hướng cho việc phát triển chiến lược thay đổi và xác định giá trị tiềm năng.

Mục tiêu nghiệp vụ dài hạn và mục tiêu nghiệp vụ ngắn hạn mô tả những mục đích mà tổ chức đang tìm cách đạt được. Mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn có thể liên quan đến những thay đổi mà tổ chức muốn hoàn thành hoặc các điều kiện hiện tại mà tổ chức muốn duy trì.

Mục tiêu dài hạn là những tuyên bố dài hạn, liên tục và định tính về trạng thái hoặc điều kiện mà tổ chức đang tìm cách thiết lập và duy trì. Ví dụ các mục tiêu nghiệp vụ dài hạn:

• Tạo ra khả năng mới như sản phẩm hoặc dịch vụ mới, giải quyết bất lợi cạnh tranh hoặc tạo ra một lợi thế cạnh tranh mới.
• Cải thiện doanh thu bằng cách tăng doanh số bán hàng hoặc giảm chi phí.
• Tăng sự hài lòng của khách hàng.
• Tăng sự hài lòng của nhân viên.
• Tuân thủ các quy định mới.
• Cải thiện độ an toàn.
• Giảm thời gian cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ.

Các mục tiêu dài hạn cấp cao có thể được phân tách để chia nhỏ chiến lược chung thành các lĩnh vực có thể dẫn đến kết quả mong muốn, chẳng hạn như tăng sự hài lòng của khách hàng, sự xuất sắc trong hoạt động và/hoặc tăng trưởng về kinh doanh. Ví dụ: mục tiêu dài hạn có thể là “tăng số lượng khách hàng có doanh thu cao” và sau đó được hoàn thiện thêm thành mục tiêu cụ thể hơn là “tăng số lượng khách hàng có doanh thu cao trong độ tuổi 30-45 lên 30% trong vòng 6 tháng”.

Khi các mục tiêu được phân tích, chúng được chuyển đổi thành các mục tiêu mô tả, chi tiết và cụ thể hơn, đồng thời được liên kết với các thước đo để có thể đánh giá một cách khách quan nếu mục tiêu đã đạt được. Các mục tiêu có thể đo lường cho phép các nhóm biết rằng liệu nhu cầu đã được giải quyết chưa và liệu một thay đổi là có hiệu quả hay không.

Việc xác định mục tiêu có thể đo lường được là rất quan trọng để cân nhắc cho việc một thay đổi đã hoàn tất và có thể là một thành phần quan trọng đối với một trường hợp nghiệp vụ cho sự thay đổi. Một bài kiểm tra phổ biến để đánh giá các mục tiêu là đảm bảo rằng chúng THÔNG MINH (SMART):

• Cụ thể (Specific): mô tả điều gì đó có kết quả có thể quan sát được,
• Có thể đo lường (Measures): theo dõi và đo lường kết quả,
• Có thể đạt được (Achievable): kiểm tra tính khả thi của nỗ lực,
• Có liên quan (Relevant): phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu của doanh nghiệp
• Giới hạn thời gian (Time-bounded): xác định khung thời gian phù hợp với nhu cầu

Phạm vi giải pháp

Các quyết định phải được đưa ra trong phạm vi của giải pháp sẽ được xem xét để đáp ứng các mục tiêu nghiệp vụ dài hạn và mục tiêu nghiệp vụ ngắn hạn. Phạm vi giải pháp xác định loại lựa chọn nào sẽ được xem xét khi nghiên cứu các giải pháp khả thi, bao gồm những thay đổi đối với cơ cấu tổ chức hoặc văn hóa, khả năng và quy trình, công nghệ và cơ sở hạ tầng, chính sách, sản phẩm hoặc dịch vụ hoặc thậm chí tạo hoặc thay đổi mối quan hệ với các tổ chức hiện nằm ngoài phạm vi của doanh nghiệp được mở rộng.

Các giải pháp trong mỗi lĩnh vực này thường đòi hỏi chuyên môn cụ thể từ cả nhóm phân tích nghiệp vụ và nhóm phân phối. Việc phân tích điều này có thể xảy ra ở các cấp độ khác nhau trong doanh nghiệp và phạm vi giải pháp không nhất thiết phải liên quan đến quy mô của sự thay đổi. Ngay cả một thay đổi nhỏ cũng có thể yêu cầu xem xét các mục tiêu nghiệp vụ cấp doanh nghiệp để đảm bảo sự liên kết.

Nếu nhiều trạng thái tương lai có thể đáp ứng các nhu cầu, mục tiêu nghiệp vụ dài hạn và mục tiêu nghiệp vụ ngắn hạn, thì cần phải xác định xem cái nào sẽ được xem xét. Quyết định này thường dựa trên giá trị được chuyển giao cho các bên liên quan và yêu cầu hiểu biết về các chiến lược thay đổi có thể có. Các cân nhắc quan trọng cho quyết định phụ thuộc vào các mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp, nhưng sẽ liên quan đến sự hiểu biết về giá trị định lượng và chất lượng của từng phương án, thời gian cần thiết để đạt được từng trạng thái tương lai và chi phí cơ hội đối với doanh nghiệp.

Ràng buộc

Ràng buộc mô tả các khía cạnh của trạng thái hiện tại, các khía cạnh của trạng thái dự kiến ​​trong tương lai có thể không bị thay đổi bởi giải pháp hoặc các yếu tố bắt buộc của thiết kế. Chúng phải được kiểm tra cẩn thận để đảm bảo rằng chúng là chính xác và hợp lý.

Các hạn chế có thể phản ánh bất kỳ điều nào sau đây:

• Hạn chế về ngân sách,
• Giới hạn thời gian,
• Công nghệ,
• Cơ sở hạ tầng,
• Chính sách,
• Giới hạn về số lượng tài nguyên có sẵn,
• Hạn chế dựa trên kỹ năng của nhóm và các bên liên quan,
• Yêu cầu rằng các bên liên quan nhất định không bị ảnh hưởng bởi việc thực hiện giải pháp,
• Tuân thủ các quy định
• Bất kỳ hạn chế nào khác

Cơ cấu tổ chức và văn hóa

Các mối quan hệ làm việc chính thức và không chính thức tồn tại trong doanh nghiệp có thể cần phải thay đổi để tạo điều kiện cho trạng thái mong muốn trong tương lai.

Những thay đổi đối với các dòng báo cáo có thể khuyến khích các nhóm làm việc chặt chẽ hơn với nhau và tạo điều kiện thuận lợi cho việc thống nhất các mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn.

Các yếu tố của cơ cấu tổ chức và văn hóa có thể cần thay đổi để hỗ trợ trạng thái tương lai. Mô tả các thành phần của trạng thái tương lai cung cấp cái nhìn sâu sắc về các xung đột, tác động và giới hạn tiềm ẩn.

Khả năng và Quy trình

Xác định các loại hoạt động mới hoặc những thay đổi trong cách các hoạt động sẽ được thực hiện để hiện thực hóa trạng thái tương lai. Các khả năng và quy trình mới hoặc thay đổi sẽ là cần thiết để cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ mới, tuân thủ các quy định mới hoặc để cải thiện hoạt động của doanh nghiệp.

Công nghệ và cơ sở hạ tầng

Nếu công nghệ và cơ sở hạ tầng hiện tại không đủ để đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ, BA sẽ phải xác định những thay đổi cần thiết cho trạng thái tương lai mong muốn.

Công nghệ hiện có có thể áp đặt các hạn chế kỹ thuật đối với thiết kế giải pháp. Chúng có thể bao gồm ngôn ngữ phát triển, nền tảng phần cứng và phần mềm, cũng như phần mềm ứng dụng phải được sử dụng.

Các ràng buộc kỹ thuật cũng có thể mô tả các hạn chế như sử dụng tài nguyên, kích thước và thời gian thông báo, kích thước phần mềm, số lượng và kích thước tối đa của tệp, bản ghi và phần tử dữ liệu.

Các ràng buộc kỹ thuật bao gồm bất kỳ tiêu chuẩn kiến ​​trúc CNTT nào phải tuân theo.

Chính sách

Nếu các chính sách hiện tại không đủ để đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ, BA phải xác định những thay đổi cần thiết cho trạng thái tương lai mong muốn.

Các chính sách là nguồn gốc chung của các ràng buộc đối với một giải pháp hoặc trong không gian giải pháp. Các chính sách nghiệp vụ có thể quy định những giải pháp nào có thể được thực hiện với những mức độ phê duyệt nhất định, quy trình xin phê duyệt và các tiêu chí cần thiết mà một giải pháp được đề xuất phải đáp ứng để nhận được tài trợ.

Trong một số trường hợp, sự thay đổi đối với chính sách hiện tại có thể mở ra các giải pháp thay thế mà nếu không sẽ được xem xét.

Kiến trúc nghiệp vụ

Các yếu tố của trạng thái tương lai bất kì nào phải hỗ trợ nhau một cách hiệu quả và tất cả đều góp phần vào việc đáp ứng các mục tiêu nghiệp vụ dài hạn và ngắn hạn. Ngoài ra, chúng cần được tích hợp vào trạng thái tương lai mong muốn chung của toàn doanh nghiệp và hỗ trợ trạng thái tương lai đó.

Nội dung tiếp theo của hoạt động định nghĩa trạng thái tương lại, các bạn theo dõi Tại đây.

Bạn có thể tải về bản gốc Tiếng Anh Tại đây